Kun johtoryhmässä kysytään, mitä yksi rekrytointi maksaa, vastauksena tulee usein luku, joka kattaa ilmoituskustannuksen ja ehkä kumppanin palkkion. Tämä on jäävuoren huippu. Todellinen kustannus syntyy useasta erästä:
- ajasta, jonka rooli on tyhjä;
- viiveestä asiakaskohtaamisissa;
- johdon kalenterista;
- siitä, mitä tapahtuu, jos valinta osoittautuu vääräksi puolen vuoden päästä.
Tunnistettava paine: tarjous ehkä näyttää halvalta, mutta budjetti yllättää, kun parin kuukauden päästä huomataan, miten paljon työtä rekrytointi vei oman porukan kalenterista.
Rekrytoinnin kokonaiskustannus tarkoittaa kaikkien suorien ja epäsuorien kulujen summaa. Ne syntyvät yhden työntekijän palkkaamisesta tai sen yrittämisestä, kun valinta epäonnistuu. StaffMill auttaa laskemaan rekrytointipäätöstä roolin, aikataulun ja riskin kautta. Seuraava askel on kertoa, mitä roolia haetaan, milloin sen pitää alkaa ja mitä tyhjä paikka maksaa arjessa.
Mistä rekrytoinnin hinta käytännössä muodostuu?
Suomalaisten henkilöstöalan toimijoiden ja rekrytointikumppanien karkea jako on, että yhden onnistuneen valkokaulustyöntekijän rekrytointi maksaa työnantajalle keskimäärin 3 000–10 000 euroa ennen palkkakuluja. Mukaan luetaan ilmoittelu, esihenkilön ja HR:n työaika sekä haastattelukierrokset. Asiantuntijatehtävässä summa nousee usein 10 000–25 000 euroon, ja vaikeasti täytettävissä avainrooleissa se voi ylittää 30 000 euroa. Suora vertailtava julkinen lähde on niukka, mutta esimerkiksi Duunitorin Kansallinen rekrytointitutkimus ja HPL:n (Henkilöstöala HELA) toimialan kuvaukset tukevat tätä suuruusluokkaa.
Epäonnistuneen rekrytoinnin suora kustannus arvioidaan eri lähteissä noin 30 prosenttiin rekrytoidun henkilön ensimmäisen vuoden palkasta. Kokonaisvaikutus voi olla moninkertainen, kun mukaan lasketaan menetetty tuotanto, asiakassuhteiden hidastuminen ja perehdyttäjien aika. Korkeapalkkaisen esihenkilörekrytoinnin epäonnistuminen voi kerryttää ** kuudella numerolla mitattavia kustannuksia**, kun lähtökohtana on esimerkiksi 7 500 euron kuukausipalkka ja kolme alaista. Lähteet: Duunitori, ManpowerGroup, atalent, InHunt Group.
Mitä kustannuksia kannattaa katsoa?
Rekrytoinnin kokonaiskustannus koostuu useista eristä. Kaikki eivät näy laskulla, mutta ne näkyvät tuotannossa, myynnissä, asiakaspalvelussa tai työnjohdon kalenterissa.
Huomioi ainakin:
- hakukanavat ja ilmoittelu;
- rekrytoivan esihenkilön ja HR:n työaika;
- hakijoiden karsinta, haastattelut ja mahdolliset testit;
- viiveen vaikutus työhön ja asiakkaisiin;
- perehdytys ja työn aloitus (sisältää myös perehdyttävän henkilön ajan);
- virherekrytoinnin korjaus, jos valinta ei onnistu;
- mahdollinen kumppanin palkkio;
- oman tiimin ylityöt ja kuormitus tyhjän paikan ajalta.
StaffMillin tehtävä ei ole väittää yhtä mallia aina halvimmaksi. Tehtävä on auttaa vertaamaan, mitä yritys ostaa ja mitä riskiä valittu malli rajaa.
Tyhjä rooli on usein suurin kustannus
Jos rooli vaikuttaa laskutukseen, toimituksiin, asiakaspalveluun tai tuotantoon, viiveellä on selvä hinta. Silloin rekrytoinnin kustannusta ei voi katsoa pelkkänä palvelun palkkiona.
Esimerkiksi työnjohtajan, myyjän, varastotyöntekijän tai tuotannon avaintekijän puuttuminen aiheuttaa kullekin oman vaikutuksensa. Yhdessä roolissa viive näkyy suoraan kuukauden myynnissä. Toisessa se kuormittaa muuta tiimiä ja kasvattaa ylityökertymää, joka maksetaan korotetulla tuntipalkalla. Kolmannessa palvelutaso laskee niin, että asiakkaita menetetään hiljaa.
Karkea muistisääntö: jos tyhjä paikka maksaa enemmän kuin rekrytoinnin nopeuttaminen, älä säästä prosessista. Lue myös epäonnistuneen rekrytoinnin hinnasta, jos päätöksessä painaa väärän valinnan riski.
Miltä laskelma näyttää käytännössä? Esimerkki kaupasta
Pirkanmaalla toimiva noin 30 työntekijän erikoiskaupan ketju etsii myyntipäällikköä, jonka kuukausipalkka tulisi olemaan 4 200 euroa. Lasketaan suora kustannus karkeasti.
- Hakukanavat ja työpaikkailmoitukset: noin 800 euroa.
- Esihenkilön ja HR:n työaika (40 tuntia á 60 euroa sis. sivukulut): noin 2 400 euroa.
- Haastatteluihin osallistuvat kolme henkilöä, kukin 6 tuntia: noin 1 100 euroa.
- Soveltuvuusarviointi tai persoonallisuustesti: noin 600–1 000 euroa.
- Mahdollisen rekrytointikumppanin palkkio (15–25 prosenttia vuosipalkasta): noin 8 000–12 500 euroa.
Suora kustannus liikkuu siis 5 000 eurosta yli 17 000 euroon sen mukaan, käytetäänkö ulkoista kumppania ja millaisia arviointeja tehdään. Tähän päälle tulee perehdytysjakson tuottavuusvaje (tyypillisesti 3–6 kuukautta), jonka aikana uusi tekijä tuottaa selvästi alle 100 prosenttia normaalista. Jos rooli jää epäonnistuessa täyttämättä kahdeksi kuukaudeksi, menetetty myynti voi olla 5 000–20 000 euroa kuukaudessa.
Kokonaiskustannus ei siis ole se luku, joka näkyy kumppanin tarjouksessa. Se on tämän summan lisäksi se, mitä tapahtuu yrityksen arjessa, kun rooli puuttuu.
Mitä virhevalinta maksaa pidemmällä aikavälillä?
Virherekrytoinnin todellinen kustannus näkyy usein vasta puolen vuoden jälkeen. Suorat menot (palkat, sivukulut, koulutus) ovat yleensä 20 000–40 000 euroa keskipalkkaisessa tehtävässä, kun työsuhde päättyy 4–6 kuukauden sisällä. Epäsuorat menot ovat usein moninkertaisia:
- työnjohdon ajatusten katkonaisuus;
- tiimin tuottavuuden lasku;
- asiakkaiden menetys;
- seuraavan rekrytoinnin pitkittyminen.
Virhevalinnan kerrannaisvaikutus voi olla kaksinkertainen suoriin menoihin nähden.
Olemme nähneet, että pahimmin kustannukset kasvavat silloin, kun virhe huomataan mutta päätös työsuhteen päättämisestä siirtyy. Kuukausi viivettä päätöksessä on usein 5 000–10 000 euron lisäkustannus, jota harva johtoryhmä haluaa katsoa. Atalentin ja InHunt Groupin julkaisemissa esimerkeissä esimiestason virhevalinta voi yltää lähes 100 000 euroon, kun mukaan lasketaan epäsuora vaikutus tiimiin.
Piilokustannukset, jotka unohtuvat
Muutama erä jää usein listan ulkopuolelle:
- haastatteluihin valmistautuva työaika eri henkilöiltä, ei vain itse haastattelutunti;
- esihenkilön ajatusten katkonaisuus, kun rekrytointi roikkuu kalenterissa viikkoja;
- hakijaviestintä ja kieltäytymisviestit, joiden hoitamatta jättäminen syö työnantajamielikuvaa pitkäksi aikaa;
- perehdyttäjän omat työt, jotka kasaantuvat ensimmäisten viikkojen ajaksi.
Nämä eivät tule esiin Excelissä, mutta ne kuluttavat juuri sitä aikaa, jota rekrytoidaan paikkaamaan.
Milloin kumppani pienentää kokonaiskustannusta?
Rekrytointikumppani on kustannustehokas, kun se lyhentää hakua, parantaa osuvuutta tai vapauttaa asiakkaan aikaa työhön, joka tuottaa enemmän kuin rekrytoinnin pyörittäminen. Tämä pitää sitoa rooliin, ei myydä periaatteena.
StaffMill auttaa, kun:
- oma haku ei tuota tarpeeksi hakijoita;
- esihenkilön aika on kriittinen ja kalenteri täynnä;
- rooli vaatii markkinan tuntemusta;
- virhevalinnan riski on kallis;
- tarvitaan vaihtoehto oman rekrytoinnin ja vuokratyön välille.
Henkilöstövuokraus on vertailussa järkevä malli sekä rajattuun tarpeeseen että pitkiin, täysipäiväisiin jaksoihin, joissa kokenut ammattilainen tekee saman työn kuukausista vuosiin. Useimmat StaffMillin asiakkaat hyötyvät eniten pitkistä vuokrasuhteista, joissa sama tekijä jatkaa pitkään ilman, että tilaaja kantaa rekrytoinnin, palkanlaskennan ja työterveyden kokonaiskustannusta itse. Joskus paras päätös on aloittaa vuokratyöllä ja siirtyä omaan rekrytointiin vasta, kun tarpeen pysyvyys on varmistunut.
Milloin kumppania ei kannata ostaa?
Sanomme tämänkin suoraan: jos rooli on yksinkertainen, hakijoita on tarjolla ja oma porukka ehtii hoitaa karsinnan, ei kannata maksaa kumppanille. Esimerkiksi tuttu kausityö, jossa palaa samoja tekijöitä, hoituu usein omalla yhteydenotolla. Henkilöstöalan yritys tuo arvoa silloin, kun haku on aikaa vievä, vaikea tai vaatii markkinan kartoitusta.
Kumppania ei myöskään kannata ostaa, jos sisäinen siirto tai pidempiaikaisen vuokratyöntekijän vakinaistaminen ratkaisee tarpeen. Olemme nähneet, että noin joka neljäs StaffMillin kanssa aloitettu keskustelu päätyy lopulta sisäiseen järjestelyyn, kun roolin sisältö avataan kunnolla.
Yleisimmät virheet kustannuslaskelmassa
Kun rekrytoinnin hinta ei kohtaa odotusta, syy on usein laskelmassa, ei prosessissa. Yleisimmät virheet:
- Vain ulkoinen lasku huomioidaan. Esihenkilön kahdeksan tuntia haastatteluja maksaa, vaikka raha ei näy ulkoisena ostona.
- Tyhjän paikan hinta jätetään pois. Yksi kuukausi tyhjillään olevaa myyntiroolia maksaa enemmän kuin koko rekrytointiprosessi.
- Perehdytyksen tuottavuusvajetta ei mitata. Ensimmäiset kolme kuukautta uusi tekijä tuottaa harvoin 100 prosenttia normaalista.
- Riskiä ei hinnoitella. Virhevalinnan todennäköisyys ja sen kustannus pitää sisällyttää kokonaisuuteen, ei kirjata ”ehkä joskus” -kuluksi.
Kokonaiskustannus päätöksen tukena
Kustannuslaskelman pitää auttaa valitsemaan, ei tehdä päätöksestä raskasta. Jos rooli on yksinkertainen ja hakijoita on paljon, kevyt oma haku riittää. Jos rooli on vaikea tai viive kallis, vertaa kumppanin käyttöä menetettyyn aikaan ja riskiin, älä pelkkään palkkioon.
Jos pohdit eri palvelumallien välillä, lue rinnalle rekrytointipalveluiden vertailu ja vuokraus vai oma rekry.
Seuraava askel
Kerro StaffMillille rooli, paikkakunta, aloitus, kesto, pakolliset vaatimukset ja se, mitä tyhjä paikka maksaa arjessa. Voit lähettää tiedot henkilöstövuokrauksen tarjouspyynnön pohjalla tai soittaa 029 007 4040.
Lue rinnalle myös rekrytointikumppanin valinta, jos olet vasta valitsemassa toimintatapaa. StaffMill auttaa vertaamaan rekrytoinnin, suorahaun ja henkilöstövuokrauksen kokonaiskustannusta päätöksen kannalta.