Kesätyöntekijät yritykselle

Kesäkausi tulee joka vuosi täsmälleen samaan aikaan, mutta moni yritys herää tarpeeseen vasta huhtikuussa. Silloin parhaat kesätyöntekijät ovat jo allekirjoittaneet sopimukset muualle, ja vakituiset tekijät ovat lukinneet lomansa. Tilanne tuntuu tutulta: Excel näyttää aukon viikolle 28, ja toimitusjohtaja kysyy maanantaina, miten kesä hoidetaan.

StaffMill auttaa yritystä suunnittelemaan kesätyöntekijöiden tarpeen ajoissa. Käymme läpi, mihin tehtäviin tekijöitä tarvitaan, milloin työ alkaa, kuinka monta vuoroa on tarjolla ja miten perehdytys järjestetään. Olemme nähneet vuosien varrella, että helmi-maaliskuussa avatut kesärekrytoinnit täyttyvät selvästi paremmin kuin toukokuussa avatut. Aikaikkuna ratkaisee.

Lupaus on hallitumpi kesäkausi. Kun henkilöstötarve on kuvattu selkeästi, StaffMill muuttaa sen haettavaksi ja ostettavaksi toimeksiannoksi ilman viime hetken säätöä. Roolit, työpisteet, vuorot, aloitukset, kestot, perehdytys ja pakolliset vaatimukset näkyvät ennen kuin kesän kiire alkaa.

Opas kattaa kesätyöntekijöiden hankinnan kuusi vaihetta: jaksotus, roolikuvaus, vuorot, perehdytys, alaikäisten työaikasäännöt ja oma rekry vai vuokratyö -valinta. Saat samalla valmiin kesätyöntekijäbriefin, jonka voit lähettää suoraan StaffMillille.

Jos tarve liittyy vakituisten lomien paikkaamiseen, lue myös henkilöstövuokraus lomakauteen. Jos kesäkausi näkyy laajempana työpiikkinä, katso sesonki- ja ruuhka-apu yritykselle ja sesonkityövoiman vuosikello yritykselle.

Miten jaan kesäkauden jaksoihin?

Kesä ei ole yksi yhtenäinen tarve. Monessa yrityksessä työmäärä vaihtelee toukokuun valmistelusta juhannukseen, heinäkuun lomakauteen ja elokuun paluuruuhkaan. Yksi kesätyöntekijä koko kaudeksi voi toimia kaupan kassalla, mutta tuotannossa tarve elää viikoittain.

Kirjaa ensin:

• milloin tarve alkaa;
• milloin suurin kuormitus osuu;
• montako työntekijää tarvitaan eri viikoilla;
• milloin työ päättyy;
• onko mahdollisuus jatkaa kesän jälkeen.

Kun tarve jaetaan jaksoihin, henkilöstövuokraus voidaan suhteuttaa todelliseen työmäärään. Yhdellä asiakkaallamme heinäkuun toinen viikko vaatii joka vuosi 12 lisätekijää, kun muina viikkoina riittää neljä. Sen tiedon näkyminen briefissä muuttaa lopputuloksen täysin.

Käytännön malli, jota voit hyödyntää: kuvaa kesäkausi neljässä jaksossa. Toukokuun valmisteluviikot, juhannuksen ympärille keskittyvä siirtymäjakso, heinäkuun lomahuippu ja elokuun paluuvaihe. Jokaisessa jaksossa on omat tekijätarpeet ja eri profiili hakijasta.

Kesäkauden jaksotus auttaa myös päätöksenteossa. Yritys erottaa, milloin riittää yksi kesätyöntekijä, milloin tarvitaan useampi vuokratyöntekijä ja milloin sama tekijä kannattaa suunnitella jatkamaan pidempään.

Miten kuvaan roolin niin, että hakija ymmärtää työn?

Kesätyöntekijän nimike ei vielä kerro työn arkea. ”Tuotannon avustava tehtävä” voi tarkoittaa pakkauspisteellä seisomista kahdeksan tuntia, raskaiden lavojen siirtelyä tai laadun silmämääräistä tarkistusta. Kerro siis, onko työ esimerkiksi pakkausta, keräilyä, asiakaspalvelua, kassatyötä, siivousta, tuotannon avustavia tehtäviä, kuorman purkua tai muuta rajattua työtä.

Hyvä kuvaus erottaa:

• tehtävät, jotka pitää osata heti;
• tehtävät, joihin perehdytetään;
• työvälineet ja järjestelmät;
• fyysiset vaatimukset (esim. nostot 15 kg toistuvasti);
• asiakaskontaktin määrän;
• mahdolliset kortit tai luvat.

Mitä täsmällisempi rooli on, sitä helpompi on arvioida, kuka tehtävään sopii. Tämä koskee erityisesti opiskelijoita, jotka tekevät kesätyötä ensimmäistä tai toista kertaa.

Mitä työaikalaki sanoo alaikäisestä kesätyöntekijästä?

Tämä on yksi kysymyksistä, joka tulee meille joka kevät. Nuorista työntekijöistä annetun lain ja tyosuojelu.fi:n ohjeistuksen mukaan 15 vuotta täyttänyt voi solmia oman työsopimuksen. Koulujen loma-aikana hän saa työskennellä enintään kahdeksan tuntia päivässä ja 40 tuntia viikossa. Työaika sijoittuu pääsääntöisesti klo 6 ja 22 välille. Vuorokausilevon on oltava vähintään 12 tuntia keskeytyksettä. Lisäksi 15-vuotiaan ylityö on rajattu 80 tuntiin kalenterivuodessa, ja siihen tarvitaan nuoren oma suostumus.

Alle 15-vuotias voi tehdä kevyttä työtä rajoitetusti, ja huoltajan suostumus tarvitaan. Eräitä tehtäviä, kuten yksin työskentelyä rahankäsittelyn yhteydessä tai tiettyjen koneiden käyttöä, ei voi sallia alaikäiselle ilman erityisjärjestelyjä. STM:n asetus nuorille työntekijöille vaarallisista töistä ohjaa, mitä kesätyöntekijä saa tehdä ja mitä ei. Lähde: tyosuojelu.fi.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että kesätyörooli pitää suunnitella ikäryhmälle sopivaksi. Kerro StaffMillille, voiko rooliin sijoittaa 15–17-vuotiaita, ja minkälaisin rajoituksin, niin haku avataan oikealle joukolle.

Petran näkökulma: aikaikkuna ratkaisee laadun

Olemme nähneet vuosi toisensa jälkeen, että helmi-maaliskuussa avattu kesärekry tuottaa toista laadukkaamman hakijajoukon kuin huhti-toukokuussa avattu. Suurimmat ammatilliset oppilaitokset päättävät kevään harjoittelut maaliskuun aikana, ja monet opiskelijat sopivat kesän ennen pääsiäistä. Kun yritys herää tarpeeseen vasta vapun jälkeen, parhaat tekijät ovat jo allekirjoittaneet sopimuksen muualle.

Tämä ei tarkoita, etteikö myöhäisessäkin haussa löytyisi tekijöitä. Mutta valikoima on suppeampi ja vaatimuksissa joustetaan enemmän. Hyvä nyrkkisääntö: kesätyöntekijöiden tarve kannattaa avata viimeistään 8–10 viikkoa ennen aloitusta.

Mitkä vuorot, ja millä joustolla?

Kesätyöntekijä arvioi työtä usein aikataulun kautta. Myös yritykselle vuorot ovat ratkaiseva tieto, koska ne vaikuttavat saatavuuteen ja perehdytykseen.

Kerro ainakin:

• ovatko vuorot arkena, iltaisin, viikonloppuisin tai öisin;
• montako tuntia viikossa työtä on;
• voiko vuoroja yhdistää opiskeluun tai toiseen työhön;
• tarvitaanko joustoa lyhyellä varoitusajalla;
• miten vuorot vahvistetaan.

Jos vuorot ovat epävarmoja, merkitse se näkyviin. Epävarmuus on parempi tieto kuin hiljainen oletus, joka paljastuu vasta kahden viikon päässä aloituksesta.

Perehdytys ratkaisee aloituksen laadun

Kesätyöntekijän onnistuminen ei riipu vain hakijasta. Työpaikan pitää pystyä kertomaan, kuka perehdyttää, mitä ensimmäisenä päivänä käydään läpi ja milloin työntekijä voi tehdä työtä itsenäisemmin.

Suunnittele perehdytyksessä:

• ensimmäisen päivän vastaanotto;
• työpiste, välineet ja kulkuohjeet;
• työturvallisuuden kannalta pakolliset asiat;
• työn päivittäinen ohjaaja;
• kysymysten ja poikkeamien ilmoituskanava;
• palaute ensimmäisten vuorojen jälkeen.

Lyhytkin työjakso tarvitsee selkeän aloituksen. Muuten kiire siirtyy työntekijälle, esihenkilölle ja muulle tiimille, ja kesätyöntekijän motivaatio kuolee viikossa. Olemme nähneet sekä toimivia perehdytyspäiviä että sellaisia, joissa nuori joutuu seisomaan tunnin lukitulla pihalla. Ero ei näy vain ensimmäisessä päivässä, vaan koko kesän tuloksessa.

Kesätyökampanjat, kuten Vastuullinen kesäduuni, painottavat hyvää perehdytystä, oikeudenmukaista palkkaa ja palautekeskustelua kesän päätteeksi. Vaikka et osallistuisi kampanjaan, sen kuusi periaatetta toimivat hyvänä tarkistuslistana: hyvä mielikuva, mielekäs työ, perehdytys ja ohjaaminen, oikeudenmukaisuus ja tasapuolisuus, kohtuullinen palkka sekä kirjallinen työsopimus ja todistus.

Kesätyö, vuokratyö ja palkka, mistä TES puhuu?

Vuokratyössä kesätyöntekijän palkka määräytyy asiakasyrityksen alaa koskevan työehtosopimuksen mukaan. Kaupan alalla sovelletaan Kaupan TES:iä, ravintolatyössä Mara-alan TES:iä ja teollisuudessa toimialakohtaista TES:iä. Olemme nähneet, että ”kesätyöpalkka” on terminä epämääräinen. Eräillä aloilla on erillinen nuorten työntekijöiden harjoittelupalkka tai prosenttialennus täysipalkasta, eräillä ei. Tarkista ennen ilmoituksen avaamista, mitä TES sanoo.

Yritykselle tämä tarkoittaa, että halvin tuntipalkka ei ole sama eri aloilla. Kun pyydät tarjouksen StaffMillilta, kerro mitä työtä tehdään ja millä TES-pohjalla tarjous halutaan. Selkeys auttaa vertailussa.

Milloin oma kesärekry on parempi kuin vuokratyö?

Jos sinulla on vahva paikallinen brändi, vakituinen henkilöstöpäällikkö ja kapasiteetti hoitaa rekrytointi keväällä, oma kesärekry on usein kustannustehokkain reitti. Vuokratyö sopii erityisen hyvin tilanteisiin, joissa tarvitset joustavuutta lukumäärässä, ajoituksessa tai työn kestossa. Se toimii myös, kun haluat ostaa sopimukset, palkanlaskennan ja sijaistamisen yhdellä paketilla.

Tunnista nämä rajat: kahdentoista kesätyöntekijän rekry samaan tehtävään yhdelle paikkakunnalle on usein perusteltua hoitaa itse, jos sinulla on aikaa hoitaa hakemusten käsittely, haastattelut, sopimukset ja palkanlaskenta. Vuokratyön etu kasvaa, kun haluat eri profiileita eri vuoroihin tai tarvitset jatkuvasti vaihtuvaa miehitystä. Etu kasvaa myös silloin, kun kesätyöntekijä on osa pidempää työvoimaketjua, esimerkiksi sijaistamista loma-aikoina.

Jos työssä on alaikäisiä tai nuoria työntekijöitä koskevia erityisehtoja, työnantajan pitää varmistaa ne ennen aloitusta. StaffMillin näkökulmasta ratkaisevaa on saada tehtävä, työaika, perehdytys ja vastuuhenkilö näkyviin ennen kuin kesätyöntekijä aloittaa.

Milloin kesätyöntekijän palkkaaminen EI ole oikea ratkaisu?

Sanomme tämän suoraan: jos tarpeesi on usean kuukauden vakituinen tehtävä, joka vaatii monen vuoden kokemusta ja jossa perehdytys vie kuukausia, kesätyöntekijä ei ole oikea ratkaisu. Vakipaikan korvaaminen kesätyöllä on lyhytaikainen säästö, joka tulee usein takaisin syksyllä, kun tilalle joudutaan rekrytoimaan uudestaan.

Kesätyö ei myöskään korvaa esihenkilörekrytointia tai erikoisosaajan hakua. Jos vakituinen vuoroesimies on jäämässä eläkkeelle elokuussa, ratkaisu on aikainen rekrytointi, ei nuoren tekijän paineistaminen rooliin, johon hän ei ole valmis.

Henkilöstövuokraus voi sopia kesäkauden vaihteluun

Henkilöstövuokraus on usein toimiva malli, kun yritys tarvitsee työntekijöitä rajattuihin rooleihin, vaihteleviin vuoroihin tai kesäkauden kuormitukseen. StaffMillin arvo on siinä, että kesätarpeesta tehdään selkeä toimeksianto eikä epämääräinen toive lisäkäsistä. Kesäkauden lisäksi vuokratyö palvelee myös pitkiä, täysipäiväisiä jaksoja muina aikoina vuodesta – silloin tekijöinä on tyypillisesti kokeneita ammattilaisia, joilla on yli kymmenen vuoden alan kokemus.

StaffMillin kannalta tärkeät lähtötiedot ovat:

• rooli;
• paikkakunta ja työpiste;
• vuorot;
• kesto;
• aloitus;
• pakolliset vaatimukset;
• perehdytyksen toteutus.

Jos kesätarve on osa laajempaa sesonkia, lue sesonki- ja ruuhka-apu yritykselle. Jos tarve on jo kiireellinen, katso työntekijä nopeasti yritykselle.

Toimialakohtainen lähtö voi olla parempi, jos tiedät jo työn luonteen. Katso logistiikan toimialahubi, teollisuuden toimialahubi tai kaupan ja palveluiden toimialahubi.

Valmis kesätyöntekijäbriefi

Yrityksen ei tarvitse tietää kaikkea valmiiksi, mutta avoimet kohdat pitää nimetä. Hyvä kesätyöntekijätarve kertoo, mitä työtä tehdään, milloin työtä on ja kuka vastaa aloituksesta työpaikalla.

Lähetä StaffMillille:

1. kesäkauden jaksot ja kriittiset viikot;
2. tarvittavat roolit ja henkilömäärät;
3. työpisteet ja paikkakunnat;
4. vuorot, tuntimäärät ja mahdollinen jousto;
5. aloitus, kesto ja mahdollinen jatko;
6. pakolliset pätevyydet ja työn vaatimukset;
7. perehdytyksen vastuuhenkilö;
8. päätöksentekijä ja aikaraja.

Tämä tekee kesätyöntekijätarpeesta konkreettisen henkilöstövuokrauksen toimeksiannon, ei yleistä toivetta lisäkäsistä.

Seuraava askel

Kun nämä tiedot ovat koossa, etene yhdellä kolmesta polusta:

• Soita 029 007 4040. Käymme kesätarpeen läpi viidessätoista minuutissa ja sovimme aloituksesta sekä perehdytyksen aikataulusta saman puhelun aikana.
• Jätä tarjouspyyntö. Saat vastauksen ja toimeksiantopohjan saman päivän aikana.
• Tutustu vuokraus vai oma rekry -vertailuun, jos vielä epäröit kesäkauden mallia.

Näin kesätyöntekijöiden tarve muuttuu ajoissa ostettavaksi henkilöstövuokrauksen toimeksiannoksi, ei viime hetken paniikiksi.