Henkilöstövuokrauksen tarjouspyyntö

Hyvä henkilöstövuokrauksen tarjouspyyntö nopeuttaa ostamista. Se kertoo neljä asiaa: mitä työtä tarvitaan, milloin työ alkaa, millaisessa arjessa tekijä toimii ja mitä vaatimuksia tehtävään liittyy. Yleinen pyyntö ”mitä maksaa varastotyöntekijä” johtaa yleiseen vastaukseen, jonka käytännön arvo on rajallinen.

Kun annat roolin, vuorot, keston, paikkakunnan, aloituksen ja pakolliset pätevyydet heti alussa, keskustelu siirtyy nopeammin oikeaan kysymykseen. Kysymys on tämä: millainen henkilöstövuokrauksen polku tähän tarpeeseen sopii ja mitä se maksaa juuri sinulle.

Hyvä tarjouspyyntö ei ole pitkä dokumentti. Se on ostajan tiivis lähtöpaketti, jossa on neljä osaa: mitä työtä tarvitaan, missä työ tehdään, milloin aloitus on ja mitä työntekijän pitää osata ennen ensimmäistä vuoroa. StaffMillin lupaus on selkeämpi vastaus, kun nämä tiedot ovat mukana jo alussa.

Jos yrityksellä on tarve mutta ei vielä valmista tarjouspohjaa, se ei estä etenemistä. StaffMill auttaa muuttamaan avoimen henkilöstötarpeen toimeksiannoksi. Sen perusteella voidaan keskustella saatavuudesta, hinnan lähtötiedoista ja seuraavasta päätöksestä. Aloita tarvittaessa henkilöstövuokrauksen palveluhubista.

Tarjouspyynnön tärkein tehtävä

Roolin nimi ei yksin riitä. Sama nimike voi tarkoittaa eri työpaikoilla eri arkea. Varastotyöntekijä voi tehdä keräilyä, pakkausta, trukkityötä, vastaanottoa tai inventointia. Myyjä voi olla kassalla, myymälässä, asiakaspalvelussa tai kampanjamyyntipisteessä. Kokki ravintolassa tarkoittaa eri asiaa lounaslinjastolla, à la carte -keittiössä ja catering-tuotannossa.

Tarjouspyynnön tarkoitus on vähentää arvailua. Ostajan pitää saada vastaus oikeaan asiaan, eikä yleistä kuvausta henkilöstövuokrauksesta.

Kerro siksi heti:

• rooli ja työn sisältö;
• työpiste ja paikkakunta;
• aloituspäivä tai aloitusikkuna;
• vuorot ja viikoittainen tuntimäärä;
• toimeksiannon arvioitu kesto;
• pakolliset kortit, luvat tai osaamiset;
• päätöksestä vastaava yhteyshenkilö.

Jos rooli on vielä avoin, kerro se suoraan. StaffMill auttaa muuttamaan epämääräisen tarpeen ostettavaksi toimeksiannoksi. Toimeksianto on helpompi hinnoitella, aikatauluttaa ja käynnistää.

Kun nämä ovat mukana, StaffMill voi kysyä tarkennukset oikeassa järjestyksessä ja viedä keskustelua nopeammin kohti ratkaisua.

Rooli pitää kuvata työn arjen kautta

Aloituspäivä, vuorot ja kesto vaikuttavat siihen, millainen polku on realistinen. Kiireellinen tarve on syytä kuvata tarkemmin kuin pysyvä haku, koska aikataulu rajaa vaihtoehtoja.

Kirjoita tarjouspyyntöön, mitä työntekijä tekee tavallisessa vuorossa. Onko työ keräilyä, pakkausta, asiakaspalvelua, tuotannon avustamista, koneen syöttöä, myymälätyötä, hyllytystä, inventointia, kuljetuksen tukea vai jotain muuta? Kerro lisäksi:

• milloin työn pitäisi alkaa;
• montako työntekijää tarvitaan;
• onko tarve yksi vuoro, viikko, sesonki, projekti vai pidempi jakso;
• ovatko vuorot päivä-, ilta-, yö- tai viikonloppuvuoroja;
• voiko aloitus joustaa muutaman päivän.

Jos työmäärä vaihtelee, kuvaa vaihtelu. Esimerkiksi ”kaksi neljä vuoroa viikossa” kertoo enemmän kuin ”tarvittaessa”. Vaihtelun kuvaaminen on tärkeää myös siksi, että tekijälle muodostuu realistinen kuva ansioista. Sitoutuminen paranee.

Mitä tarkemmin rooli rajataan, sitä paremmin voidaan arvioida, millainen tekijä, aikataulu ja hinta-arvion pohja tarpeeseen sopii.

Paikkakunta ja työpiste vaikuttavat saatavuuteen

Kerro työpisteen sijainti heti. Paikkakunta ei aina riitä, jos työ alkaa aikaisin, päättyy myöhään tai työpisteeseen on vaikea kulkea julkisilla. Kehäteiden ulkopuolella olevat logistiikkakeskukset, satamat ja teollisuusalueet rajaavat tekijöitä auton omistuksen mukaan, ja se on hyvä tunnistaa rehellisesti.

Kerro aikataulu rehellisesti

Jos tarve on kiireellinen, sano se suoraan. Jos aloitus voi joustaa, kerro sekin. Kiire ei tarkoita, että kaikki yksityiskohdat olisivat valmiina, mutta se tarkoittaa, että rooli, työpiste ja pakolliset vaatimukset on nostettava ensimmäiseksi.

Hyvä aikataulukuvaus kertoo:

• milloin ensimmäinen vuoro olisi;
• voiko aloitusta siirtää;
• kuinka pitkäksi aikaa tekijää tarvitaan (myös pitkät, kuukausien tai vuosien täysipäiväiset jaksot ovat tervetulleita ja ovat StaffMillille tyypillisiä);
• onko tarve kertaluonteinen vai toistuva;
• miten nopeasti yritys voi tehdä päätöksen.

Jos aikataulu on ostajan tärkein kipu, katso myös työntekijä nopeasti yritykselle.

Hinta-arvio tarvitsee muutakin kuin tuntihintapyynnön

”Paljonko vuokratyöntekijä maksaa?” on ymmärrettävä kysymys, mutta StaffMill tarvitsee hinnan arviointiin työn rajat. Henkilöstövuokrauksen hintaan vaikuttavat työn sisältö, vaatimukset, vuorot, kesto, toimiala, työehtosopimus ja toimeksiannon käytännön järjestelyt. Yövuoron tunti maksaa eri tavalla kuin päivävuoron. Sopimusten tuomat lisät voivat heilauttaa hintaa kymmenillä prosenteilla.

TES määrittää hintaan merkittävän osan. Henkilöstöalan oma TES 2025–2028 on yleissitova. Vähimmäispalkkoja korotettiin 2,5 prosentilla 1.7.2025 alkaen (Henkilöstöala HELA, Toimihenkilöliitto Erto). Käyttäjäyrityksen TES määrittää usein vähimmäisehdot, jos henkilöstöalan oma sopimus ei kata roolia. Tämän takia tarjouspyyntöön kannattaa aina mainita käyttäjäyrityksen toimiala (esimerkiksi rakennusliitto, teollisuusliitto, PAM, AKT). Näin arvio rakentuu oikealle pohjalle.

Älä pyydä pelkkää tuntihintaa, jos työn tiedot ovat auki. Parempi pyyntö on: ”Tässä on tarve, mitä tarvitsette hinta-arvion tekemiseen?” Olemme nähneet, että näin alkavat keskustelut päätyvät tarkempaan numeroon ja vähemmän jälkikäteen tulleisiin lisäkustannuksiin.

Lisää tarjouspyyntöön:

• arvio tunneista viikossa;
• päivä-, ilta-, yö- ja viikonloppuvuorot;
• mahdolliset lisät tai poikkeavat työajat;
• miten työvuorot vahvistetaan;
• miten tunnit hyväksytään ja kuka ne kuittaa;
• kuka perehdyttää ja paljonko siihen on varattu aikaa;
• mitä varusteita tai kortteja työ vaatii.

Tarkempi hintaerittely löytyy sivulta henkilöstövuokrauksen hinta.

Mitä tilaajavastuulaki vaikuttaa tarjouspyyntöön?

Tilaajavastuulaki velvoittaa käyttäjäyrityksen tarkastamaan, että henkilöstöalan yritys täyttää lakisääteiset velvoitteensa, kun vuokratun työntekijän tai työntekijöiden työskentely kestää yhteensä yli 10 työpäivää. Alihankintasopimuksia koskeva 9 000 euron raja ei koske vuokratyötä. Selvityskohteita ovat muun muassa rekisterimerkinnät, kaupparekisteriote, verojen maksaminen, työeläkevakuutus, sovellettava TES tai keskeiset työehdot sekä työterveyshuollon järjestäminen. Pyydä ajantasainen raportti ennen sopimusta ja säilytä se oman prosessisi mukaisesti.

Selvitysvelvollisuuden laiminlyönnistä työsuojeluviranomainen voi määrätä laiminlyöntimaksun 2 000–20 000 euroa ja korotettuna 20 000–65 000 euroa. Riskin pitää näkyä myös kumppanin valinnassa.

Pakolliset vaatimukset ja toiveet eri riveille

Tarjouspyyntö paranee heti, kun pakolliset vaatimukset erotetaan toiveista. Pakollinen ehto voi liittyä työturvallisuuteen, korttiin, lupaan, ajokorttiin, kielitaitoon, työaikaan tai asiakasyrityksen omaan käytäntöön. Toive voi kertoa ihanneprofiilista, mutta se ei välttämättä sulje tekijää pois.

Käytä selkeää muotoa:

• pakollinen ennen aloitusta: työturvallisuuskortti, tietty ajokortti tai työmaan vaatimus;
• perehdytetään työpaikalla: järjestelmä, tuotteet, sisäinen toimintatapa;
• toive: aiempi kokemus vastaavasta ympäristöstä.

Näin tarjouspyyntö ei vesitä vaatimuksia, mutta haku ei myöskään kapene tarpeettomasti. Jos vaatimus liittyy lakiin, sopimukseen, asiakkaan omaan käytäntöön tai työmaan sääntöön, merkitse se erikseen.

Milloin tarjouspyyntö on vielä liian avoin?

Tarjouspyyntö on liian avoin, jos StaffMill ei pysty päättelemään, mitä ostetaan. Tyypillisiä puutteita ovat puuttuva työpiste, pelkkä nimike, epäselvä aloitus, avoin kesto, määrittelemättömät vuorot tai puuttuvat pakolliset pätevyydet. Vastaus jää silloin yleiseksi. Seuraava sähköpostikierros menee tietojen keräämiseen.

Jos osa tiedoista puuttuu, lähetä tarve silti. Merkitse avoimet kohdat näkyviin: ”vuorot tarkentuvat”, ”aloitus todennäköisesti viikolla 25”, ”päätöksentekijä vahvistuu maanantaina”. StaffMill voi silloin ohjata, mitä pitää päättää ennen kuin tarjous tai etenemistapa on käyttökelpoinen.

Yleisimmät virheet tarjouspyynnössä

Vältä ainakin nämä:

• ”Tarvitsemme tekijän heti”, mutta ei kerrota, mitä työtä tehdään tai missä. Vastaus jää geneeriseksi.
• Pakolliset ja toiveet samalla rivillä. Hakuvirhe, joka kasvattaa kustannusta.
• Käyttäjäyrityksen TES jätetään mainitsematta. Hinta-arvio rakentuu silloin oletuksen varaan.
• Pyydetään tarjous yhdeltä tunnilta yhdelle päivälle. Kustannus on suurempi kuin pidemmälle jaksolle, ja arvo jää saamatta.
• Asetetaan epärealistinen aloitus: aloitus huomenna ja vaaditaan harvinainen pätevyys, joka kestää viikkoja saada.
• Useita yhteyshenkilöitä ilman päättäjää. Päätös venyy, ja toinen tarjoaja ehtii ensin.

Milloin tarjouspyyntö EI ole oikea reitti?

Vuokratyö ei sovi joka tilanteeseen, mutta pidetään yksi yleinen virhepäätelmä mielessä: pitkä tarve ei automaattisesti tarkoita, että oma rekry on halvempi. Vakituisen palkkalistalla olevan tekijän todelliset kustannukset (palkanlaskenta, kirjanpito, työterveys, vakuutukset, sairauslomat, vuosilomat, perehdytys, oma aikasi rekrytoinnissa) tuovat 40–55 prosentin lisäkertoimen bruttopalkan päälle. Kun rooli on osoittautunut toimivaksi, henkilöstövuokraus voi olla järkevin reitti myös vuosien tarpeeseen, ja siirto omille palkkalistoille on aina mahdollinen vuokratyöstä vakituiseksi -mallilla. Aidot rajatilanteet ovat:

• Yksittäinen, selkeästi rajattu työtehtävä (esimerkiksi yksittäinen siivousprojekti tai kuljetus): ostopalvelu tai aliurakointi voi olla luontevampi. Vertaile henkilöstövuokraus vai alihankinta.
• Esihenkilö- tai avainasiantuntijarooli, jossa rekrytointi vaatii kohdennettua hakua: katso suorahaku yritykselle.
• Olet jo päättänyt vakinaistaa. Jos vakinaistaminen on jo päätetty, rekrytointiprosessin ulkoistaminen voi nopeuttaa polkua.

Älä jätä tarjouspyyntöä lähettämättä siksi, että tarpeen oletetaan olevan ”liian pitkä” vuokratyölle. Lähetä se, ja vertaillaan luvut yhdessä.

Tarjouspyyntö ei myöskään ole oikea ensimmäinen askel, jos tarve on niin avoin, että yritys ei tiedä, mitä työtä tarvitsee. Aloita silloin keskustelusta puhelimitse: ensimmäinen 15 minuuttia auttaa rajaamaan, kannattaako tarjouspyyntö lähettää lainkaan vai pitäisikö ratkaisu hakea muulla tavoin.

Tarjouspyynnöstä toimeksiannoksi

Tarjouspyyntö on myynnin ja toteutuksen yhteinen aloitus. Kun rooli, työpiste, aloitus, vuorot, kesto ja vaatimukset on kirjattu, seuraava vaihe on toimeksiannon rajaus.

Jos kaikki tiedot eivät ole valmiina, lähetä silti. Merkitse avoimet kohdat näkyviin, jotta keskustelu alkaa oikeasta kohdasta.

Esimerkki tiiviistä tarjouspyynnöstä

”Tarvitsemme kaksi keräilijää Tampereen logistiikkakeskukseen. Aloitus 1.6., kesto kuusi viikkoa, mahdollinen jatko. Vuorot maanantaista perjantaihin kello 6 14. Pakollinen: työturvallisuuskortti, aiempi keräilykokemus. Toive: trukkikortti. Perehdytys neljä tuntia ensimmäisenä päivänä, perehdyttäjänä Maija Mikkonen. Yhteyshenkilö ja tuntien hyväksyjä: vuoroesihenkilö Pekka Pekkanen.”

Tämä mahtuu sähköpostiin, ja vastaus tulee samaan tarkkuuteen. Ihannetapauksessa hinta-arvio ja aikatauluarvio palaavat saman päivän aikana.

Esimerkkejä eri toimialoilta

Tarjouspyynnön rakenne sopii useimpiin tilanteisiin, mutta painotukset vaihtelevat:

• Teollisuus: ”Yksi koneenkäyttäjä Lahteen kuukauden määräaikaiseen sijaisuuteen. Kaksivuorotyö (klo 6–14, klo 14–22). Pakollinen: työturvallisuuskortti, kokemus CNC-sorvauksesta. Käyttäjäyrityksen TES: teknologiateollisuus.”
• Rakennus: ”Kolme RAM-mittauksen avustajaa Vantaan työmaalle, aloitus seuraavalla viikolla, kesto kahdeksan viikkoa. Pakollinen: työturvallisuuskortti, valokuvallinen veronumeroon kytketty kortti, työmaakulkulupa järjestetään ensimmäisenä päivänä. TES: rakennusliitto.”
• HoReCa: ”Kaksi tarjoilijaa Helsingin keskustan ravintolaan, ilta- ja viikonloppuvuorot, kesto kausityötä noin kolme kuukautta. Pakollinen: hygieniapassi, anniskelupassi. TES: PAM matkailu-, ravintola- ja vapaa-ajan palvelut.”
• Logistiikka: ”Yksi terminaalityöntekijä Vantaalle, yövuoroon klo 22–06, määräaikainen kuusi viikkoa. Pakollinen: trukkikortti, työturvallisuuskortti. TES: AKT.”
• Kauppa: ”Yksi myyjä Espooseen sesonkiin, viikonloppuvuorot ja muutama iltavuoro, kesto neljä viikkoa. Pakollinen: aiempi kassakokemus. TES: PAM kaupan ala.”

Mitä tarkemmin TES ja vuorojen luonne on kirjattu, sitä tarkempi hinta-arvio palaa.

Jos haluat tehdä tästä valmiin sisäisen pohjan, käytä rinnalla toimeksiantobriefiä henkilöstövuokraukseen. Jos tarve on jo päätetty, siirry suoraan sivulle tilaa vuokratyöntekijä.

Seuraava askel

Henkilöstövuokraus toimii parhaiten, kun tarve voidaan muuttaa konkreettiseksi toimeksiannoksi. StaffMill tekee ostamisesta helpompaa: saat keskusteluun oikeat kysymykset, selkeämmän etenemistavan ja paremman pohjan päätökselle.

Jos tarve on kiireellinen, lue myös työntekijä nopeasti yritykselle. Jos kyse on kausipiikistä, katso sesonki- ja ruuhka-apu. Jos vielä vertailet malleja, aloita artikkelista henkilöstövuokraus vai oma rekrytointi.

Soita 029 007 4040 tai lähetä tarjouspyyntö. Kun kerrot työn sisällön, vuorot, keston ja paikkakunnan, vastaus voidaan rakentaa suoraan seuraavaksi askeleeksi.

Lähetä StaffMillille rooli, työpiste, paikkakunta, aloitus, vuorot, kesto, pakolliset vaatimukset ja päätöksentekijä. Saat keskusteluun selkeämmät kysymykset ja paremman pohjan tarjous- tai toteutuspäätökselle.