Sesonki ei ala sinä päivänä, kun ensimmäinen vuoro jää vajaaksi. Se alkaa silloin, kun tiedät, että kysyntä, lomat, kampanja, inventaario, tapahtuma tai tuotantopiikki nostaa työmäärää, mutta kalenteri näyttää muuten ”tavallista viikkoa”. Tämä rako, jossa tiedät tarpeen mutta et ole vielä toimittanut sitä eteenpäin, on yleisin syy myöhästymisille. Sesonkityövoima yritykselle pitää muuttaa rooleiksi, vuoroiksi ja päätöksiksi ennen kuin kiire alkaa.
StaffMill auttaa muuttamaan tämän ennakkoon rooleiksi, vuoroiksi, perehdytykseksi ja toimeksiannoksi. Hyvä vuosikello ei lupaa, että jokainen tekijä löytyy milloin tahansa. Se tekee ostamisesta nopeampaa, koska tarve ei tule StaffMillille irrallisena hätäviestinä vaan valmiiksi rajattuna sesonkisuunnitelmana. Olemme nähneet, että ne yritykset, jotka avaavat keskustelun pari kuukautta etukäteen, saavat sekä paremmat tekijät että rauhallisemman aloituksen kuin ne, jotka ehtivät reagoida vasta viikkoa ennen.
Aloita sesongin syystä
Sesonkityövoimaa ei tilata pelkkänä henkilömääränä. Kaksi lisätyöntekijää voi tarkoittaa myymälässä asiakaspalvelua, varastossa keräilyä, ravintolassa salivuoroa ja tuotannossa pakkausta. StaffMill tarvitsee työn syyn ja työn sisällön.
Kerro ensin, mistä sesonki syntyy:
- kesälomat tai muut poissaolot;
- joulusesonki, kampanja tai alennusmyynti;
- tuotantopiikki tai toimitusjakso;
- tapahtuma tai ruuhkaviikonloppu;
- inventaario;
- uuden toimipisteen avaus;
- asiakasmäärän ennakoitu kasvu.
Kun syy on nimetty, roolit voidaan rakentaa oikein. Joulusesongin myymäläkassa ja kesälomakauden tuotantolinjan paikkaaja eivät hae samasta osaajapoolista, vaikka molemmat ovat ”sesonkityöntekijöitä”.
Milloin StaffMill otetaan mukaan?
Ota StaffMill mukaan heti, kun sesongin karkea ajankohta ja työn tyyppi ovat tiedossa. Kaikkien vuorojen ei tarvitse olla lukittu. Riittää, että keskustelu voidaan aloittaa arvioidusta määrästä, paikkakunnasta, rooleista ja vaatimuksista.
Liian myöhäinen aloitus kaventaa vaihtoehtoja. Mitä lähempänä sesonki on, sitä tärkeämmäksi nousevat valmiit päätöstiedot: vuorot, aloitus, kesto, palkkataso, perehdytys ja pakolliset kortit. Käytännössä joulusesongissa marraskuun puoliväli on liian myöhäinen aloitus, jos vuorojen määrä on iso. Kesän lomakaudella sama raja menee maaliskuun lopussa. HPL:n suhdannekatsausten mukaan henkilöstöpalvelualan kysyntä huippuaa toistuvasti samoissa kuukausissa. Tämä näkyy myös käytettävissä olevien tekijöiden joukon ohenemisessa. Kun moni tilaa samaan aikaan, saatavuus ei ole enää mielipidekysymys.
Lue myös sesonki- ja ruuhka-avusta, jos tarve on jo käynnissä.
Tee vuosikello päätöspäivien ympärille
Sesonkisuunnittelu tarvitsee päätöspäivät. Ensimmäinen päätös on, montako roolia avataan StaffMillin kanssa. Toinen päätös on, milloin vuorot vahvistetaan. Kolmas päätös on, milloin valitut tekijät perehdytetään.
Toimiva rytmi voi olla tämä:
- 8–12 viikkoa ennen: arvioi roolit, määrät ja paikkakunnat;
- 6–8 viikkoa ennen: päätä hakutapa ja pakolliset vaatimukset;
- 4–6 viikkoa ennen: tarkenna vuorot ja perehdytys;
- 2–4 viikkoa ennen: vahvista valinnat, yhteyshenkilöt ja aloitus;
- sesongin aikana: anna palaute nopeasti ja avaa lisätarpeet ajoissa;
- sesongin jälkeen: päätä, mitä mallia käytätte seuraavalla kerralla.
Tämä ei ole jäykkä sääntö. Se on tapa estää se, että kaikki päätökset kasautuvat viimeiselle viikolle, jolloin ehdokasmarkkina on tiukin.
Mitä rooleista pitää päättää?
Sesonkityöntekijä voi olla lisäkäsi, mutta ostamisen pitää olla tarkempaa. StaffMillin pitää tietää, missä kohtaa työkuormaa lisätekijä tuottaa eniten hyötyä, jotta haku osuu oikeaan profiiliin.
Kuvaa jokaisesta roolista:
- työvaihe ja tärkeimmät tehtävät;
- asiakas- tai tuotantotilanne;
- paikkakunta ja työpiste;
- vuorot ja viikonpäivät;
- kesto ja mahdollinen jatko;
- pakolliset kortit, luvat tai osaaminen;
- perehdytyksen ajankohta;
- henkilö, joka ottaa tekijän vastaan.
Tämä tekee StaffMillin myyntilupauksesta konkreettisen: autamme muuttamaan sesongin työvuoroiksi, joihin voidaan etsiä oikeanlaista tekijää. Yksi sesonki sisältää lähes aina monta eri profiilia, joten käsittele jokainen rooli omanaan, älä yhtenä könttinä.
Miten vuosikello näyttää HoReCa-yrityksessä?
Konkreettinen esimerkki helpottaa. Pirkanmaalainen ravintolaketju, jossa on neljä toimipistettä ja yli 60 työntekijää, suunnittelee sesonkikuvansa kahdesti vuodessa: tammikuussa kesän kuva ja elokuussa joulun ja talven kuva. Tammikuun palaverissa käydään läpi viime kesän palautteet ja ennustetaan kesäkuun ja heinäkuun viikoittaiset asiakasmäärät. Samalla päätetään, paljonko salin lisätekijöitä, kerroshoidon paikkaajia ja tiskituen tunteja tilataan StaffMillin kautta. Maaliskuun loppuun mennessä vuorot ja roolit ovat vahvistettu, ja huhtikuussa perehdytysiltapäivät ovat kalentereissa.
Tämä rytmi ei ole sattumaa. Toimialan kuumimmat viikot ovat ennustettavissa: juhannus, heinäkuun ensimmäiset kaksi viikkoa ja joulun välipäivät. Yritys, joka käsittelee ne ennustamattomina yllätyksinä, päätyy maksamaan ylityökerrointa siitä, mitä toinen on hoitanut maaliskuussa.
Suunnittele perehdytys ennen hakua
Sesonki epäonnistuu usein aloituksessa, ei haussa. Tekijä voi löytyä, mutta ensimmäinen vuoro takkuaa, jos työpiste, tunnukset, työvaatteet, perehdyttäjä tai työnjohto puuttuu.
Päätä yrityksessänne ennen hakua:
- kuka perehdyttää;
- missä perehdytys tapahtuu;
- kauanko ensimmäinen aloitus vie;
- mitä tekijän pitää osata ennen työpaikalle tuloa;
- mitä opetetaan työpaikalla;
- miten palaute annetaan StaffMillille.
Tämä on myyntiargumentti myös työntekijälle. Selkeä aloitus tekee tehtävästä uskottavamman ja parantaa täyttöastetta, kun samat tekijät suostuvat tulemaan myös seuraavaan sesonkiin. Kausi voi muuttua hyvinkin kalliiksi, jos joka kerta lähdetään nollasta.
Mitä sesonkikohtaiset pakolliset kortit vaativat?
Hygieniapassi, anniskelupassi, työturvallisuuskortti, tulityökortti ja toimialakohtaiset luvat eivät synny viikossa. Hygieniapassi on Ruokaviraston mukaan voimassa toistaiseksi, ja sen voi suorittaa noin 40–110 € kokonaiskustannuksella koulutuksesta riippuen. Anniskelupassi on niin ikään voimassa toistaiseksi, ja kustannus liikkuu noin 50 € haarukassa. Järjestyksenvalvojakortti vaatii 40 tunnin peruskurssin ja on voimassa viisi vuotta.
Jos sesonkitarpeen sisällä on rooleja, joissa pakollinen kortti on edellytys, kortin tilan pitää olla selvillä viimeistään 4–6 viikkoa ennen sesonkia. StaffMill rajaa tarjottavat tekijät kortin perusteella, mutta kortteja ei poikkeuksetta saada paikattua viime hetkessä, eikä niistä voi joustaa.
Milloin vuokraus ei ole oikea valinta sesonkiin?
Vuokratyö toimii hyvin ennakoitavissa, rajatuissa työpiikeissä. Tämä ei silti tarkoita, että vuokratyö rajoittuisi pelkkiin sesonkeihin: valtaosa StaffMillin tekijöistä on kokeneita ammattilaisia, jotka tekevät täyttä työaikaa kuukausien tai vuosien jaksoissa, ja pitkä vuokrasuhde on usein paras malli pysyvämpään tarpeeseen. Jos sesonki on todellisuudessa pysyvä kasvuvaihe, joka ei pääty, vaihtoehtoja ovat sekä pitkä vuokrasuhde että oma rekrytointi tai suorahaku, eli headhunting. Jos taas yritys voi tilata kokonaisen työvaiheen alihankintana, esimerkiksi koko keräilyn yhden palvelutoimittajan vastuulle, alihankinta vapauttaa työnjohtoa enemmän kuin vuokratyö.
Vuokraus ei myöskään korvaa epäselvää brieffaustaa. Jos sesongin sisältö on ”katsotaan, mitä tarvitaan”, tilausta on vaikea hoitaa missään mallissa. Hyvä vuosikello tekee briefistä konkreettisen.
Vertailu kannattaa tehdä avoimin kortein: vuokraus vai oma rekry ja henkilöstövuokraus vai alihankinta auttavat valitsemaan oikean mallin sesongin luonteen mukaan.
Yleisimmät virheet sesonkisuunnittelussa
Olemme keränneet asiakkaiden kanssa toistuvat virheet, jotka muuttavat sesongin nopeasti kalliiksi.
- Roolien niputus yhteen, kun todellisuudessa kassa, hyllytys ja varasto vaativat eri profiilia ja eri tekijän.
- Päätöksentekijän epäselvyys: sesonki avautuu, mutta vahvistuksen antaja on lomalla, eikä tekijöitä voi varata.
- Pakollisten korttien tarkistus liian myöhään: hygieniapassi puuttuu kahdelta tekijältä avajaispäivänä.
- Perehdytyksen unohtaminen budjetista, jolloin ensimmäisen viikon tuottavuus jää 50–70 %:iin ja sitä pidetään tekijöiden vikana.
- Loppukatselmuksen ohittaminen, mistä seuraa, että ensi vuonna toistetaan samat ongelmat.
- Ennusteiden laatiminen yhden vuoden datan perusteella, vaikka kaksi tai kolme vuotta kertoo enemmän todellisesta vaihtelusta.
Korjaa nämä kerralla, ja vuosikellosta tulee ostamisen tuki, ei pelkkä lista.
Mitä tilaajavastuulaki vaatii sesonkitilaukselta?
Tilaajavastuulain selvitysvelvollisuus tulee vuokratyössä sovellettavaksi, kun työntekijän tai työntekijöiden työskentely kestää yhteensä yli kymmenen työpäivää. 9 000 euron raja koskee alihankintasopimuksia, ei vuokratyötä. Monen viikon sesonki ylittää vuokratyön aikarajan yleensä. Tilaajan pitää saada ennen sopimuksen tekemistä selvitykset:
- vuokratyöyrityksen ennakkoperintä-, työnantaja- ja arvonlisäverorekisteröinnistä;
- eläkevakuutuksista ja maksetuista eläkemaksuista;
- sovellettavista työehdoista;
- työterveyshuollon järjestämisestä.
Selvitykset eivät ole muodollisuus. Niiden laiminlyönti voi tarkoittaa 2 000–65 000 euron laiminlyöntimaksua sopimuksen luonteesta riippuen. Hyvä uutinen on, että StaffMillin kanssa selvitykset toimitetaan valmiina. Kerran vuodessa tehtävä tarkistus riittää koko vuoden tilauksiin. Sisällytä tämä silti vuosikelloon: tarkistus kuuluu helmikuun tai maaliskuun ensimmäiselle viikolle, ennen kesäsesonkien lukitsemista.
Miten kausi näyttää kaupan alalla? Esimerkki vuosikellosta
Yli 100 työntekijän pirkanmaalainen päivittäistavaraketju käyttää kahta sesonkihuippua: kesä (kesäkuu–elokuu) ja joulu (marraskuu–tammikuu). Tammikuun lopussa pidetään kesäpalaveri, jossa edellisen kesän myynti, asiakaspalaute ja työvoiman täyttöaste käsitellään. Helmikuussa tehdään tarjouspyynnöt, maaliskuussa vahvistetaan vuorot ja huhtikuussa pidetään perehdytyssessiot uusille tekijöille. Joulun puolen osalta sama rytmi alkaa elokuusta. Päätökset eivät ole erillisiä tapahtumia. Ne ovat kalenteriin merkittyjä päiviä, joiden sisällä asiat on käsitelty.
Tämä rytmi ei tee kauppaketjusta erityistä. Se tekee vuosikellosta toimivan, koska kukaan ei joudu pohtimaan, mitä pitäisi olla tehty milloin. Vuosikellon puuttuminen on yleisin syy siihen, miksi sesongista tulee kallis: päätökset siirtyvät, kunnes ne on tehtävä viikossa.
Sesongin jälkeen seuraava tilaus helpottuu
Sesonki puretaan StaffMillin kanssa heti sen jälkeen, kun työ on tehty. Mitkä roolit toimivat? Missä vuorossa oli vaikein saatavuus? Mitä perehdytys vaati? Tarvitaanko samaa profiilia seuraavalla sesongilla?
Jos tarve toistuu, yksittäinen kampanja voi muuttua jatkuvammaksi malliksi. Katso silloin jatkuva kapasiteetti henkilöstövuokrauksella. Hyvä loppukatselmus kestää alle tunnin ja säästää seuraavalla kierroksella useita.
Seuraava askel
Kerro StaffMillille sesongin syy, ajankohta, roolit, vuorot, paikkakunnat, pakolliset vaatimukset ja perehdytyksen vastuuhenkilö.
- Soita 029 007 4040, jos haluat sparrata vuosikellon päivämääriä puhelimessa.
- Jätä tiedot henkilöstövuokrauksen sivulta, kun haluat aloittaa toimeksiannon.
- Kokoa tiedot tarjouspyynnön pohjalta, jos hankitte vertailutietoa.
StaffMill muuttaa sesongin työvoimatarpeen toimeksiannoksi ennen kuin kiire alkaa.