Olet ehkä julkaissut saman ilmoituksen jo kahteen kertaan. Hakemuksia on tullut kourallinen, eikä yksikään ole vakuuttanut. Tai pahemmin: paras ehdokas perui haastattelun, ja tiimi alkaa kysellä, milloin paikka täytetään. Kun rekrytointi takkuaa, vaikea rekrytointi ei ratkea sillä, että sama ilmoitus julkaistaan uusin värimuutoksin.
Vaikea rekrytointi ei ratkea lisäämällä sama ilmoitus uusiin kanaviin, jos perusongelma on roolin rajauksessa, osaajamarkkinassa, palkkatasossa, sijainnissa tai päätöksenteossa. StaffMill auttaa purkamaan haasteen osiin ja valitsemaan mallin, jolla haku kannattaa käynnistää uudelleen. Tavoite on tehdä rekrytoinnista päätettävä asia, ei loputtomasti odotettava prosessi.
Mitkä alat kärsivät eniten työvoimapulasta?
Ennen kuin haut tulkitaan epäonnistuneeksi, kannattaa katsoa markkinatilanne. TEM:n ja KEHA-keskuksen ammattibarometri kuvaa kahdesti vuodessa noin 200 ammatin kysynnän ja tarjonnan suhteen. Viimeisimmissä barometreissa pula on koskettanut erityisesti sosiaali- ja terveysalaa, rakennusalaa, kuljetusalaa ja osaa teollisuuden ammateista. Pirkanmaalla ja Keski-Suomessa on raportoitu enemmän ylitarjonta-ammatteja kuin Uudellamaalla. Sama nimike voi siis olla vaikeasti täytettävä Lahdessa ja täynnä hakijoita Tampereella.
Tämä ei ole tekosyy lopettaa hakua, vaan ensimmäinen päätöskohta. Jos rooli on barometrissa pulan puolella alueellasi, hakua pitää suunnitella eri tavalla kuin tehtävää, johon hakijoita on yli sata. Ensimmäisessä tapauksessa puhutaan suorahausta, kohderyhmäviestinnästä ja palkkavertailusta. Toisessa tapauksessa kysymys on yleensä esivalinnasta ja päätöstahdista.
Mikä tekee rekrytoinnista vaikean?
Vaikea rekrytointi voi johtua monesta syystä. Ensimmäinen askel on erottaa oire ja syy. Oire on se, että hakemuksia ei tule, haastattelut eivät johda valintaan tai valittu hakija ei hyväksy tarjousta. Syy voi olla aivan muualla.
Tyypillisiä syitä ovat:
- osaamista on markkinassa vähän;
- roolin vaatimukset ovat liian laajat;
- palkka, sijainti tai työaika ei vastaa kohdejoukon odotuksia;
- työnantajan viesti ei kerro, miksi tehtävä kiinnostaisi;
- prosessi kestää liian pitkään;
- päätöksentekijöillä on eri käsitys oikeasta ehdokkaasta.
Käy nämä läpi ennen kuin uusi haku käynnistetään samalla mallilla. Yli vuosikymmen alalla on opettanut, että valtaosa jumissa olevista hauista korjautuu yhden tai kahden lähtöoletuksen muuttamisella, ei kanavavalintojen lisäämisellä.
Rooli pitää rajata ennen hakukanavaa
Jos rooli on epäselvä, kanava ei pelasta hakua. ”Etsimme kokenutta tekijää monipuoliseen tehtävään” ei kerro hakijalle, mitä hänen pitäisi osata, mihin hän pääsee vaikuttamaan tai miksi siirtymä olisi vaivan arvoinen.
Rajaa ensin:
- tehtävän tärkein tavoite;
- pakolliset taidot;
- opetettavat asiat;
- työn arki ja esihenkilömalli;
- päätöksen kannalta kriittiset kriteerit;
- asiat, joista voidaan joustaa.
Kun nämä ovat näkyvissä, voimme arvioida, sopiiko tilanteeseen suorahaku, avoin ilmoitushaku, henkilöstövuokraus tai mallien yhdistelmä.
Onko ongelma markkinassa vai tarjouksessa?
Vaikeassa rekrytoinnissa tarvitset tietoa markkinasta, et pelkkää lupausta aktiivisesta hausta. Jos osaajia on vähän, roolin pitää olla riittävän houkutteleva. Jos vaatimuksia on liikaa, muuten sopivat hakijat rajautuvat pois ennen keskustelua.
Tarkista, missä kohtaa hakua kannattaa säätää:
- voiko kokemusta korvata perehdytyksellä;
- voiko työmalli joustaa esimerkiksi etätyön tai vuorojen osalta;
- onko nimike ymmärrettävä kohderyhmälle;
- ovatko pakolliset pätevyydet todella pakollisia;
- pitäisikö hakua laajentaa rinnakkaisille toimialoille;
- tarvitaanko passiivisten hakijoiden kontaktointia.
Tämä vähentää päätösriskiä. Näet, onko ongelma hakukanavassa vai tarjottavan roolin ehdoissa. Tyypillinen esimerkki: konepajatyömaa hakee kokenutta hitsaajaa, jolla on neljä eri korttia ja kymmenen vuoden kokemus. Tarjottu palkka on kuitenkin lähtötasolla. Markkina ei reagoi, ennen kuin joko vaatimuksia tai tarjousta säädetään.
Esimerkki teollisuudesta: kun nimike rajaa pois
Itä-Suomalainen konepaja oli hakenut kuusi viikkoa CNC-koneistajaa eikä saanut yhtään pätevää hakemusta. Kun nimike vaihdettiin muotoon ”koneistaja, perehdytys CNC:lle”, hakemuksia tuli kahdessa viikossa kymmeniä. Markkinassa oli kokeneita manuaalikoneistajia. He olivat halukkaita oppimaan, mutta eivät hakeneet titteliä, jonka tunsivat itselleen vieraaksi. Vaihdoimme yhden sanan, ja markkinaa avautui muutamassa päivässä.
Suorahaku voi auttaa, kun ilmoitushaku ei riitä
Jos hakijoita ei tule tai hakemukset eivät vastaa kriteerejä, avoin rekrytointi ei välttämättä tavoita oikeaa joukkoa. Silloin suorahaku voi olla perusteltu, koska se vie viestin suoraan henkilöille, jotka eivät aktiivisesti hae uutta työtä.
Jos haluat ensin tarkistaa, mistä ilmoitushaun ongelma syntyy, lue hakijakato rekrytoinnissa ja hyvä työpaikkailmoitus. Jos kohderyhmä on jo selvästi passiivinen, jatka artikkeliin suorahaku, milloin se kannattaa.
Suorahaku sopii vaikeaan rekrytointiin erityisesti, kun:
- tehtävä vaatii rajattua osaamista;
- kohdeyritykset tai kohderoolit voidaan tunnistaa;
- nykyinen ilmoitushaku ei ole tuonut sopivia hakijoita;
- rooli on liiketoiminnalle tärkeä;
- hakijalle pitää perustella siirtymä henkilökohtaisesti.
Suorahaku ei takaa valintaa, mutta se antaa paremman mahdollisuuden tavoittaa sellaisia tekijöitä, jotka eivät muuten tulisi prosessiin.
Milloin suorahaku ei ole oikea reitti?
Sanotaan tämä rehellisesti: suorahakua ei kannata käyttää, jos rooli on lähellä avointa työmarkkinaa, palkka on alle markkinatason tai kohdejoukko on liian laaja kontaktointiin. Esimerkiksi laajamittainen kausityöntekijöiden tarve ravintolaan tai varastoon kuuluu eri prosessiin, ei suorahakuun.
Jos olet jo käyttänyt rahaa suorahakuun ilman tulosta, syy on yleensä kohderyhmän rajaus tai roolin houkuttelevuus, ei henkilöstöalan yrityksen aktiivisuus. Suorahakukonsultti voi soittaa kahdellesadalle ihmiselle, mutta jos jokainen heistä saa saman tarjouksen samalla palkalla pari kuukautta myöhemmin, kierros toistuu.
Henkilöstövuokraus voi pienentää käytännön riskiä
Kaikki vaikeat rekrytoinnit eivät ole pysyviä asiantuntijahakuja. Jos tarve liittyy työvuoroihin, tuotannon lisäkäsiin, sesonkiin tai rajattuun tehtävään, henkilöstövuokraus voi olla parempi malli kuin pitkä oma rekrytointi.
Henkilöstövuokrauksessa kysymys on käytännöllinen: tarvitaanko tekijä asiakkaan työnjohtoon tiettyyn työhön? Jos vastaus on kyllä, malli rajaa riskiä, koska tarve kuvataan toimeksiantona eikä pysyvänä rekrytointina. Tämä toimii sekä rajatussa tarpeessa että pitkissä, täysipäiväisissä jaksoissa. Valtaosa StaffMillin tekijöistä on kokeneita ammattilaisia, joilla on yli kymmenen vuoden alan kokemus, ja moni jatkaa samassa kohteessa kuukausia tai vuosia. Jos hakija osoittautuu juuri oikeaksi, siirtymä omille palkkalistoille on mahdollista myöhemmin – mutta yhtä usein paras lopputulos on pitkä vuokrasuhde, joka jatkuu ilman muutosta.
Jos et vielä tiedä, onko tarve oma rekrytointi vai vuokratyö, lue henkilöstövuokraus vai oma rekrytointi. Jos tarve on kiireellinen ja liittyy rajattuun vuoroon tai työpisteeseen, aloita työntekijä nopeasti yritykselle -sivusta.
Päätöksenteon pitää olla yhtä selkeä kuin haku
Vaikea rekrytointi voi kariutua myös siihen, että yritys ei päätä ajoissa. Hakija menettää kiinnostuksensa, jos haastatteluja lisätään ilman syytä tai palautetta ei anneta sovitusti. Olemme nähneet kahden kuukauden hakuja, joissa lopullinen hakija oli löytynyt jo kolmannella viikolla. Päätös venyi sisäisen sähläyksen takia.
Ennen haun käynnistämistä sovi:
- kuka tekee lopullisen päätöksen;
- montako haastatteluvaihetta tarvitaan;
- mitä jokaisessa vaiheessa arvioidaan;
- milloin palautetta annetaan;
- miten tarjous tehdään;
- mikä on varasuunnitelma, jos profiili osoittautuu liian kapeaksi.
Pidä prosessi ostajan kannalta selkeänä ja hakijan kannalta uskottavana. Tämä kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta käytännössä juuri tämä erottaa onnistuneet ja jumiin jääneet haut. Käytännön sääntö: jos kalenterissa kestää yli kaksi viikkoa saada ensimmäinen haastattelu, hakija on jo saanut toisen tarjouksen.
Yleisimmät virheet vaikeassa rekrytoinnissa
Olemme nähneet samat virheet toistuvan riippumatta toimialasta:
- Rooli rajataan toiveiden, ei pakollisten vaatimusten kautta. Listalle päätyy kymmenen ”plussaa”, joista yksikään ehdokas ei täytä kaikkia.
- Palkka asetetaan budjettineuvottelun, ei markkinan mukaan. Hakija näkee saman tehtävän viisi prosenttia paremmalla palkalla kilpailijalla.
- Päätöksenteko jakautuu kolmen ihmisen kesken, eikä kukaan voi sanoa kyllä yksin.
- Haastatteluja lisätään, kun joku epäilee. Hakija lähtee kolmannen kierroksen kohdalla, koska kilpailija päätti viikossa.
- Sama ilmoitus julkaistaan uudelleen ilman syyn analysointia.
Jokainen näistä on korjattavissa, mutta vain jos virhe nimetään ennen seuraavaa hakua, ei sen jälkeen.
Milloin rekrytointi pitää keskeyttää kokonaan?
Joskus rehellisin vastaus on, että hakua ei kannata jatkaa. Jos tehtävä on muuttumassa, organisaatiomalli on auki tai budjetti on epävarma, hakua kannattaa siirtää, kunnes nämä on päätetty. Hakija, joka kuulee keskeneräisistä suunnitelmista, ei usko prosessiin, vaikka roolia myöhemmin tarjottaisiin selkeästi.
Vastaavasti jos sama tarve voitaisiin hoitaa pitkällä vuokrasuhteella, henkilöstövuokrauksella tai sisäisellä siirrolla, on rehellistä todeta se ennen kuin julkaistaan kolmas ilmoitus. Pitkä vuokrasuhde, jossa kokenut ammattilainen jatkaa kuukausia tai vuosia, on usein paras malli, kun työnjohto pysyy yrityksellä. Aikaa säästyy molemmilta puolilta.
Seuraava askel
Jos rekrytointi on jumissa, älä aloita uutta kierrosta samoilla oletuksilla. Kerro StaffMillille, mitä on jo kokeiltu, millaisia hakijoita on tullut, missä vaiheessa prosessi pysähtyi ja mikä roolissa on pakollista. Sen jälkeen valitaan oikea seuraava askel: profiilin täsmennys, suorahaku, henkilöstövuokraus tai muu rajattu rekrytointimalli.
Pyydä apua jumiutuneeseen hakuun ja soita 029 007 4040. Voit myös lähettää toimeksiantobriefin, niin keskustellaan tilanteesta saman päivän aikana. Jos haluat ensin vertailla malleja itse, henkilöstövuokraus vai oma rekrytointi auttaa rajaamaan keskustelua.
Jos harkitset ulkopuolista apua pidempään hakuun, lue myös rekrytointikumppanin valinta.