Vuokratyö vai oma rekrytointi on päätös, joka vaikuttaa aikaan, kustannuksiin ja vastuisiin. Kun mietit, palkkaako oma vai vuokrata kumppanin kautta, päätös vaikuttaa pitkälle. Valittu malli ohjaa kenen kanssa keskustelet, kuka maksaa palkat, miten työntekijä perehtyy ja kuinka nopeasti tarve tulee täytetyksi.
StaffMill auttaa vertaamaan henkilöstövuokrausta, omaa rekrytointia ja suorahakua sen perusteella, millainen tarve oikeasti on: väliaikainen, jatkuva, kiireellinen, kriittinen tai vaikeasti täytettävä. Tavoite on parempi päätös ennen kuin haku alkaa, ettei viikkokausia mene väärän kanavan, väärän vastuunjaon tai väärän odotuksen kanssa.
StaffMillin lupaus ei ole väittää yhtä mallia aina parhaaksi. Lupaus on parempi rajaus ennen kuin haku alkaa. Jos tarve on omaan työnjohtoon tuleva rajattu työpanos, aloita henkilöstövuokrauksesta. Jos rooli vaatii rajattua hakijamarkkinaa, suorahaku voi olla oikea keskustelu.
Aloita tarpeen luonteesta, ei pelkästä kestosta
Ensimmäinen kysymys ei ole vain ”kuinka pitkäksi aikaa tekijää tarvitaan”, vaan myös ”kuka johtaa työtä arjessa ja miten työnantajavastuut halutaan jakaa”.
Henkilöstövuokraus sopii sekä rajattuun että pitkään tarpeeseen. Käytännössä tämä tarkoittaa yhtä hyvin äitiysloman sijaista varastoon, joulun verkkokauppapiikin lisäkäsiä ja kesäterassin avajaisvahvistusta kuin pitkää, täysipäiväistä jaksoa, jossa kokenut ammattilainen tekee samaa työtä kuukausista vuosiin. Valtaosa StaffMillin tekijöistä on kokeneita ammattilaisia, joilla on yli kymmenen vuoden alan kokemus, ja he tekevät tyypillisesti täyttä työaikaa pitkissä jaksoissa. Pitkä vuokrasuhde on usein paras malli sekä yritykselle että työntekijälle.
Henkilöstövuokraus sopii laajasti, kun:
- työnjohto pysyy yrityksellä ja työ on rajattu sovittuun rooliin;
- tarve voi olla yksittäinen vuoro, sijaisuus, sesonki, projekti tai jatkuva kuukausista vuosiin kestävä työ;
- yritys haluaa nopean aloituksen ilman omaa rekrytointiprosessia;
- yritys haluaa siirtää työnantajavelvoitteet (palkanmaksu, työterveys, vakuutukset) henkilöstöalan yritykselle.
Oma rekrytointi sopii paremmin, kun rooli kuuluu yrityksen ydinorganisaatioon ja työnantajavastuut halutaan omille palkkalistoille heti alusta. Pitkä tarve ei sinänsä tee vuokratyöstä huonoa valintaa: se valitaan vasta, kun työnantajamalli on punnittu kokonaisuutena.
Mistä rekrytoinnin kokonaiskustannus muodostuu?
Pelkkä tuntihinta ei kerro koko kustannusta. Kun vertaat malleja, ota huomioon nämä komponentit:
Oma rekrytointi:
- ilmoituskanavat ja työpaikkasivut;
- HR:n ja esihenkilön käytetty aika hakemusten käsittelyyn ja haastatteluihin (yleensä 20–40 työtuntia per haku);
- mahdollinen rekrytointikonsultin palkkio (tyypillisesti 15–25 % vuosipalkasta tai kiinteä projektihinta);
- perehdytysaika, jonka aikana tuottavuus on vajaa (yleensä 2–8 viikkoa roolista riippuen);
- riski siitä, että rekrytointi epäonnistuu, ja sama prosessi käynnistetään uudestaan;
- työnantajamaksut: TyEL noin 17,4 %, työttömyysvakuutusmaksu, sairausvakuutusmaksu, lomaraha jne.
Henkilöstövuokraus:
- tuntihinta, joka sisältää työnantajamaksut, palkan, lomakorvaukset, työterveyden ja vuokratyöfirman katteen;
- mahdollinen aloitusmaksu tai minimivuoro;
- välityskorvaus, jos siirtymä omille palkkalistoille tapahtuu;
- ostajan oma aika, joka kuluu briefin laatimiseen ja perehdytykseen (yleensä selvästi vähemmän kuin omassa rekryssä).
Karkea sääntö: lyhyt tai vaihteleva tarve on lähes aina halvempi vuokrattuna, kun lasketaan kaikki kustannukset. Pitkä, täysipäiväinen rooli on usein kilpailukykyinen myös vuokrasuhteena, kun mukaan lasketaan rekrytointi-, perehdytys- ja työnantajavelvoitekustannukset – ja kun yritys saa pidettyä saman kokeneen ammattilaisen vuosien ajan ilman uudelleenrekrytointia. Pysyvä rooli, jossa työsuhde kestää 1–3 vuotta, voi olla halvempi omana rekryna, kun perehdytys on jo tehty, mutta kokonaiskustannus riippuu siitä, kuinka paljon työnantajahallintoa yritys haluaa tehdä itse. Tarkemmat luvut ja vertailumallin löydät henkilöstövuokrauksen hinta -artikkelista.
Katso työnjohto ja vastuut
Henkilöstövuokrauksessa yritys ostaa työpanosta sovittuun tehtävään. Työ tehdään asiakkaan arjessa, ja asiakasyritys ohjaa päivittäistä työtä sovitun toimeksiannon mukaan. Rooli, perehdytys, työn ohjaaja ja tuntien hyväksyntä pitää päättää ennen aloitusta, jotta päivä ei kulu epäselvyyksien selvittelyyn.
Omassa rekrytoinnissa yritys rakentaa koko työsuhteen itse: hakuprosessin, valinnan, sopimisen, perehdytyksen, palkkausmallin ja pitkäaikaisen johtamisen. Tämä koskee usein avainasiantuntijoita, esihenkilöitä ja tehtäviä, joissa kulttuurin sisäistäminen on osa työn arvoa.
Jos vastuut ovat päätöksessä keskeisiä, lue henkilöstövuokrauksen vastuunjako.
Milloin henkilöstövuokraus on vahva valinta?
Henkilöstövuokraus on vahva vaihtoehto, kun yritys tarvitsee tekijän rajattuun tehtävään ilman oman rekrytointiprosessin koko kuormaa. Se tukee ostajaa erityisesti, kun päätös pitää tehdä nopeasti, työmäärä vaihtelee tai tarve ei vielä ole pysyvä.
Hyvä henkilöstövuokrauksen lähtötilanne on tämä:
- rooli on kuvattavissa;
- työpiste ja paikkakunta ovat tiedossa;
- vuorot ja kesto voidaan arvioida;
- pakolliset pätevyydet on listattu;
- yritys voi nimetä perehdyttäjän ja työn ohjaajan;
- päätöksentekijä on selvillä.
Jos nämä tiedot ovat kasassa, StaffMill voi auttaa muuttamaan tarpeen toimeksiannoksi ja aloittamaan haun saman päivän aikana.
Milloin oma rekrytointi kannattaa?
Oma rekrytointi kannattaa, kun yritys hakee pitkäaikaista työntekijää suoraan omaan organisaatioon ja haluaa omistaa koko työnantajapolun. Se on luonteva malli, kun rooli on pysyvä, osaaminen on strategista ja työntekijän sitouttaminen yrityksen omaan kulttuuriin on valinnan ytimessä.
Oma rekry voi olla parempi, kun:
- rooli on jatkuva ja budjetoitu pysyväksi;
- perehdytys on pitkä ja yrityskohtainen;
- palkkaus, urapolku tai esihenkilömalli on kilpailutekijä;
- valintaprosessi vaatii useita sisäisiä vaiheita;
- osaaminen pitää rakentaa suoraan omaan tiimiin.
Tämä ei tee vuokrauksesta heikompaa. Se kertoo, että ostajan päätös koskee erilaista tarvetta.
Milloin suorahaku nostetaan mukaan?
Suorahaku kannattaa ottaa keskusteluun, jos avoin ilmoitushaku ei todennäköisesti tavoita oikeaa hakijajoukkoa tai rooli vaatii rajattua osaamista. Suorahaku ei ole oikotie varmaan valintaan. Se on tapa kartoittaa ja kontaktoida hakijoita, joita pelkkä ilmoitus ei välttämättä tavoita. TEM:n ja KEHA-keskuksen ammattibarometrin mukaan pula koskettaa erityisesti sosiaali- ja terveysalaa, rakennusalaa, kuljetusalaa ja osaa teollisuusammateista. Näissä rooleissa avoin ilmoitushaku tuottaa harvoin riittävästi sopivia hakijoita.
Suorahaku sopii, kun:
- hakijamarkkina on rajattu;
- osaaminen on vaikeasti löydettävää;
- rooli on kriittinen;
- yritys haluaa keskustella myös passiivisten hakijoiden kanssa;
- päätösaikataulu voidaan kuvata rauhallisesti.
StaffMill auttaa arvioimaan, onko tarve henkilöstövuokrausta, rekrytointipalvelua vai suorahakua.
Päätöspuu ostajalle
| Tilanne | Todennäköinen polku |
|---|---|
| Tarve on lyhyt, kausittainen tai vuorokohtainen | Henkilöstövuokraus |
| Tarve liittyy ruuhkaan, kampanjaan tai projektiin | Henkilöstövuokraus tai rajattu toimeksianto |
| Tarve on pitkä ja täyspäiväinen, työnjohto pysyy yrityksellä | Pitkä vuokrasuhde |
| Tarve on pysyvä ja rooli kuuluu ydinorganisaatioon, työnantajavastuut omille palkkalistoille | Oma rekrytointi |
| Avoin haku ei tavoita sopivia hakijoita | Suorahaku tai rekrytointipalvelu |
| Tarve on kiireellinen, mutta rooli on epäselvä | Ensin toimeksiannon rajaus |
| Hinta ratkaisee, mutta sisältö on epäselvä | Ensin hinta-arvion lähtötiedot |
| Halutaan testata sopivuus ennen vakinaista | Henkilöstövuokraus, jonka aikana harkitaan siirtymää |
Jos hinta on vertailun tärkein kysymys, katso henkilöstövuokrauksen hinta.
Yhdistelmä toimii usein parhaiten
Käytännössä monet yritykset eivät valitse vain yhtä mallia. Tyypillinen esimerkki: kausi-iltavuorot vuokrataan, vakituinen vuoroesihenkilö rekrytoidaan omaan organisaatioon ja yksittäinen asiantuntijarooli haetaan suorahaulla. Saman kumppanin kautta voit yhdistää näitä siten, että vastuunjako pysyy selkeänä.
Pk-yrityksissä juuri tämä yhdistelmä on säästänyt sekä HR:n aikaa että estänyt tilanteen, jossa sesonki kaatuu vakituisen rekrytoinnin venyessä.
Esimerkki teollisuudesta: kuinka yhdistelmä toimii käytännössä
Pirkanmaalainen kokoonpanotehdas, jossa on noin 80 vakituista työntekijää, käyttää kolmea mallia rinnakkain. Vakituiset koneenhoitajat ja työnjohtajat rekrytoidaan oman HR:n kautta. Tuotannon lisäkuormaa ja sairauspoissaolojen paikkaajia ostetaan henkilöstövuokrauksena, tyypillisesti 8–15 tekijää kerralla. Kun ostopäällikön paikka avautui, suorahaku tehtiin ulkopuolisen kumppanin kanssa. Mallit eivät ole keskenään ristiriidassa, vaan tukevat eri tarpeita. Kokoonpanotyössä sopiviksi osoittautuneita vuokratyöntekijöitä on viime vuosina siirtynyt omille palkkalistoille noin 4–6 vuosittain.
Älä päätä pelkän hinnan perusteella
Hinta on tärkeä päätöstieto, mutta se ei yksin kerro, mikä malli sopii. Vertaa myös kestoa, vastuita, aloitusaikataulua, hakijamarkkinaa, perehdytystä, hallinnollista työtä ja sitä, kuka johtaa työtä arjessa.
Vältä kysymystä ”mikä on halvin?”. Parempi kysymys on: mikä malli vastaa tähän tarpeeseen ilman väärää odotusta? Kuukauden vuokratyö voi näyttää tuntihinnaltaan kalliimmalta kuin oma palkka, mutta jos vaihtoehtona on neljän viikon oma rekrytointiprosessi ennen aloitusta, kokonaiskustannus on usein pienempi vuokrauksen puolella.
Milloin mikään näistä ei ole oikea valinta?
Sanotaan tämä rehellisesti. Kaikkia rekrytointitarpeita ei pidä täyttää lainkaan. Jos rooli on syntynyt huonon työnsuunnittelun takia, ratkaisu voi olla työn uudelleenjako olemassa olevien tekijöiden kesken. Jos roolin osaamista voitaisiin ostaa alihankintana (esim. siivous, kiinteistöhuolto, IT-tuki), oma palkkaus tai vuokraus voi olla turha kierros. Jos budjetti ei ole vahvistettu, hakua kannattaa siirtää, ei käynnistää epävarmana.
StaffMill voi auttaa myös tämän rajauksen tekemisessä, vaikka lopputulos olisi se, että vuokratyötä ei tällä kertaa tarvita.
Mitä StaffMill tarvitsee arviota varten?
Kerro StaffMillille:
- rooli ja työn sisältö;
- miksi tarve on syntynyt;
- aloitus ja kesto;
- työpiste ja paikkakunta;
- vuorot ja tuntimäärä;
- pakolliset vaatimukset;
- päätöksentekijä ja päätösaikataulu.
Näiden perusteella arvioimme, sopiiko tilanteeseen henkilöstövuokraus, suorahaku, oma rekrytointi vai jokin rajattu yhdistelmä. Sama kumppani auttaa sanoittamaan tarpeen ja ohjaamaan sen oikeaan toteutustapaan. Et siis joudu tilaamaan kolmea eri arviota kolmesta paikasta.
Linkit seuraavaan vaiheeseen
Jos tarve on kiireellinen, lue työntekijä nopeasti yritykselle. Jos kyse on sesongista tai kampanjasta, katso sesonki- ja ruuhka-apu. Jos haluat ymmärtää henkilöstövuokrauksen palvelumallin, aloita henkilöstövuokrauksen palvelusivulta tai lue henkilöstövuokrauksen prosessi.
Jos päätös jää kiinni kustannuksista, vertaa ensin onko henkilöstövuokraus edullista. Jos vaihtoehtona on rekrytointipalvelu tai suorahaku, jatka artikkeleihin suorahaku, milloin se kannattaa ja rekrytointipalveluiden vertailu.
Seuraava askel
Pyydä tarjous tai keskustele asiantuntijan kanssa. Lähetä StaffMillille rooli, kesto, aloitus, työpiste, vuorot ja päätösaikataulu. Saat keskustelun siitä, mikä toteutustapa sopii tarpeeseen ennen kuin aikaa käytetään väärään hakuun. Soita 029 007 4040, jos haluat sparrailla mallien välillä saman päivän aikana.