Esihenkilö, joka käyttää viikossa puoli päivää hakemusten lukemiseen ensimmäisten sähköpostien jälkeen, ei ole vielä päässyt keskittymään omaan työhönsä. Sama toistuu monessa yrityksessä: rekrytointi vie aikaa väärästä paikasta, ja silti tunne on, että prosessi on omissa käsissä vain näennäisesti. Tunnistettava paine: liian moni viikko menee hakemusten silmäilyyn, ja parhaat hakijat ehtivät jo toiseen yritykseen.
Rekrytointiprosessin ulkoistaminen tarkoittaa, että yritys siirtää rekrytointiprosessin tai sen osan henkilöstöalan yritykselle hoidettavaksi. Kansainvälisessä HR-kielessä kokonaisulkoistuksesta käytetään termiä RPO (Recruitment Process Outsourcing). Suomessa tyypillinen sopimus kestää yhdestä kolmeen vuotta tai kattaa nimetyn kampanjan.
StaffMill auttaa ostajaa rajaamaan, mitä kannattaa ulkoistaa, mitä yrityksen pitää päättää itse ja millainen hakumalli sopii tilanteeseen. Hyvin rajattu ulkoistaminen vähentää kuormaa ja selkeyttää päätöksentekoa. Huonosti rajattu ulkoistaminen lisää epäselvyyttä, kun vastuut, viestintä ja valintakriteerit jäävät auki.
Mitä rekrytoinnista voi ulkoistaa?
Ulkoistaminen ei aina tarkoita koko prosessin siirtämistä kumppanille. Usein yritys hyötyy eniten siitä, että tietyt vaiheet annetaan rekrytointikumppanille ja päätökset pidetään omissa käsissä.
Ulkoistettava osa voi olla esimerkiksi:
- roolin ja hakuprofiilin tarkentaminen;
- työpaikkailmoituksen suunnittelu ja kanavavalinnat;
- ehdokasmarkkinan kartoitus;
- suorahakukontaktointi ja passiivisten ehdokkaiden lähestyminen;
- hakemusten esikarsinta ja ensimmäinen seula;
- haastattelujen koordinointi ja kalenterointi;
- ehdokkaiden esittely päätöksentekijöille;
- prosessin viestintä ja tilannekuva tilaajan suuntaan.
StaffMill auttaa valitsemaan oikean rajauksen sen mukaan, missä kohtaa yrityksen oma aika, osaaminen tai markkinanäkyvyys ei riitä.
Milloin ulkoistaminen on perusteltua?
Mieti ulkoistamista, kun haku vie kohtuuttomasti esihenkilöiden aikaa, rooli on vaikeasti täytettävä, hakijoita pitää käsitellä paljon tai ehdokkaita pitää lähestyä henkilökohtaisesti.
Tyypilliset perusteet:
- yrityksellä ei ole aikaa hoitaa hakua alusta loppuun;
- rooli vaatii suorahakua ja passiivisten ehdokkaiden tavoittamista;
- prosessi pitää saada selkeästi käyntiin lyhyellä varoitusajalla;
- hakemusten määrä on suuri, mutta sopivuus vaihtelee paljon;
- tarvitaan ulkopuolista näkemystä siitä, millainen markkina alalla on juuri nyt;
- työnantajaviestintä halutaan hoitaa johdonmukaisesti yhden kanavan kautta.
Jos tarve on tekijä yrityksen omaan työnjohtoon, henkilöstövuokraus on usein parempi vaihtoehto kuin rekrytointiprosessin ulkoistaminen. Vuokraus sopii sekä rajattuun tarpeeseen että pitkiin, täysipäiväisiin jaksoihin, joissa kokenut ammattilainen tekee samaa työtä kuukausista vuosiin.
Milloin ulkoistaminen ei ole oikea valinta?
Olemme rehellisiä siitä, että ulkoistaminen ei ole aina vastaus. Pidä prosessi omissa käsissä, jos:
- tunnet alan ehdokasmarkkinan jo erinomaisesti ja sinulla on hyvä hakijavirta;
- tehtävä on niin spesifi, että vain oma johto pystyy kuvaamaan sen ehdokkaalle;
- haku on pieni, paikallinen ja hakemusten määrä jää maltilliseksi;
- yrityksen sisäinen rekrytointiprosessi on jo viimeistelty ja toimii nopeasti.
Näissä tilanteissa kumppanin lisääminen tuo enemmän koordinointia kuin se vapauttaa aikaa.
Mitä ulkoistaminen maksaa käytännössä?
Hinnoittelumallit jakautuvat karkeasti kolmeen tyyppiin. Tuntiperusteinen hinnoittelu sopii tarkasti rajattuun osaulkoistukseen (esikarsinta tai sourcing). Kiinteä toimeksiantopalkkio sopii yksittäiseen hakuun ja on tyypillisesti 15–25 prosenttia rekrytoidun vuosipalkasta. Volyymipohjainen RPO-hinnoittelu sopii kasvuyritykselle, joka rekrytoi kymmeniä tekijöitä vuodessa, ja siinä palkkio per rekrytointi laskee selvästi yksittäiseen toimeksiantoon verrattuna.
Olemme nähneet, että 10–30 hengen yritykselle järkevin alku on usein osaulkoistus, ei kokonaisvaltainen RPO. Yli 100 hengen yrityksessä, joka kasvaa ja jolla rekrytointitarpeita on jatkuvasti, RPO voi laskea kokonaiskustannusta jopa 20–30 prosenttia, kun esihenkilöiden aika vapautuu varsinaiseen liiketoimintaan.
Osaulkoistaminen riittää usein
Kaikkea ei tarvitse antaa ulos. Yritys voi pitää päätöksenteon, teknisen arvioinnin ja lopulliset haastattelut itsellään ja ulkoistaa markkinakartoituksen, ehdokaskontaktoinnin tai esikarsinnan.
Osaulkoistaminen toimii hyvin, kun:
- yritys tuntee roolin sisällön perusteellisesti;
- oma johto haluaa tehdä lopullisen valinnan itse;
- kumppanilta tarvitaan ehdokasmarkkinan avaamista, ei valinnan tekemistä;
- prosessin raskain vaihe on seulonta tai aktiivinen kontaktointi;
- aikataulu kaipaa kurinalaista koordinointia eri sidosryhmien välillä.
Tämä malli pienentää kuormaa, mutta yritys säilyttää otteen valintapäätökseen.
Mitä tilaajavastuulaki vaatii ulkoistuksessa?
Kun rekrytointi tai henkilöstövuokraus ulkoistetaan, tilaajavastuulaki (1233/2006) velvoittaa käyttäjäyrityksen pyytämään kumppanilta selvitykset ennen sopimuksen tekemistä. Selvitysten tulee kattaa muun muassa:
- kaupparekisteriote;
- verovelkatodistus;
- eläkemaksuselvitys;
- tapaturmavakuutus;
- soveltuva työehtosopimus;
- todistus työterveyshuollon järjestämisestä.
Käytännössä useimmat yritykset hankkivat selvitykset Suomen Tilaajavastuu Oy:n Luotettava Kumppani -palvelusta. Lähde: Finlex 1233/2006 ja tilaajavastuu.fi.
Ulkoistuksen alussa kannattaa myös sopia, kuinka usein selvitykset tarkistetaan. Sopimuskauden aikana raportit pitää uusia vähintään 12 kuukauden välein. Vakavissa muutoksissa (kuten omistajanvaihdoksessa) selvitykset uusitaan heti.
Vastuut kirjataan ennen aloitusta
Ulkoistettu rekrytointi ei toimi, jos vastuut jäävät oletusten varaan. Ostajan pitää tietää, mitä kumppani tekee, mitä yritys tekee ja milloin päätökset tehdään.
Sopikaa ainakin:
- kuka määrittelee profiilin ja kenen kanssa;
- kuka hyväksyy ehdokasviestin ennen lähtöä;
- kuka kontaktoi ehdokkaat ja missä kanavissa;
- kuka arvioi osaamista ja millä menetelmällä;
- kuka antaa palautteen ehdokkaalle missäkin vaiheessa;
- kuka tekee tarjouksen ja millä mandaatilla;
- miten prosessin muutokset päätetään kesken haun.
Selkeä vastuunjako pienentää riskiä, että ehdokas saa ristiriitaista viestiä tai haku pysähtyy odottamaan päätöstä. Käytännössä riittää, että ennen aloitusta käydään läpi yksi A4-kokoinen vastuumatriisi: kuka, mitä, milloin.
Ulkoistaminen ei saa hämärtää työnantajan ääntä
Kun kumppani edustaa yritystä ehdokkaalle, työnantajan pitää näkyä oikein. Ehdokas haluaa ymmärtää tehtävän, esihenkilön, työarjen, odotukset ja sen, miksi paikka on auki juuri nyt.
StaffMillin tehtävä on auttaa sanoittamaan tämä niin, että ehdokas saa riittävän kuvan ja yritys säilyttää hallinnan. Tämä korostuu suorahaussa, jossa ensimmäinen yhteydenotto voi ratkaista, suostuuko ehdokas keskusteluun ollenkaan.
Ulkoistamisen laatu näkyy siis ehdokaskokemuksessa siinä missä listalle saatujen nimien määrässäkin. Hyvä prosessi tuottaa molemmat: riittävän laajan ehdokasjoukon ja ehdokkaita, jotka edelleen pitävät yritystä kiinnostavana työnantajana sen jälkeen, kun hakemus on jätetty.
Valitse malli tarpeen mukaan
Rekrytoinnin ulkoistaminen, suorahaku, henkilöstövuokraus ja alihankinta vastaavat eri kysymyksiin. Jos vertailet pysyvää omaa rekryä ja vuokratyötä, lue henkilöstövuokraus vai oma rekrytointi. Jos pohdit, ostatko tekijöitä vai ulkoistetun työvaiheen, katso henkilöstövuokraus vai alihankinta.
StaffMill auttaa tunnistamaan, ostetaanko nyt prosessitukea, ehdokasmarkkinan kartoitusta, vuokratyövoimaa vai jotain muuta. Kun tämä on selvää, tarjouspyyntö on tarkempi ja päätös helpompi.
Miltä osaulkoistus näyttää käytännössä? Esimerkki kasvuyrityksestä
Yli 80 työntekijän SaaS-yritys Helsingissä rekrytoi seitsemää myyjää kuuden kuukauden aikana. Aiempi mallin haku eri puolilta vei myyntijohtajalta noin 14 tuntia viikossa. Ulkoistuksen jälkeen kumppani hoitaa hakukanavat, esikarsinnan ja kalenteroinnit. Myyntijohtaja keskittyy kahteen viimeiseen haastatteluun ja päätökseen. Kuuden kuukauden aikana täytetään kaikki seitsemän paikkaa. Myyntijohtajan oma aika rekrytoinnissa laskee neljään tuntiin viikossa. Suora kustannus ulkoistuksesta on noin 38 000 euroa, mutta vapautunut myyntijohtajan aika tuottaa enemmän: hän pääsee keskittymään asiakkuuksien rakentamiseen.
Yleisimmät virheet rekrytoinnin ulkoistamisessa
Olemme nähneet samat sudenkuopat toistuvan yritysten koosta riippumatta:
- Vastuumatriisi sovitaan suullisesti. Kuukauden päästä kukaan ei muista, kuka viestii hakijalle välipalautteen.
- Päätöksentekijän aika ei ole sovittu. Ehdokkaita esitellään, mutta haastattelut viivästyvät, kun johdolla on muuta.
- Onnistumisen mittari puuttuu. Sopikaa, mikä on onnistuminen: shortlistin laatu, läpimenoaika, retentio kuuden kuukauden kohdalla?
- Ehdokaskokemusta ei mitata. Pyydä satunnaisesti palautetta hakijoilta tai mittaa NPS, jotta laatu ei heikkene huomaamatta.
- Sopimus ei sisällä irtisanomisehtoja. Sovi etukäteen, miten yhteistyö lopetetaan, jos malli ei toimi.
Seuraava askel
Kerro StaffMillille, mikä osa rekrytoinnista kuormittaa eniten: profiilin rajaus, hakijoiden tavoittaminen, seulonta, haastattelut, viestintä vai päätöksenteon rytmi. Voit jättää viestin henkilöstövuokrauksen sivulta tai soittaa 029 007 4040.
Lue rinnalle myös rekrytointikumppanin valinta ja rekrytointipalveluiden vertailu, jos pohdit, kannattaako ulkoistaa koko prosessi vai sen osa. Sen perusteella voidaan rajata ulkoistettava osa ja rakentaa prosessi, jossa vastuut, aikataulu ja päätöspisteet ovat selvät alusta asti.