Rekrytointi alkaa kunnolla vasta, kun rooli on muutettu päätettäväksi toimeksiannoksi. Olemme nähneet, että suurin osa hitaista hauista juontaa juurensa juuri tähän vaiheeseen: tarve on ymmärretty pääpiirteissään, mutta päätökset on jätetty ”katsotaan ensimmäisten ehdokkaiden jälkeen”. Silloin haku alkaa hitaasti ja ehdokkaiden vertailu venyy. Tunnistettava paine: kalenterissa on muuta, mutta haku odottaa, ettet itse ehdi tarkentaa profiilia.
Rekrytointitoimeksiannon aloitus on vaihe, jossa työnantaja ja kumppani sopivat hakuprofiilin, aikataulun, vastuunjaon ja viestin ehdokkaalle siten, että haku voidaan käynnistää välittömästi. StaffMill auttaa työnantajaa tiivistämään tarpeen: mitä haetaan, miksi nyt, kuka päättää, milloin henkilön pitäisi aloittaa ja millä viestillä ehdokas saadaan kiinnostumaan.
Hyvä aloitus ei ole lomakkeen täyttämistä. Se on myyntityötä ehdokasmarkkinoille. Jos rooli, palkkataso, aikataulu tai valintaperuste jää auki, haku hidastuu ennen kuin se on edes alkanut.
Aloita päätöksestä, ei tehtävänimikkeestä
Tehtävänimike on vasta otsikko. StaffMill tarvitsee tiedon siitä, millainen päätös yrityksen pitää tehdä. Onko tarve uusi rooli, korvausrekrytointi, kasvun avaama paikka, vaikeasti täytettävä asiantuntijatehtävä vai vuokratyöstä pysyväksi muuttuva tarve?
Kun päätös on selvä, myös hakutapa tarkentuu. Jos työ pitää saada käyntiin nopeasti tai työnjohto pysyy yrityksellä, henkilöstövuokraus voi olla oikea alku – sekä lyhyempään tarpeeseen että pitkään, täysipäiväiseen jaksoon, jossa kokenut ammattilainen tekee samaa työtä kuukausista vuosiin. Jos markkinasta pitää löytää passiivisia ehdokkaita uuteen avainrooliin, suorahaku voi olla parempi reitti.
Kerro roolin todellinen tehtävä
Hakua ei kannata rakentaa vain vastuulistasta. Ehdokas arvioi, onko työ houkutteleva, ymmärrettävä ja uskottava. Siksi toimeksiannossa pitää näkyä työn arki.
Kerro StaffMillille:
- mitä henkilö tekee ensimmäisten viikkojen aikana;
- kenen kanssa hän työskentelee;
- mitä ongelmaa rooli ratkaisee;
- mitä pitää osata heti;
- mitä voidaan perehdyttää;
- millainen onnistuminen näyttää kolmen kuukauden kohdalla;
- miksi tehtävä kannattaa ottaa vastaan.
Tämä tekee hausta myyvän. StaffMill ei myy ehdokkaalle geneeristä paikkaa, vaan konkreettista mahdollisuutta.
Pakolliset vaatimukset ja toiveet eri riveille
Liian pitkä vaatimuslista kaventaa hakua. Liian väljä lista tuottaa vääriä ehdokkaita. Aloituksessa erotellaan kolme tasoa.
Pakolliset vaatimukset ovat asioita, joista ei voi joustaa. Vahvat toiveet vaikuttavat valintaan, mutta eivät estä keskustelua. Perehdytettävät asiat opetetaan työssä tai aloituksen yhteydessä.
StaffMill voi auttaa tiivistämään tämän rooliprofiiliksi. Se parantaa hakua, koska ehdokasta ei arvioida epämääräisen ”hyvän tyypin” mukaan vaan työn todellisten vaatimusten mukaan. Esimerkki: ”SAP-kokemus” voi olla pakollinen, vahva toive tai opittavissa, ja kolme eri valintaa tuottavat kolme eri ehdokasjoukkoa.
Mitä lakipykäliä aloituspalaverissa pitää muistaa?
Toimeksiannon aloituksessa kannattaa heti varmistaa muutama lainsäädännön kohta.
- Yhdenvertaisuuslaki (1325/2014) kieltää syrjinnän rekrytoinnissa. Hakuprofiili pitää muotoilla niin, että vaatimukset perustuvat työn aitoihin tarpeisiin.
- Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) rajoittaa, mitä henkilötietoja hakijalta saa kerätä: vain työsuhteen kannalta välittömästi tarpeelliset.
- Tilaajavastuulaki (1233/2006) edellyttää henkilöstövuokrauksessa, että käyttäjäyritys saa kumppaniltaan selvitykset verovelasta, eläkemaksuista, työehtosopimuksesta ja vastaavista ennen sopimuksen tekemistä.
Käytännössä aloituspalaverissa kirjataan, että nämä on tarkistettu, ja kumppani toimittaa tilaajavastuudokumentit (tai linkin Suomen Tilaajavastuu Oy:n raportille) ennen ensimmäisen ehdokkaan esittelyä.
Aikataulu ratkaisee haun rytmin
Rekrytoinnissa nopeus syntyy päätöksistä. Jos haastatteluajat, päätöksentekijä tai aloituspäivä ovat auki, haku alkaa hitaasti, vaikka ehdokkaita löytyisi.
Hyvä toimeksianto kertoo:
- milloin haku pitää avata;
- milloin ensimmäiset ehdokkaat halutaan arvioida;
- kuka haastattelee;
- milloin päätös voidaan tehdä;
- milloin työn pitäisi alkaa;
- mitä tapahtuu, jos sopiva henkilö löytyy heti.
Jos rooli on kiireellinen, sano se suoraan. StaffMill voi silloin arvioida, aloitetaanko vuokratyöllä, suorahakuna, julkisella haulla vai yhdistelmällä. Aikatauluun kannattaa lukita myös päätösikkunat: esimerkiksi ”haastattelut viikoilla 18–19, päätös viimeistään 12.5., aloitus heti”.
Palkka, ehdot ja myyntipuhe kuuluvat samaan keskusteluun
Ehdokas ei arvioi vain palkkaa. Hän arvioi työn sisältöä, esihenkilöä, työpaikan rytmiä, sijaintia, vuoroja, joustoa ja sitä, miksi rooli on avoinna. Jos näistä ei puhuta alussa, StaffMill joutuu myymään paikkaa liian ohuella viestillä.
Toimeksiannossa kannattaa kuvata, mikä tekee tehtävästä houkuttelevan. Se voi olla vakaa työrytmi, mahdollisuus kehittyä, selkeä perehdytys, tuttu toimiala, hyvä tiimi tai mahdollisuus siirtyä vuokratyöstä pysyvään ratkaisuun.
Vahva myyntiviesti ei tarkoita liioittelua. Se tarkoittaa, että työn parhaat puolet sanotaan selvästi.
Milloin aloituspalaveri on erityisen tärkeä?
Aloituspalaveri pidetään aina, mutta se on välttämätön silloin, kun rooli on vaikea, uusi, kiireellinen tai aiempi haku on epäonnistunut. Silloin StaffMillin pitää ymmärtää myös, miksi edellinen yritys ei tuottanut tulosta. Oliko vika profiilissa, palkkatasossa, ehdokasviestissä, ehdokasmarkkinassa vai päätösrytmissä?
Lue rinnalle vaikea rekrytointi, jos hakijoita ei tule, ehdokkaat keskeyttävät tai sopiva osaaminen ei osu markkinaan. Jos haku on suorahaku, käy läpi myös suorahaku yritykselle.
Miltä hyvä toimeksianto näyttää käytännössä? Esimerkki rakennusalalta
Yli 80 työntekijän rakennusliike Pirkanmaalla rekrytoi vastaavaa työnjohtajaa. Aloituspalaverissa päästään puolessa tunnissa konkretiaan:
- rooli on olemassa olevan vastaavan jäätyä eläkkeelle;
- työ alkaa kahdeksan viikon kuluttua;
- työmaakohde on linjasaneerausurakka Tampereen keskustassa;
- palkkahaarukka on 5 200–6 000 euroa kuukaudessa;
- työturvallisuuskortti ja vastaavan työnjohtajan pätevyys ovat pakollisia;
- kokemus märkätilojen valvonnasta on vahva toive;
- päätöksentekijöinä ovat toimitusjohtaja ja talotekniikkayksikön johtaja.
Toimeksianto kirjataan A4:lle, ja kumppani aloittaa suorahaun kahdessa päivässä. Kuuden viikon kuluttua valitaan ehdokas, joka aloittaa heti vanhan vastaavan eläkkeelle siirtyessä. Aikataulu pitää, koska aloituspalaverissa kaikki olennaiset päätökset oli jo tehty.
Mitä jos jokin tieto on vielä auki?
Toimeksianto ei vaadi täydellistä briefiä, vaan rehellistä kuvaa siitä, mitä on jo päätetty ja mitä pitää vielä päättää. Avoimet kohdat saa sanoa ääneen: ”Palkkahaarukka päätetään ensi viikolla”, ”työpiste vahvistuu, kun toimitilat ovat valmiit”, ”teknisen arvioinnin vetäjää ei ole vielä nimetty”.
Tällöin StaffMill voi auttaa rajaamaan ne kohdat, joista päätös tarvitaan ennen haun avaamista, ja ne, jotka voidaan ratkaista lennossa. Hyvä kumppani ei vaadi täydellistä lähtötilannetta, mutta auttaa pitämään huolen, että avoimet kohdat eivät jää roikkumaan kesken haun.
Valmis toimeksiannon aloitusrunko
Lähetä StaffMillille aloitukseen nämä tiedot:
- rooli ja työtehtävät;
- työn syy ja liiketoimintatarve;
- työpaikka, paikkakunta ja työn tekemisen malli;
- aloitus, aikataulu ja päätöksentekijä;
- pakolliset vaatimukset ja vahvat toiveet;
- perehdytettävät asiat;
- palkka- tai palkkiotaso, jos se on päätettävissä;
- miksi hyvä ehdokas kiinnostuisi tehtävästä;
- valintaprosessi ja haastatteluajat;
- mikä hakutapa tuntuu yrityksestä oikealta.
Jos kaikkea ei vielä tiedetä, sekin kannattaa sanoa. StaffMill auttaa rajaamaan avoimet kohdat niin, että haku ei jää odottamaan täydellistä briefiä.
Yleisimmät virheet aloituspalaverissa
Olemme nähneet, että nämä viisi virhettä toistuvat yli toimialojen:
- Tehtävänimike kirjataan, mutta työn arki jää piiloon. Ehdokas ei innostu otsikosta vaan siitä, mitä työssä tehdään.
- Pakolliset ja toivotut vaatimukset sekoittuvat. Erottele kolme tasoa: pakollinen, vahva toive, perehdytettävä.
- Päätöksentekijä ei ole paikalla aloituspalaverissa. Briefi rakennetaan toiseen käteen, ja muutoskierrokset alkavat.
- Palkkahaarukka jää auki. Kumppani ei voi sanoittaa myyntipuhetta, jos hinta ei ole tiedossa.
- Aikataulun päätösikkunat puuttuvat. Sovi konkreettiset päivämäärät, ei vain ”mahdollisimman nopeasti”.
Viiden minuutin tarkennus aloituksessa säästää usein viikon hakulaiselta.
Milloin aloitusta EI kannata kiirehtiä?
Sanomme tämän rehellisesti. Joskus aloitus kannattaa siirtää viikolla tai kahdella, jos rooliin liittyvät isot päätökset (toimitilamuutto, organisaatioremontti, palkkapolitiikan päivitys, sisäinen siirto) ovat vielä auki. Hutilointikäynnistys johtaa lähes aina hakuprofiilin korjaamiseen kesken matkaa. Parhaat ehdokkaat ehtivät tällöin irtaantua keskustelusta. Parempi malli on käyttää viikko aloituspalaverin tarkennuksiin ja käynnistää sen jälkeen täydellä päätöksellä.
Seuraava askel
Kerro StaffMillille rooli, päätöksen syy, aloitus, paikkakunta, pakolliset vaatimukset ja se, miksi tehtävä on myytävä ehdokkaalle. Voit jättää tiedot henkilöstövuokrauksen sivulta, lähettää henkilöstövuokrauksen tarjouspyynnön tai soittaa 029 007 4040.
Lue rinnalle myös vaikea rekrytointi ja suorahaku yritykselle, jos rooli on aiemmin jäänyt täyttämättä. StaffMill auttaa muuttamaan tarpeen rekrytointitoimeksiannoksi ja valitsemaan oikean hakutavan.