Kun ostat rekrytointipalvelua ensimmäistä kertaa tai vaihdat kumppania, tarjoukset näyttävät usein hämmentävän samanlaisilta. Jokainen lupaa nopeutta, laatua ja sitoutumista. Hinnat eroavat, mutta paperilla palvelukuvaukset ovat melkein identtisiä. Tästä tilanteesta on vaikea päättää, paljonko maksaa mistäkin ja mihin oikeasti sitoutuu. Tunnistettava paine: johdolta odotetaan päätös tarjouksesta huomenna, ja vaihtoehdot näyttävät erilaisilta vain hinnan kohdalla.
Rekrytointipalveluiden vertailu tarkoittaa eri palvelumallien arviointia roolin, aikataulun, ehdokasmarkkinan ja päätösriskin näkökulmasta. Mallit ovat henkilöstövuokraus, rekrytointipalvelu, suorahaku ja try and hire. StaffMill auttaa valitsemaan mallin näiden kriteerien mukaan.
Seuraava askel on kertoa, mitä roolia haetaan, miten nopeasti aloitus tarvitaan ja miksi oma haku ei riitä tai sitä ei haluta tehdä.
Mitä HPL:n palvelumallit oikeasti tarkoittavat?
Henkilöstöala HELA (entinen Henkilöstöpalveluyritysten liitto HPL) jakaa toimialan kolmeen pääpalveluun: henkilöstövuokraus, rekrytointipalvelut ja suorahaku. Jokaisessa työnantajavastuut, laskutusmalli ja kumppanin tehtävä eroavat merkittävästi.
- Henkilöstövuokraus: työntekijä on henkilöstöalan yrityksen palkkalistoilla, käyttäjäyritys johtaa työtä. Laskutus tehtyjen tuntien mukaan. Sopii sekä lyhyisiin ja vaihteleviin tarpeisiin että pitkiin, täysipäiväisiin jaksoihin, joissa sama kokenut tekijä jatkaa kuukausista vuosiin saman tilaajan palveluksessa, ja toimii myös try and hire -mallissa.
- Rekrytointipalvelu (julkinen haku): kumppani löytää, seuloo ja esittelee ehdokkaat työpaikkailmoituksen ja oman verkostonsa kautta. Hakija siirtyy työnantajan palkkalistalle. Laskutus on toimeksiantopohjaista, usein onnistumiseen sidottuna 15–25 prosenttia vuosipalkasta.
- Suorahaku: kumppani lähestyy aktiivisesti passiivisia ehdokkaita, jotka eivät hae julkisesti. Sopii vaikeisiin asiantuntija- ja avainrooleihin. Palkkio on yleensä 25–35 prosenttia vuosipalkasta ja se jaetaan eriin.
Lähde: Henkilöstöala HELA, henkilostoala.fi/palvelut. Saman vertailun voi tehdä myös oman henkilöstöalan yrityksen palveluvalikoiman pohjalta, mutta jako on vakiintunut.
Vertailu alkaa tarpeesta, ei palvelusta
Tunnista ensin, mitä yritys yrittää ratkaista. Tarvitaanko lisäkäsiä rajattuun työvaiheeseen, vakituinen työntekijä, vaikeasti tavoitettava asiantuntija vai pidempi kumppani, joka pyörittää useampaa rekrytointia rinnakkain?
Käytännön jako on usein tämä:
- henkilöstövuokraus sekä rajattuun että pitkään, täysipäiväiseen tarpeeseen, kun yrityksen ei tarvitse työllistää itse. Useimmat StaffMillin asiakkaat hyötyvät eniten pitkistä vuokrasuhteista, joissa sama kokenut tekijä jatkaa kuukausista vuosiin;
- rekrytointipalvelu, kun yritys haluaa palkata henkilön omille palkkalistoille mutta ulkoistaa hakuprosessin;
- suorahaku, kun sopivia hakijoita pitää lähestyä aktiivisesti, koska he eivät ole aktiivisesti vaihtamassa työpaikkaa;
- try and hire -malli, kun sopivuutta halutaan arvioida työn kautta ennen vakinaistamista.
Palvelun nimi ei ratkaise. Ratkaisevaa on, mitä riskiä yritys haluaa rajata: aikariskiä, osumariskiä vai sitoutumisriskiä.
Mikä erottaa palvelut käytännössä?
Henkilöstövuokrauksessa työnantajavelvoitteet ja palkanmaksu pysyvät StaffMillillä. Rekrytointipalvelussa ja suorahaussa tekijä siirtyy asiakkaan palkkalistalle, ja kumppanin rooli on löytää, esitellä ja tukea valintaa. Suorahaussa hakuun käytetään enemmän aikaa ja kontaktointia, koska ehdokkaita lähestytään suoraan eikä työpaikkailmoituksen kautta.
Tämä jako näkyy myös laskutuksessa. Vuokratyössä laskutus tulee tehtyjen tuntien perusteella, kun taas rekrytointipalvelu ja suorahaku perustuvat toimeksiantoon ja onnistumiseen.
Suorahaku vai julkinen haku, kumpi sopii rooliisi?
Kysymys ei ole siitä, kumpi on parempi palvelu, vaan siitä, missä alasi parhaat ehdokkaat ovat. Jos rooliin on Suomessa alle 200 hakukelpoista osaajaa tai parhaat ehdokkaat ovat työsuhteessa kilpailijalla eivätkä lue työpaikkailmoituksia, julkinen haku tuottaa harvoin tulosta. Tällöin suorahaku on usein ainoa toimiva reitti.
Jos taas alalla on aktiivisia hakijoita, ammattikoulutuksen suorittaneita uusia tekijöitä tulee jatkuvasti markkinaan ja vaatimukset ovat tavanomaiset, julkinen haku riittää. Suorahaun lisäkustannus jää tällöin perusteettomaksi. Konkreettinen esimerkki: kuljettajan paikka pääkaupunkiseudulla on hyvin täytettävissä julkisella haulla, kun taas kansainvälinen kunnossapitojohtaja vaatii suorahakua lähes aina.
Hinta ei kerro koko arvoa
Halvin palvelu voi tulla kalliiksi, jos se ei tavoita oikeita hakijoita tai säästä asiakkaan aikaa. Kalliimmalta näyttävä palvelu voi olla perusteltu, jos rooli on kriittinen ja virhevalinnan hinta suuri.
Vertailussa kannattaa katsoa:
- mitä kumppani tekee itse, mitä jää asiakkaalle;
- miten hakijat löydetään (julkinen ilmoitus, oma osaajapooli, suora kontaktointi);
- miten sopivuus perustellaan asiakkaalle;
- kuinka paljon asiakkaan aikaa prosessi vaatii;
- mitä tapahtuu, jos ensimmäinen kierros ei tuota osumaa;
- mitä päätöstä palvelu tukee ja millä mittarilla onnistuminen mitataan.
Lue myös rekrytoinnin kokonaiskustannuksesta.
Kysymykset, jotka selventävät vertailun
Ennen kuin kalenteröit tarjouspyyntökeskusteluja, vastaa itse näihin:
- mikä on tärkein onnistumisen mittari, nopeus vai osumatarkkuus;
- kuinka monta tuntia voit itse käyttää haastatteluihin viikossa;
- onko rooli sellainen, että haluat työnantajavastuun itsellesi;
- kestääkö liiketoiminta sen, että aloitusta odotetaan kuukauden ylimääräistä paremman hakijan toivossa.
Vastauksesi suuntaavat keskustelua nopeammin kuin yksikään palvelukuvaus.
Milloin StaffMill on oikea seuraava askel?
StaffMill sopii keskusteluun, kun yritys tarvitsee henkilöstöalan yrityksen, joka linkittyy liiketoiminnan arkeen: rooliin, paikkakuntaan, vuoroihin, aloitukseen, kestoon ja pakollisiin vaatimuksiin.
Jos tarve on vielä epäselvä, StaffMill kysyy oikeat kysymykset ennen palvelumallin valintaa. Tämä säästää aikaa verrattuna siihen, että yritys ostaa ensin väärän mallin ja korjaa suuntaa kesken prosessin.
Sanomme rehellisesti myös sen, milloin meidän palvelumme ei ole oikea vastaus. Esimerkiksi sisäisten siirtojen kautta täytettävää roolia ei kannata ostaa ulkoisena palveluna.
Vertailussa pitää näkyä päätöksentekijä
Palvelumalli vaikuttaa siihen, kuka tekee mitäkin. Jos asiakkaalla on aikaa hoitaa haastattelut ja karsinta, kumppanin rooli voi olla kevyempi. Jos päätöksentekijä on kiireinen, kumppanilta ostetaan enemmän esivalintaa ja hakijaesittelyä. Hyvä vertailu päättyy päätökseen: mitä ostetaan, millä aikataululla ja millä onnistumisen mittarilla.
Yleisimmät virheet rekrytointipalveluiden vertailussa
Olemme nähneet, että vertailussa kompastutaan usein samoihin asioihin:
- Verrataan vain palkkiota, ei prosessia. Kahden tarjouksen sisältö voi erota merkittävästi, vaikka summa olisi sama.
- Aikatauluja ei sidota päätökseen. Sovi konkreettiset päätösikkunat (esimerkiksi shortlist 21 päivän kuluessa, päätös 35 päivän kuluessa).
- Take rate -ehtoja ei lueta. Onnistumispalkkio voi tarkoittaa eri kumppaneilla eri asiaa: jollekin se on allekirjoitettu sopimus, jollekin koeajan päättyminen.
- Ehdokastakuun ehdot jäävät hämäriksi. Tarkista, kattaako takuu kaikki lähtösyyt vai pelkän hakijan eron.
- Vertailussa ei ole sisäistä vaihtoehtoa. Aina ei tarvita ulkoista palvelua.
Milloin EI kannata ostaa rekrytointipalvelua?
Sanomme tämän rehellisesti. Rekrytointipalvelua ei kannata ostaa seuraavissa tilanteissa:
- rooli on täytettävissä sisäisellä siirrolla;
- avoin paikka voidaan hoitaa lyhytaikaisella sijaisuudella ennen kuin tarve vahvistuu pysyväksi;
- yrityksen oma rekrytointivalmius (HR-tiimi, hakijatietokanta, vahva työnantajakuva) on jo riittävä alueen hakijavirran tavoittamiseen.
Näissä tilanteissa kumppanin lisääminen tuo lähinnä koordinointia ilman vastaavaa hyötyä.
Miltä palveluvertailu näyttää käytännössä? Esimerkki kaupasta
Erikoiskaupan ketju Etelä-Suomessa, noin 60 työntekijää, etsii myymäläpäällikköä uuteen liikkeeseen. Talossa pohditaan kolmea vaihtoehtoa.
- Oma haku maksaisi noin 3 000 euroa ilmoittelussa ja esihenkilön ajassa, mutta aiempi kokemus kertoo, että alueen hakijavirta on ohut.
- Rekrytointipalvelu kiinteällä palkkiolla noin 9 000 euroa tuottaisi 4–6 ehdokkaan shortlistin neljässä viikossa.
- Suorahaku noin 22 000 euroa lähestyisi 30–40 nimettyä passiivista ehdokasta kahdeksan viikon aikana.
Jos uusi liike avataan kymmenen viikon päästä ja avajaispäivät ovat lukittu, suorahaun aikataulu on liian tiukka. Rekrytointipalvelu valitaan, koska se yhdistää kohtuullisen aikataulun ja riittävän laajan ehdokasjoukon. Päätös syntyy vertailussa siitä, mitä riskiä yritys haluaa rajata: tässä aikariskiä, ei osumariskiä.
Mitä tehdä, jos vertailu on yhä epäselvä?
Jos vertailussa kaksi mallia näyttää yhtä hyvältä, lähde liikkeelle pienemmällä sitoumuksella. Aloita esimerkiksi kahden viikon henkilöstövuokrauksella ja arvioi tarpeen pysyvyys ennen pidempää sopimusta. Try and hire -malli on usein paras tapa testata sopivuutta sekä työntekijän että yrityksen kannalta. Olemme nähneet, että kun ratkaisua ei pakoteta heti pitkäaikaiseksi, päätös syntyy parin viikon sisällä luonnollisesti. Käytännön kokemus täydentää vertailua.
Seuraava askel
Kerro StaffMillille rooli, paikkakunta, aloitus, kesto, pakolliset vaatimukset ja päätöksenteon aikataulu. Voit jättää tiedot henkilöstövuokrauksen tarjouspyynnön pohjalla tai soittaa 029 007 4040.
Lue rinnalle myös rekrytointikumppanin valinta ja rekrytoinnin kokonaiskustannus, jos vertailu on vasta alussa. StaffMill auttaa vertaamaan rekrytointipalveluiden vaihtoehdot niin, että valinta tukee liiketoimintaa eikä vain täytä rekrytointiprosessia.