Kun rekrytointi on jäänyt päälle viikkoja eikä oikeaa tekijää ole löytynyt, kiusaus valita kumppani nopeasti on suuri. Pelkkä lupaus ehdokaslistasta tuntuu helpotukselta. Käytäntö osoittaa kuitenkin, että rekrytointikumppanin valinnassa ratkaisee, miten hyvin kumppani auttaa tekemään oikean päätöksen ennen haun käynnistämistä. Ratkaisevaa ei ole se, kuinka nopeasti ensimmäiset nimet tulevat sähköpostiin. Tunnistettava paine: johdolta odotetaan vastaus ”milloin tämä on täytetty”, ja vastauksen pitää olla parempi kuin ”katsotaan”.
Rekrytointikumppani on ulkoinen henkilöstöalan yritys, joka ottaa hoidettavakseen rekrytointiprosessin tai sen osan. StaffMill auttaa yritystä ostamaan rekrytointia hallitummin. Hyvä kumppani kysyy vaikeat kysymykset alussa, kertoo vaihtoehdot ymmärrettävästi ja auttaa valitsemaan mallin, joka sopii roolin todelliseen tarpeeseen, ei vain kumppanin omaan palveluvalikoimaan.
Mitä kumppanin pitää tietää alasta?
Henkilöstöpalveluala on Suomessa noin 2 miljardin euron toimiala. Henkilöstöala HELA (entinen HPL) tilastoi alalla toimivan satoja yrityksiä mikroyhtiöistä kansainvälisiin konserneihin. Palvelumallit jakautuvat karkeasti ** henkilöstövuokraukseen**, ** rekrytointipalveluun** ja suorahakuun. Kumppania valitessa pitää ymmärtää, mihin riskiin ostaja keskittyy: aikariskiin, osumariskiin vai sitoutumisriskiin.
Olemme nähneet, että hyvä kumppani osaa nimetä keskustelussa myös sen, mitä se ei tee tai mitä se tekee heikommin. Generaalikumppanin lupaus ”meillä on osaajaa kaikkeen” on harvoin uskottava, eikä yksikään kumppani ole paras kaikilla toimialoilla. Lähde: Henkilöstöala HELA, julkiset toimialakuvaukset henkilostoala.fi.
Aloita tarpeesta, älä palvelun nimestä
Moni ostaja kysyy ensimmäisenä hintaa suorahaulle, henkilöstövuokraukselle tai rekrytointipalvelulle. Parempi aloitus on kuvata tarve: mitä työtä pitää saada tehtyä, miksi tarve syntyi ja mitä tapahtuu, jos paikka jää täyttämättä kuukaudeksi tai kahdeksi.
Kumppanin pitäisi pystyä selvittämään ainakin nämä:
- onko tarve pysyvä vai määräaikainen;
- johdetaanko työtä asiakkaan arjessa vai itsenäisesti;
- tarvitaanko passiivisten ehdokkaiden kontaktointia;
- mitkä vaatimukset ovat pakollisia ja mitkä toivottavia;
- millä aikataululla päätös pitää saada liikkeelle;
- missä kohtaa ostaja tarvitsee eniten apua, profiilin rajauksessa, hakijoiden tavoittamisessa, seulonnassa vai päätöksenteossa.
Jos kumppani tarjoaa hintaa ja mallia ennen näitä kysymyksiä, ostajan riski kasvaa. Joko ostaja ostaa vääränlaista palvelua tai kumppani myy vakiomallia, joka ei sovi tähän hakuun.
Hyvä kumppani tekee vaihtoehdot näkyviksi
Rekrytointikumppanin tehtävä ei ole myydä yhtä mallia kaikkiin tilanteisiin. Vaikeasti täytettävään asiantuntijaroolissa suorahaku on usein perusteltu. Henkilöstövuokraus toimii sekä työvuoroihin, sesonkiin ja rajattuun tehtävään että pitkiin, täysipäiväisiin jaksoihin, joissa kokenut ammattilainen jatkaa kuukausista vuosiin. Useissa tilanteissa pitkä vuokrasuhde on edullisin malli verrattuna omaan rekrytointiin, kun rekrytoinnin, palkanlaskennan, työterveyden ja työsuhderiskien kokonaiskustannus lasketaan oikein. Joskus paras vastaus on yhdistelmä: vuokratyö nyt, ja siirto omille palkkalistoille tai suorahaku myöhemmin, jos tarve osoittautuu pysyväksi.
Olemme nähneet, että parhaat asiakkuudet alkavat keskustelusta, jossa StaffMill kertoo myös ne tilanteet, joissa palvelumme ei ole oikea valinta. Jos rooli on pieni, paikallinen ja yrityksessä on jo hyvä hakijavirta, oma rekry on usein järkevin reitti.
Vertaile ensin henkilöstövuokrausta ja omaa rekrytointia. Jos vaihtoehtona on ulkopuolinen työvaihe, käy läpi henkilöstövuokraus vai alihankinta.
Tarkista, miten kumppani määrittelee onnistumisen
Rekrytoinnissa kukaan ei voi luvata varmaa lopputulosta. Hyvä kumppani lupaa sen sijaan, että prosessi rakennetaan niin, että päätösriski pienenee ja tieto lisääntyy oikeassa järjestyksessä.
Kysy kumppanilta:
- miten rooli rajataan ja kenen kanssa;
- miten ehdokasmarkkinaa arvioidaan ennen aloitusta;
- miten hakijoita ja ehdokkaita vertaillaan;
- miten ehdokasviestintä ja työnantajakuva hoidetaan;
- miten usein tilanne käydään läpi tilaajan kanssa;
- mitä tehdään, jos profiili osoittautuu liian kapeaksi tai markkina liian ohueksi.
Hyvä vastaus on konkreettinen. Se kertoo etenemisen, vastuut ja päätöspisteet, ei vain lupaa kokeneita konsultteja.
Vastuunjaon pitää olla selkeä
Rekrytointikumppani ei poista asiakkaan päätösvastuuta. Yritys päättää, kenet se valitsee ja millä ehdoilla. Kumppani tuo prosessiin markkinatietoa, ehdokkaita, arviointia, viestintää ja etenemisen kuria.
Sopikaa ennen aloitusta:
- kuka hyväksyy hakuprofiilin;
- kuka osallistuu haastatteluihin ja missä vaiheessa;
- kuka tekee lopullisen päätöksen;
- kuka viestii ehdokkaille missäkin vaiheessa;
- miten palautteet annetaan ja missä ajassa;
- miten aikataulua muutetaan, jos tarve muuttuu.
Kun vastuut ovat selvät, ostaja ei jää odottamaan eikä kumppani arvaile. Tämä yksi keskustelu säästää tyypillisesti enemmän aikaa kuin yksikään tehokas seulontatyökalu, jonka kumppani esittelee tarjouksen mukana.
Ehdokaskokemus on osa onnistumista
Rekrytointikumppani edustaa yritystä ehdokkaalle. Yhteydenoton, haastattelun, palautteen ja aikataulun pitää olla kunnossa, koska huolimaton prosessi heikentää kiinnostusta myös hyvissä ehdokkaissa. Pahimmillaan ehdokas vetäytyy keskustelusta ennen ensimmäistä haastattelua, koska viestintä on tökkinyt.
StaffMillin kanssa ehdokasviesti rakennetaan roolin mukaan. Ehdokkaalle kerrotaan, miksi tehtävä on kiinnostava, mitä seuraavaksi tapahtuu ja milloin hän saa lisätietoa. Tämä korostuu suorahaussa, jossa ehdokas ei ole itse aloittanut keskustelua ja jokainen yhteydenotto on tilaisuus joko herättää kiinnostus tai menettää se.
Älä vertaa tarjouksia vain hinnalla
Rekrytointikumppaneiden hinnat näyttävät helposti vertailtavilta, vaikka palvelujen sisältö eroaa paljon. Yksi tarjous voi sisältää markkinakartoitusta, aktiivista kontaktointia ja prosessitukea. Toinen voi sisältää vain ilmoituksen ja hakemusten käsittelyn. Numero näyttää samalta, työ on eri.
Vertaa ainakin:
- mitä vaiheita palveluun kuuluu;
- kuinka paljon työtä kumppani tekee ennen ensimmäistä ehdokasesittelyä;
- miten hakua muutetaan, jos markkina ei vastaa oletusta;
- millainen raportointi ja seuranta ostaja saa;
- miten ehdokasviestintä hoidetaan;
- mikä jää asiakkaan omalle vastuulle.
Halvin tarjous voi olla oikea, jos tarve on yksinkertainen ja hakijavirta riittää. Vaikeassa haussa väärin rajattu palvelu tulee usein kalliimmaksi ajan ja menetettyjen mahdollisuuksien kautta kuin hieman hinnakkaampi mutta osuvampi vaihtoehto. Jos rooli on ollut auki kolme kuukautta, joka viikon viive maksaa enemmän kuin kumppanin palkkiot.
Mitä punaisia lippuja kannattaa varoa?
Olemme nähneet asiakkaiden palaavan meille muutamasta toistuvasta syystä. Punaisia lippuja kumppanin valinnassa ovat:
- kumppani tarjoaa hinnan ja mallin ilman tarpeen kysymistä;
- onnistumislupaukset prosenttilukuina ilman perustetta;
- ehdokasviestintä jää kokonaan tilaajan vastuulle ilman että siitä sovitaan;
- raportointia ei luvata, tai se tulee vain laskutuksen yhteydessä;
- yhteyshenkilö vaihtuu kesken haun ilman ennakkoilmoitusta;
- kumppani ei pysty kuvaamaan, miten suorahakukontaktoinnin viestit hyväksytään (viittaa heikkoon työnantajakuvan hallintaan);
- tilaajavastuun dokumentit (verovelkatodistus, eläkemaksut, TES) eivät ole nopeasti saatavilla. Tilaajavastuulain (1233/2006) edellyttämät selvitykset on toimitettava jokaiselle tilaajalle.
Jos näistä useampi täyttyy, tarjousta kannattaa katsoa kriittisesti, vaikka hinta houkuttaisi.
Milloin rekrytointikumppani EI ole oikea valinta?
Sanotaan tämä rehellisesti. Rekrytointikumppania ei kannata ostaa silloin, kun:
- avoin paikka voidaan täyttää sisäisellä siirrolla;
- yrityksellä on aktiivinen, toimiva osaajapooli ja ehdokkaita riittää;
- haku on niin spesifi, että vain oma johto pystyy arvioimaan osaamisen, eikä kumppanille jää aitoa lisäarvoa;
- aikataulu on niin tiukka, että vain henkilöstövuokrauksen kautta saadaan tekijä paikalle ennen päätöstä;
- yrityksellä on käynnissä yt-neuvottelut, joissa työsuhteita lisätään vain perustellusti ja sisäiset prioriteetit haetaan ennen ulkoista kumppania.
Hyvä kumppani sanoo nämä itse keskustelun alussa, eikä myy palvelua tilanteeseen, joka ei sitä vaadi.
Miltä kumppanin valinta näyttää käytännössä? Esimerkki teollisuudesta
Yli sadan työntekijän alihankintakonepaja Pohjois-Savossa etsii kunnossapitoinsinööriä. Aiempi haku on kestänyt seitsemän kuukautta ilman tulosta. Talossa pyydetään tarjoukset kolmelta kumppanilta:
- kiinteä hinta ”neljässä viikossa lyhytlista”;
- 22 prosentin onnistumispalkkio vuosipalkasta;
- suorahakuprosessi kahdessa vaiheessa palkkiolla, joka jaetaan kolmeen erään.
Päätös tehdään, kun keskustellaan etenemissuunnitelmista. Ensimmäinen kumppani ei kysy, miksi aiempi haku epäonnistui, eikä avaa markkinakartoitusta. Toinen lupaa nopeutta mutta jättää ehdokasviestinnän tilaajalle. Kolmas käy läpi syyn ja sanoo suoraan, että alueen ehdokasmarkkina on ohut. Haku saattaa siis kestää 3–5 kuukautta ja palkkahaarukan pitää olla 7 prosenttia korkeampi kuin edellisessä yrityksessä. Ostaja valitsee kolmannen, koska perustelu on rehellinen ja prosessi on dokumentoitu. Päätös syntyy 65 päivässä, ja virhevalinnan riski jää pois.
Seuraava askel
Tutustu StaffMillin palveluihin: StaffMill Solo, StaffMill Match ja StaffMill Pro. Lähetä meille rooli, tavoite, aikataulu, sijainti, pakolliset vaatimukset ja tieto siitä, mitä olette jo kokeilleet. Voit jättää tiedot henkilöstövuokrauksen tarjouspyynnön pohjalla tai soittaa 029 007 4040.
Lue rinnalle myös rekrytointipalveluiden vertailu ja headhunter vai rekrytointikumppani, kun haluat tarkentaa palvelumallin valinnan. Sen jälkeen voidaan arvioida yhdessä, tarvitaanko suorahakua, henkilöstövuokrausta, avointa rekrytointia vai näiden yhdistelmää.
Jos haku on jo jumissa, lue ensin vaikea rekrytointi, jotta kumppanikeskusteluun saadaan mukaan aiemman haun todelliset esteet.