Tietosuojaseloste

StaffMill Oy:n asiakas-, työntekijä- ja työnhakijarekisteri

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoito
• Rekrytointipalveluiden tuottaminen (suorahaku, asiantuntijahaku, henkilöstövuokraus)
• Henkilöstövuokraukseen ja työsuhteisiin liittyvien asioiden hoito
• Soveltuvuusarviointien toteuttaminen (StaffMill Match -palvelu)
• Yhteydenottopyyntöjen ja takaisinsoittopyyntöjen käsittely
• Markkinointiviestinnän lähettäminen suostumuksen perusteella
• Tilastointi ja palveluiden kehittäminen anonymisoidussa muodossa

Tietoja ei käytetä muihin käyttötarkoituksiin ilman erillistä suostumusta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste vaihtelee tilanteen mukaan:

• Sopimuksen täytäntöönpano (asiakassopimukset, työsopimukset)
• Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (esim. työsuhdekirjanpito, palkanlaskenta)
• Oikeutettu etu (asiakassuhteen hoito, suoramarkkinointi olemassa oleville asiakkaille)
• Suostumus (esim. työnhakijaprofiilin tallentaminen osaajapooliin, markkinointiviestintä)

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

• Asiakasyritysten yhteyshenkilöt
• Potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöt
• Työnhakijat ja osaajapooliin liittyneet
• StaffMill Oy:n työntekijät ja vuokratyöntekijät
• Sidosryhmien yhteyshenkilöt
• Markkinointiviestinnän tilanneet

Asiakasyritysten yhteyshenkilöt:

• Yrityksen nimi, Y-tunnus, yhteystiedot, laskutustiedot
• Yhteyshenkilön nimi, asema, puhelin, sähköposti
• Yhteydenpitohistoria ja palvelutarpeet
• Markkinointi- ja kampanjatiedot

Työnhakijat:

• Perustiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot)
• Koulutus, työkokemus ja osaaminen
• Työhakemus, ansioluettelo ja kuva
• Työnhakua koskevat tiedot ja toiveet
• Henkilö- ja soveltuvuusarviointiin liittyvät tiedot
• Suosittelijatiedot
• Mahdolliset videohaastattelutallenteet
• Itse toimitetut muut tiedot (esim. työnäytteet)

Työntekijät: edellisten lisäksi

• Henkilötunnus
• Työsuhdetta koskevat tiedot (tehtävänimike, alku- ja päättymispäivämäärä, käyttäjäyritys, lähiomaisen yhteystiedot)
• Palkanlaskentaan liittyvät tiedot
• Pankkitilin numero
• Työajan seuranta, vuosilomatiedot, matka- ja kululaskut
• Työsuhteeseen liittyvät terveydentilatiedot
• Ammattiyhdistyksen jäsenmaksujen tilittämiseen liittyvät tiedot
• Lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa muut työsuhdetta koskevat tiedot

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä seuraavia palveluntarjoajia (käsittelijöitä), joiden kanssa on tehty asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset:

• IT-järjestelmien tarjoajat (CRM, palkanlaskentajärjestelmä, sähköpostiviestintä)
• Rekrytointijärjestelmän (ATS) toimittaja, jossa avoimet työpaikat ja hakemukset käsitellään
• Soveltuvuusarviointityökalujen tarjoajat
• Verkkosivuston teknisen ylläpidon, lomakevastaanoton ja soittopyyntöpalvelun toimittajat
• Tilitoimisto ja viranomaisille tehtävät ilmoitukset (verottaja, eläkevakuuttaja, työterveyshuolto)

Tietoja luovutetaan ulkopuolisille vain, kun lainsäädäntö siihen velvoittaa tai kun se on välttämätöntä asiakassuhteen tai työsuhteen hoitamiseksi (esim. käyttäjäyritys, jolle vuokratyöntekijä työskentelee).

Pääsääntöisesti henkilötiedot tallennetaan ja käsitellään EU:n tai ETA:n alueella.

Jotkin yhteistyökumppanimme (esim. soveltuvuustestaus- ja analytiikkajärjestelmät) saattavat käsitellä tietoja EU:n ulkopuolella. Tällaisissa tapauksissa varmistamme tiedonsiirron asianmukaisen suojan käyttämällä joko:

• Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita (Standard Contractual Clauses, SCC)
• EU-US Data Privacy Frameworkiin sertifioitumista (yhdysvaltalaiset palveluntarjoajat)
• Muita asianmukaisia GDPR:n mukaisia suojatoimia

Pyydettäessä toimitamme rekisteröidylle kopion tai tiedot käytössä olevista suojatoimista.

• Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen niiden käyttötarkoitukseen tai lain edellyttämää.
• Asiakasrekisteri: aktiivinen asiakassuhde + 5 vuotta viimeisestä yhteydenotosta
• Työnhakijat (valitsematta jääneet): 2 vuotta hakemuksesta, ellei henkilö pyydä aiemmin poistoa
• Osaajapooliin liittyneet: niin kauan kuin henkilö on aktiivinen osaajapoolissa, perutaan suostumuksen peruuttamisen yhteydessä
• Työntekijät: työsuhteen ajan + 10 vuotta työsuhteen päättymisestä (kirjanpito- ja palkkahallinnon vaatimukset)
• Markkinointiviestinnän tilanneet: kunnes peruuttavat tilauksen
• Yhteydenottolomakkeet ja takaisinsoittopyynnöt: 12 kuukautta yhteydenoton jälkeen

Tämän jälkeen tiedot tuhotaan asianmukaisesti tai anonymisoidaan tilastollisia tarkoituksia varten.

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihin: voit pyytää meiltä tiedot, mitä sinusta on tallennettu
• Oikeus tietojen oikaisuun: voit pyytää virheellisten tai epätarkkojen tietojen korjaamista
• Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi"): voit pyytää tietojesi poistamista, ellei niiden säilyttäminen ole lain tai sopimuksen perusteella välttämätöntä
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Oikeus vastustaa käsittelyä
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen

Pyynnöt osoitetaan kirjallisesti rekisterinpitäjälle: info@staffmill.fi

Vastaamme pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä, viimeistään kuukauden kuluessa.

Jos koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole tämän selosteen tai lainsäädännön mukaista, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle:

Tiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään (työhakemukset, yhteydenotot, sopimukset). Lisäksi tietoja voidaan kerätä:

• Asiakasyrityksiltä yhteyshenkilöistä
• Suosittelijoilta (työnhakijan suostumuksella)
• Julkisista lähteistä (esim. Kaupparekisteri, LinkedIn)
• Markkinointitietokannoista, joiden käyttö on lainmukaista

Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin tämä kuuluu. Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia, kuten:

• Käyttäjätunnukset ja salasanat
• Kaksivaiheinen tunnistautuminen kriittisiin järjestelmiin
• Tiedonsiirron salaus (TLS)
• Pääsynvalvonta tietojärjestelmiin
• Henkilöstön salassapitovelvoitteet ja tietosuojakoulutus
• Manuaalisten asiakirjojen säilyttäminen lukituissa tiloissa

Verkkosivustomme käyttää evästeitä. Lue tarkemmat tiedot evästeiden käytöstä erillisestä evästekäytännöstä.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta tarpeen mukaan. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme sivustollamme. Suosittelemme tarkistamaan selosteen ajoittain.

Tämä seloste on viimeksi päivitetty 10.7.2026.