Iso tilaus on hyvä uutinen, mutta se voi kuormittaa tuotantoa, varastoa, lähettämöä ja asiakaspalvelua välittömästi. Tunnemme tilanteen: myyjä juhlii ja tuotannonjohtaja laskee, riittääkö viikko vai kaksi. Toimitusaika on luvattu, ja seuraava päätös pitää tehdä eilen. Tilaus tulee aamulla kymmeneltä. Iltapäivällä kolmelta pitäisi jo tietää, riittääkö nykyinen porukka vai tarvitaanko apuvoimia.
Henkilöstövuokraus kiireiseen tilaukseen muuttaa tilauspiikin konkreettiseksi toimeksiannoksi. Päätettävät asiat ovat:
- missä työ lisääntyy;
- mitä rooleja tarvitaan;
- milloin työ alkaa;
- kuinka kauan lisätekijöitä tarvitaan;
- kuka tekee päätöksen.
Emme myy epämääräistä ”apua kiireeseen”. Autamme ostajaa sanoittamaan tarpeen niin, että työntekijän rooli, vuorot, työpiste, perehdytys ja vaatimukset ovat käsiteltävissä. Olemme nähneet, että toimitusajan venyminen johtuu lähes aina ensimmäisen viikon hitaasta käynnistyksestä, ei tekijöiden määrästä per se.
Rajaa tilauspiikin työvaihe
Tilaus ei vielä kerro, ketä tarvitaan. Kerro ensin, missä kohtaa tilaus lisää työtä: tuotannossa, pakkauksessa, keräilyssä, vastaanotossa, lähettämössä, laadunvarmistuksessa, asiakaspalvelussa vai kuljetusten valmistelussa.
Jos työ jakautuu useaan vaiheeseen, erittele ne. Sama tilaus voi vaatia yhtä tekijää pakkaamoon, toista lähettämöön ja kolmatta keräilyyn. StaffMill voi auttaa paremmin, kun jokainen työvaihe näkyy omana roolinaan eikä yhtenä yleisenä tuotantopiikkinä.
Muuta lisätyövoima rooleiksi
Lisätyövoima on ostettava vasta, kun tiedetään, mitä tekijät tekevät. Roolin pitää vastata ensimmäistä työpäivää eikä vain sisäistä nimikettä.
Kuvaa jokaisesta roolista:
- tehtävät ensimmäisessä vuorossa;
- tarvittava kokemus ja TES-perusta;
- työvälineet, koneet tai järjestelmät;
- fyysiset vaatimukset (nostot, seisomatyö, melu, lämpötila);
- pakolliset kortit, luvat ja perehdytykset (työturvallisuuskortti, tulityökortti, ajolupa);
- työnjohtaja työpisteessä.
Jos tehtävä on avustava, sano se. Jos työ vaatii itsenäistä suoriutumista, sano sekin. Tämä rajaa myyntiväitteen ”työntekijä tilauspiikkiin” uskottavaksi ja päätettäväksi.
Vuorot, kesto ja TES on sanottava nopeasti
Kiireisessä tilauksessa aika ratkaisee. Kerro vuorot, päivämäärät, työpiste ja tarvittavien työntekijöiden määrä heti alussa. Mainitse käytettävä työehtosopimus (Teknologiateollisuus, Kemianteollisuus, AKT, Logistiikka-ala, Rakennusala), koska TES määrää palkan, lisät ja työajan rajat.
Jos aikataulu elää asiakkaan tilauksen mukaan, kerro se. Epävarma tieto on parempi kuin piiloon jäävä oletus. StaffMill voi silloin arvioida, avataanko tarve heti, rajataanko se aloitusikkunaan vai odotetaanko tilausvahvistusta.
Hyvä vuorotieto kertoo:
- aloituspäivän tai aloitusikkunan;
- vuorojen kellonajat (esim. 06–14, 14–22, 22–06);
- tarvittavien henkilöiden määrän vuoroittain;
- työpisteen paikkakunnan ja osoitetason;
- tilauspiikin arvioidun päättymisen;
- mahdollisen jatkon tilauksen jälkeen;
- ylityö- ja viikonloppuvuorot, jos niitä on tiedossa.
Mitä työaikalaki ja TES sallivat?
Kiireisessä tilauksessa kannattaa muistaa työaikalain (872/2019) reunaehdot: säännöllinen työaika on lähtökohtaisesti 8 tuntia vuorokaudessa ja 40 tuntia viikossa, mutta TES voi antaa joustoa. Yötyölisä koskee tyypillisesti klo 23–06 työtä, lauantailisä lauantain työtä ja sunnuntailisä sunnuntaityötä 100 % korotuksella.
Vuokratyössä ylityökorvauksen velvollisuus on työnantajalla, eli henkilöstöalan yrityksellä. Kun StaffMill laskee tarjouksen kiireeseen, lisät ovat näkyvissä jo etukäteen, eikä laskutus yllätä tilauksen jälkeen. TES-pohjan kertominen tarjouspyynnössä nopeuttaa keskustelua tunneilla.
Henkilöstövuokraus voi tukea työpiikkiä
Henkilöstövuokraus sopii sekä rajattuun tilauspiikkiin että pidempiin, täysipäiväisiin jaksoihin, joissa kokenut ammattilainen jatkaa samassa työssä kuukausista vuosiin. Valtaosa StaffMillin tekijöistä on yli kymmenen vuoden alan kokemuksella, ja hyvin sujunut piikkityö muuttuu usein luontevaksi pitkäksi vuokrasuhteeksi. StaffMill auttaa tekemään tarpeesta selkeän ja ostettavan: työ, aikataulu, vastuut ja vaatimukset sovitetaan yhteen ennen etenemistä.
Jos tilaus kuormittaa tuotantoa, lue myös lisäresurssi tuotantoon ja teollisuuden henkilöstövuokraus. Jos työ painottuu varastoon tai kuljetusten valmisteluun, katso logistiikan henkilöstövuokraus ja logistiikan toimialahubi. Tuotantopiikkiin syvemmin keskittyy tuotantopiikki vuokratyövoimalla.
Miltä kiireinen tilaus näyttää käytännössä? Esimerkkejä toimialoilta
Konepajateollisuus. Itä-Suomalainen konepaja sai puolen miljoonan euron tilauksen, jonka toimitusaika on neljä viikkoa. Tarve: kaksi hitsaajaa ja yksi kokoonpanija. Pakolliset vaatimukset: hitsausluokitukset standardin EN ISO 9606 mukaan, työturvallisuuskortti. StaffMill avasi hakua jo samana päivänä, kun konepaja toimitti listan koneista, hitsausmenetelmistä ja vuoroista. Aloitus seuraavalla viikolla, kaksi vuoroa.
Logistiikkakeskus. Pirkanmaalainen logistiikkakeskus saa kaksi viikkoa kestävän tilauspiikin, jossa keräilymäärä kaksinkertaistuu. Tarve: viisi keräilijää, kaksi pakkaajaa, yksi trukinkuljettaja. Pakolliset: työturvallisuuskortti, trukin ajolupa T-luokassa. Vuorot 06–14 ja 14–22. Aloitus seuraavana arkipäivänä, perehdytys puolen tunnin pikakoulutuksella ja kohdekohtaisella käsipäätteen käyttöoppaalla.
Rakennustyömaa. Yli 50 työntekijän rakennusliike Pirkanmaalla saa lisätyön valmistuvalle työmaalle, jonka loppuun saattaminen vaatii kahden viikon kiireilyn. Tarve: kaksi rakennusmiestä ja yksi kirvesmies. Pakolliset: työturvallisuuskortti, veronumero, rakennusmiehillä työmaakohtainen perehdytys ennen aloitusta.
Vähittäiskaupan keskusvarasto. Joensuulainen vähittäisketju saa odotettua suuremman jouluerän viikkoa odotettua aiemmin. Tarve: kolme keräilijää lisävuoroihin viikoksi. Pakolliset: työturvallisuuskortti, käsipäätekokemus.
Milloin tilauspiikkiä EI kannata hoitaa vuokratyöllä?
Jos tilaus ehditään tehdä yhdessä viikossa nykyisellä porukalla pitkillä päivillä, ylityökorvaus voi olla edullisempi kuin uusien tekijöiden perehdytys. Olemme nähneet, että alle viiden työpäivän piikkiin uuden vuokratekijän hakeminen on harvoin järkevää, koska perehdytys vie ensimmäisen päivän ja tuottavuus jää alle vakituisen.
Toinen tilanne, jossa vuokratyö ei sovi: tilaus vaatii sertifioidun erityisosaajan, kuten luokitellun hitsaajan tai harvinaisen koneenkäyttäjän, jota ei alueelta löydy. Tällaiseen tarpeeseen sopii paremmin suorahaku, henkilöstövuokraus vai alihankinta -arvio tai sopimuskumppanin kanssa tehty ostopalvelu. StaffMill kertoo rehellisesti, jos tarpeesi sopii paremmin näihin reitteihin.
Kolmas tilanne: jos tilauksen toimitusvastuu on alihankkijalla ja työn lopputulos kuuluu sopimukseen (esim. valmistettu komponenttierä), oikea muoto on alihankinta, ei vuokratyö. Vuokratyössä työn johto siirtyy käyttäjäyritykselle, alihankinnassa ei.
Kiireestä pitää tehdä päätettävä toimeksianto
Kiireinen tilaus ei saa jäädä viestiksi, jossa pyydetään vain ”tekijää nopeasti”. StaffMill voi auttaa vasta, kun kiire puretaan päätettäviksi asioiksi: työvaihe, määrä, vuorot, aloitus, kesto, työpiste ja pakolliset vaatimukset.
Tämä ei heikennä nopeuslupausta. Päinvastoin: mitä tarkempi pyyntö on, sitä nopeammin oikea keskustelu voidaan käynnistää. Kerro myös, mikä tieto on vielä epävarmaa. StaffMill voi silloin arvioida, pitääkö haku avata heti vai tarkentaa tilaus ensin.
Tarvitsetko tekijöitä tällä viikolla? Soita 029 007 4040, niin StaffMill arvioi tilauspiikin saman päivän aikana ja avaa haun, kun rooli on rajattu.
Jos tilauspiikki on osa laajempaa kiirettä, lue työntekijä nopeasti yritykselle. Jos sama kuormitus toistuu sesongeissa, katso sesonki- ja ruuhka-apu ja henkilöstövuokraus ruuhkahuippuun.
Miten ostaja voi nopeuttaa aloitusta omilla toimilla?
Vaikka haku on StaffMillin vastuulla, käyttäjäyrityksen valmistelu vaikuttaa eniten siihen, kuinka nopeasti tekijä on tuottavasti töissä. Yli vuosikymmen alalla on opettanut, että ensimmäinen viikko ratkaisee tilauspiikin onnistumisen. Se viikko alkaa pohjatyöstä, jonka käyttäjäyritys tekee.
Konkreettiset askeleet, joita voit tehdä jo ennen ehdokasesittelyä:
- valmistele kirjallinen yhden sivun perehdytysohje, jossa työpiste, työvälineet, järjestelmät ja yhteyshenkilöt on listattu;
- nimeä ensimmäisen vuoron perehdyttäjä ja varahenkilö, jolla on aikaa puoli tuntia aloituksessa;
- järjestä kulkulupa, työvaatetus ja henkilökohtaiset suojaimet valmiiksi;
- varmista, että työsuojeluvaltuutettu tietää uuden tekijän aloituksesta;
- merkkaa kalenteriin ensimmäisen viikon palautekeskustelu kahdenkesken;
- ilmoita pääurakoitsijalle tai toimitusketjulle, että lisätyövoima on saapumassa.
Nämä toimet vievät yhteensä alle tunnin, mutta nopeuttavat ensimmäisen vuoron tuottavuutta merkittävästi.
Mitä StaffMill kysyy seuraavaksi?
StaffMillin seuraavat kysymykset liittyvät työn arkeen. Kuka johtaa työtä? Voiko uusi tekijä aloittaa perehdytyksellä? Tarvitaanko kortteja, omaa autoa, tiettyä kielitaitoa tai aiempaa kokemusta? Voiko sama tekijä jatkaa tilauksen jälkeen muussa työssä? Kuka hyväksyy tunnit ja kuka on varahyväksyjä?
Näihin vastaaminen tekee kiireisestä tilauksesta päätettävän henkilöstövuokrauksen toimeksiannon. Samalla yritys saa paremman kuvan siitä, mitä voidaan käynnistää heti ja mikä vaatii lisää tietoa.
Yleisimmät virheet kiireisessä tilauksessa
- Tarve viestitään liian yleisellä tasolla. ”Tarvitsemme apua tuotantoon” ei vielä ole toimeksianto.
- TES-pohja jää avoimeksi. Tarjous viivästyy, kun palkkapohja pitää selvittää erikseen.
- Pakolliset kortit unohtuvat tarjouspyynnöstä. Ehdokas ei pääsekään aloittamaan, kun työturvallisuuskortti on vanhentunut.
- Aloituspäivää ei ole päätetty. ”Mahdollisimman pian” voi tarkoittaa kahta päivää tai kahta viikkoa.
- Yhteyshenkilö on lomalla. Päätöksentekijän puhelinnumeron pitää olla auki seuraavat 48 tuntia.
- Perehdyttäjää ei ole nimetty. Ensimmäisen vuoron alussa kukaan ei ole vastassa.
Valmis briefi kiireiseen tilaukseen
Lähetä StaffMillille:
- asiakkaan tilauksen aiheuttama työvaihe;
- tarvittavat roolit ja henkilömäärät;
- työpiste, paikkakunta ja mahdollinen liikkuminen;
- vuorot, aloitus ja arvioitu kesto;
- käytettävä työehtosopimus;
- pakolliset kortit, luvat ja osaaminen;
- perehdytyksen ajankohta ja vastuuhenkilö;
- työnjohtaja ja tuntien hyväksyjä;
- päätöksentekijä ja aikaraja.
Lyhyt ja tarkka briefi on parempi kuin pitkä tilauskuvaus, josta työ ei näy.
Seuraava askel
Kerro StaffMillille tilauspiikin työvaihe, roolit, vuorot, työpiste, aloitus, kesto ja pakolliset vaatimukset. Näin kiireisestä tilauksesta syntyy selkeä henkilöstövuokrauksen toimeksianto. Seuraava etenemistapa voidaan arvioida nopeasti.
Soita 029 007 4040 tai jätä toimeksianto verkkolomakkeella. Jos haluat ensin nähdä, millaisia tekijöitä alueeltasi löytyy, selaa avoimia työpaikkoja ymmärtääksesi paikallista työmarkkinaa.