Joulu, kesäkampanja, inventaario tai yllättävä palveluruuhka näkyy ensin esihenkilön kalenterissa: vuorot pitää saada täytettyä, mutta omat tekijät ovat jo täydessä työssä. Paine kasvaa nopeasti, kun myynti, toimitukset tai asiakaskokemus alkavat venyä. Tunnistettava paine: tiedät, että tarve tulee, mutta arki vie aikaa, ja vuorolista tehdään vasta viime hetkellä.
Sesonki- ja ruuhka-apu tarkoittaa rajattua, määräaikaista lisätyövoimaa, jota yritys käyttää ennakoituun (sesonki, kampanja) tai äkilliseen (ruuhka, sairauspoissaolo) kuormitushuippuun. StaffMill auttaa muuttamaan työpiikin selkeäksi henkilöstötarpeeksi:
- mitä työtä tehdään;
- milloin apua tarvitaan;
- kuinka pitkään tarve kestää;
- millaista osaamista työ vaatii.
Kun tarve on rajattu, keskustelu etenee nopeammin ja päätös syntyy vähemmillä tarkennuskierroksilla. Käytännössä autamme ostajaa muuttamaan ennakoidun tai akuutin kuorman rooleiksi, vuoroiksi, perehdytykseksi ja päätettäväksi henkilöstövuokrauksen tarpeeksi.
Mistä Suomen sesongit muodostuvat?
Suomalaisen palvelu- ja kaupan alan kausivaihtelu on tunnetusti voimakasta. Tilastokeskuksen kaupan myyntitilastojen mukaan vähittäiskaupan myynti on tyypillisesti 15–25 prosenttia korkeammalla joulukuussa kuin vuoden keskiarvossa. Logistiikan tilausvolyymit nousevat joulukuun keskellä ja uudelleen Black Weekin (marraskuun loppu) ympärillä. Matkailu- ja ravintola-alalla huipputvuorot painottuvat kesäkuukausiin, joulun seudulle ja viikonloppuihin.
Henkilöstösuunnitelma kannattaa siis rakentaa kuukausitasolla, ei vain vuosiviiteenä. Kesäsesonkiin kannattaa rekrytoida viimeistään huhtikuussa, joulun ruuhkaan syys-lokakuussa ja kampanjapäiviin niin pian kuin myyntisuunnitelma on tiedossa. Jos kahdeksan tekijän vahvistus tulee kahta päivää ennen aloitusta, parhaat osaajat ovat usein jo varattuja.
Aloita tilanteesta, älä yleisestä kiireestä
Hyvä sesonkikuvaus on konkreettinen. ”Tarvitsemme apua” johtaa harvoin nopeaan etenemiseen. Nimetty tilanne sen sijaan johtaa.
Käytännön esimerkkejä:
- kampanja kasvattaa keräilyn määrää kahdeksi viikoksi;
- inventaario vaatii lisäkäsiä neljäksi yövuoroksi;
- joulusesonki pidentää myymälän ruuhkahuippuja marraskuusta tammikuun alkuun;
- ravintolan tai kahvilan vuoroista puuttuu tekijöitä viikonloppuisin;
- tuotanto tarvitsee tukea yhteen työvaiheeseen kuuden viikon ajan.
Kun tilanne on nimetty, seuraava kysymys on rooli. Yksi sesonki sisältää lähes aina monta eri tehtävää, ja niitä kannattaa käsitellä erikseen.
Jos sesonki liittyy lomakauteen, lue henkilöstövuokraus lomakauteen. Jos työpiikki syntyy kampanjasta, katso henkilöstövuokraus kampanjaan.
Muuta sesonki rooleiksi
Rooli kertoo, mitä tekijä tekee vuorossa. Se vaikuttaa arvioon enemmän kuin yleinen toimialan nimi.
Logistiikassa tarve voi liittyä keräilyyn, vastaanottoon, lähettämöön, trukinkuljetukseen tai inventointiin. Kaupassa ja palveluissa puhutaan kassatyöstä, hyllytyksestä, myynnistä, asiakaspalvelusta, tarjoilusta tai taustatyöstä. Tuotannossa työ jakautuu pakkaamiseen, kokoonpanoon, laaduntarkastukseen tai linjan tukeen. Sama ”sesonkityöntekijä” tarkoittaa siis hyvin eri asioita.
Kirjoita jokaisesta roolista:
- tehtävä;
- tarvittava osaaminen;
- pakolliset kortit tai luvat;
- vuorot;
- työpiste;
- aloitus ja kesto.
Miksi vuorot ratkaisevat enemmän kuin määrä?
Sesongissa työ painottuu usein iltoihin, viikonloppuihin, yövuoroihin tai lyhyisiin jaksoihin. Pelkkä työn määrä ei silloin riitä. Kymmenen tekijää arkipäivisin on eri tilaus kuin kymmenen tekijää lauantai-iltaisin.
Kerro vuoroista:
- aloitus- ja päättymisaika;
- päivämäärät tai viikot;
- vuorojen määrä viikossa;
- tarvitaanko sama tekijä koko jaksolle vai voiko porukka vaihtua;
- ehtiikö perehdytys ennen ensimmäistä ruuhkavuoroa.
Mitä tarkempi vuorokuva on, sitä vähemmän arvio perustuu oletuksiin. Olemme nähneet, että viikon etukäteen avattu vuorolista parantaa täyttöastetta selvästi verrattuna siihen, että vuorot kerrotaan vasta viime hetkellä.
Pätevyydet kannattaa nimetä aikaisin
Jos työ vaatii hygieniapassin, työturvallisuuskortin, trukkikorttia, ajolupaa, työmaaperehdytystä tai muuta tehtäväkohtaista valmiutta, nosta tieto esiin heti. Pätevyydet eivät ole sivuhuomio, vaan ne ratkaisevat, millainen etenemistapa on realistinen.
Erota pakolliset vaatimukset ja toiveet. Pakollinen kortti rajaa hakua. Toive, kuten aiempi kokemus tietystä järjestelmästä, auttaa löytämään paremman osuman, mutta sitä ei kannata esittää ehdottomana, jos työ voidaan opettaa parissa vuorossa. Liian tiukat kriteerit kaventavat osaajamarkkinaa juuri silloin, kun se on muutenkin tiukka.
Sesonkityössä kortit eivät ehdi vaihtua nopeasti, joten käyttäjäyrityksen kannattaa pitää listalla yleisimmät pätevyydet ja niiden voimassaoloajat: työturvallisuuskortti viisi vuotta, hygieniapassi toistaiseksi, trukkikortti viisi vuotta, EA1 ja EA2 kolme vuotta. Kun briefi on selvä, StaffMill voi tarjota nopeammin ehdokkaita, joiden kortit ovat valmiina.
Miltä sesonkitilaus näyttää käytännössä? Esimerkki logistiikasta
Logistiikkakeskus Vantaalla kasvattaa keräilykapasiteettia Black Weekiin. Tarve on 12 keräilijää ja 3 trukinkuljettajaa kuuden viikon ajaksi marraskuun puolivälistä joulun toiseen viikkoon. Vuorot ovat 6–14, 14–22 ja kahdesti viikossa 22–6.
Käyttäjäyritys lähettää StaffMillille briefin yhdellä A4:llä:
- roolit ja vuorot;
- päivämäärät;
- palkkaryhmät;
- perehdyttäjät;
- pakolliset kortit (trukkikortti A+B, työturvallisuuskortti);
- pukeutumis- ja kulkuohjeet.
Briefin pohjalta StaffMill avaa vuorolistan kahdessa päivässä. Ensimmäiset kahdeksan tekijää on perehdytetty ennen sesongin alkua. Joulun jälkeen kolme parasta tekijää siirtyy yhteisestä osaajapoolista vakirekrytointiin try and hire -mallilla.
Perehdytys ennen ensimmäistä ruuhkavuoroa
Sesonkiapu toimii parhaiten, kun perehdytys on sovittu ennen ensimmäistä kiireistä vuoroa. Kerro, kuka ottaa työntekijän vastaan, mitä työpisteessä käydään läpi ja milloin työntekijän odotetaan toimivan itsenäisemmin.
Jos kyse on viikonlopusta, illasta tai kampanjapäivästä, perehdytys kannattaa ajoittaa ennen kuormitushuippua. Näin lisätyövoima tukee omaa tiimiä eikä lisää työnjohdon painetta.
“Molemmat olivat hyviä työntekijöitä. Näiden kanssa voidaan kyllä jatkaa seuraavassakin sesongissa.”
— Sesonkityövoimaa käyttänyt asiakas
Milloin henkilöstövuokraus sopii sesonkiin?
Henkilöstövuokraus sopii sesonkiin, kun tarve on rajattu ja työ tehdään asiakasyrityksen arjessa, asiakkaan työnjohdossa. StaffMillin hyöty näkyy siinä, että yritys ei jää yksin kiireen sanoittamisen kanssa: rooli, aloitus, perehdytys, työnjohto ja käytännön ehdot käydään läpi yhdessä, jotta toimeksianto on helpompi käynnistää.
Sesonkivuokraus ei sovi kaikkeen.
- Pysyvä tarve ja avainrooli: oma rekrytointi tai suorahaku on yleensä parempi reitti.
- Kokonaisen työvaiheen osto ulkoisen tiimin tehtäväksi: kannattaa miettiä alihankintaa.
Sesonkivuokraus toimii hyvin silloin, kun työ on rajattu sesonkijaksoon, työnjohto pysyy yrityksellä ja tarve voi muuttua nopeasti. Vuokratyö ei kuitenkaan rajoitu vain tällaisiin lyhyisiin tarpeisiin: valtaosa StaffMillin tekijöistä on kokeneita ammattilaisia, jotka tekevät täyttä työaikaa kuukausien tai vuosien jaksoissa, ja pitkät vuokrasuhteet ovat usein paras malli pysyvämmässä tarpeessa.
Jos sesonkitarve liittyy tiettyyn toimialaan, tutustu myös logistiikan toimialahubiin, kaupan ja palveluiden toimialahubiin tai teollisuuden toimialahubiin.
Miten sesonkiapu eroaa akuutista kiireestä?
Akuutti kiire syntyy yllättäen. Sesonki on yleensä tiedossa etukäteen. Tämä muuttaa pelin: sesonkitarpeessa kannattaa panostaa ennakointiin, koska parhaat tekijät on usein jo varattu, jos viesti tulee vasta kahta päivää ennen aloitusta.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että joulusesonki kannattaa avata syys-lokakuussa, kesän lomakausi viimeistään huhtikuussa ja kampanjasesonki niin pian kuin myynnin suunnitelma on tiedossa. Jos tarve on jo käsillä, lue myös työntekijä nopeasti yritykselle. Jos pohdit, kannattaako tarve hoitaa vuokrauksella vai omalla rekrytoinnilla, katso vuokraus vai oma rekry.
Mistä hyvä sesonkibriefi koostuu?
Hyvä sesonkibriefi vastaa näihin kysymyksiin:
- Mikä sesonki, kampanja tai ruuhka on kyseessä?
- Mitä rooleja tarvitaan?
- Missä työ tehdään?
- Mitkä vuorot pitää täyttää?
- Milloin tarve alkaa ja loppuu?
- Mitä pätevyyksiä työ vaatii?
- Kuka perehdyttää ja johtaa työtä?
- Kuka päättää etenemisestä yrityksessä?
Yli vuosikymmen alalla on opettanut, että kahdeksan rivin briefi tuottaa nopeammat ja tarkemmat vastaukset kuin kahden sivun yleisesittely. Jos jokin tieto on vielä epävarma, merkitse se näkyviin. StaffMill voi silloin auttaa päättämään, mitä pitää varmistaa ennen etenemistä.
Yleisimmät virheet sesonki- ja ruuhkasuunnittelussa
Olemme nähneet, että samat virheet toistuvat sesongista toiseen. Vältä nämä:
- Tilaus tehdään liian myöhään. Joulun parhaat tekijät on poimittu jo lokakuun lopussa.
- Vuoroprofiili kerrotaan epätarkasti. ”Iltavuoro” voi tarkoittaa 14–22 tai 18–02, ja erotus näkyy hakijapalautteessa.
- Pakolliset kortit unohtuvat tilauksesta. Ensimmäisen vuoron alku keskeytyy, kun tekijältä puuttuu trukkikortti.
- Perehdyttäjää ei nimetä. Tekijä saapuu, mutta talossa ei ole vastaanottajaa.
- Sesongin loppumisesta ei sovita. Sopikaa selvä päättymispäivä ja se, kuka ilmoittaa siirrosta.
Milloin sesonkivuokraus EI sovi?
Sanomme tämän rehellisesti. Sesonkivuokraus ei ratkaise rakenteellista vajaamiehitystä. Jos sama ”sesonki” jatkuu yhdeksän kuukautta vuodesta, kyseessä ei ole sesonki vaan resurssivaje, johon vakirekrytointi on parempi vastaus. Sesonkivuokraus ei sovi myöskään silloin, kun työ vaatii vuosien talotuntemusta tai luottamuksellisten asiakkuuksien hoitoa, kuten avainasiakaspäällikön työ.
Sesonkivuokraus loistaa kapeasti: tarve on kestoltaan kuusi viikkoa tai vähemmän, työ on opittavissa lyhyellä perehdytyksellä, käyttäjäyrityksellä on oma esihenkilö johtamassa vuoroa ja vastaanotto on järjestetty.
Seuraava askel
Kuvaa rooli, paikkakunta, työpiste, vuorot, aloitus, kesto, perehdytys ja pakolliset pätevyydet. StaffMill auttaa muuttamaan työpiikin selkeäksi henkilöstövuokrauksen toimeksiannoksi.
- Selaa avoimia työpaikkoja, jos haluat nähdä, millaisia tehtäviä on parhaillaan auki.
- Kokoa lähtötiedot henkilöstövuokrauksen tarjouspyyntö -ohjeen pohjalta.
- Lue rinnalle henkilöstövuokraus kampanjaan ja henkilöstövuokraus ruuhkahuippuun, jos tarve on toistuva.
- Soita 029 007 4040, kun haluat keskustella sesongin etenemisestä suoraan.