Kun sesonki lähestyy, talousjohtaja kysyy yhden numeron ja toimitusjohtaja toisen. Operatiivinen vetäjä tietää, että kumpikaan ei pidä, jos vuorot ovat vajaita. Tilanne on tuttu: laskutaulukossa on yksi rivi nimeltä ”sesonkityövoima”, mutta sen takana on kymmeniä vuoroja, useita rooleja ja vähintään kolme paikkakuntaa. Sesonkityövoiman budjetti ei synny arvaamalla, montako lisätekijää ehkä tarvitaan. Se syntyy työvuoroista, rooleista, kestosta, perehdytyksestä ja seurauksista vajaalle miehitykselle.
StaffMill auttaa muuttamaan sesongin työvoimatarpeen laskettavaksi toimeksiannoksi. Seuraava askel on kertoa sesongin ajankohta, roolit, paikkakunta, vuorot, kesto ja pakolliset vaatimukset.
Miten budjetti rakennetaan vuoroista?
Sesonki kuulostaa yhdeltä tarpeelta, mutta budjetissa se pitää purkaa vuoroiksi. Montako tuntia työtä syntyy, millä viikoilla, missä rooleissa ja millä osaamisella?
Käy läpi nämä kysymykset:
- milloin kiire alkaa ja loppuu;
- montako henkilöä tarvitaan eri viikoilla;
- ovatko vuorot päivä-, ilta- vai viikonloppuvuoroja;
- mitä perehdytystä tarvitaan;
- voiko työ jatkua sesongin jälkeen;
- mikä rooli on kriittisin.
Kun nämä on selvitetty, StaffMill arvioi, miten henkilöstövuokraus rakennetaan ja mihin vuoroihin lisätekijät kohdistetaan ensin. Sama 1 200 työtuntia näyttää eri budjetilta, jos se jakautuu kahdelle viikolle kuin jos se jakautuu kahdelle kuukaudelle. Kahden viikon piikissä tarvitaan helposti 15 tekijää rinnakkain, kahden kuukauden tasaisessa kuormassa neljä riittää.
Mistä sesonkityövoiman hinta muodostuu käytännössä?
Yritys ei maksa pelkkää tuntipalkkaa. Henkilöstövuokrauksen hinta muodostuu työntekijän palkasta sekä palvelukertoimesta. Kerroin kattaa sivukulut, lomakorvauksen, työterveyden, vakuutukset, rekrytointityön ja palvelumaksun. Toimialalla yleisesti käytössä olevat kertoimet asettuvat tyypillisesti välille 1,55–2,00. Taso riippuu roolista, sesongin pituudesta, vuorojen rytmistä ja paikkakunnasta. Rakennus- ja erityisosaamista vaativilla aloilla kerroin asettuu lähemmäs ylärajaa, kevyemmissä avustavissa rooleissa lähemmäs alarajaa.
Kun lasket sesonkibudjetin yritykselle, käytä konkreettista esimerkkiä. Jos sopivan TES:n mukainen tuntipalkka on 15 € ja palvelukerroin on 1,75, vuokratyön kokonaiskustannus on noin 26,25 €/h. Kuukauden kahdenkymmenen päivän kahdeksan tunnin vuoroissa yhden tekijän laskennallinen kustannus on noin 4 200 €. Vertaa hintaa siihen, mitä oma rekrytointi maksaisi neljän viikon kestoiseen tarpeeseen. Mukaan lasketaan ilmoituskanavat, esihenkilön aika, perehdytys ja työsuhteen päättämisen byrokratia.
Kerroin ei ole salainen. Pyydä se auki tarjouksesta, jotta tiedät, mistä maksat. Olemme nähneet, että avoimesti perusteltu kerroin synnyttää huomattavasti vähemmän jälkikäteistä hämmennystä kuin ”paketti”, jonka erittely puuttuu.
Mitä katko maksaa, jos vuorot jäävät vajaiksi?
Liian pieni budjetti voi näyttää hyvältä etukäteen ja tulla kalliiksi sesongin aikana. Jos myyntiä jää tekemättä, tuotanto pysähtyy tai asiakaspalvelu ruuhkautuu, säästö muuttuu menetykseksi. Vakihenkilöstön ylityöt, sairauspoissaolojen lisääntyminen ja kireä työilmapiiri jatkavat laskua sesongin jälkeenkin.
Mehiläisen myöntämien sairauspoissaolojen vuoden 2024 datan mukaan kuormittuneilla aloilla mielenterveysperusteiset poissaolot ovat selvästi yleistyneet, ja Kelan tilastoissa pitkien mielenterveyspoissaolojen menetetty työpanos lasketaan miljardiluokassa. Kuormitus näkyy erityisesti tiimeissä, joissa perustyökuorma on jo kireällä ennen sesonkia. Vaje yhdellä viikolla siirtyy harvoin pelkäksi laskuriviksi, vaan se lasketaan myös vakihenkilöstön jaksamisesta.
Vertaa siis sesonkityövoiman kustannusta siihen, mitä vajaa miehitys aiheuttaa. Tavoite ei ole ostaa mahdollisimman monta tuntia, vaan oikeat tunnit oikeisiin kohtiin. Joskus rehellinen vastaus on, että parin viikon huipun voi venyttää oman tiimin voimin, kun taas kuuden viikon piikki vaatii lisätekijät.
Lue myös sesonki- ja ruuhka-avusta. Jos sesonki koskee myymälää tai palvelupistettä, katso erikseen kaupan sesonkityöntekijät.
Miksi aikainen tilaus parantaa sekä laatua että hintaa?
Sesonki toistuu usein kalenterissa. Joulu, kesä, inventaario, kampanja, sadonkorjuu, rakennusvaihe tai tuotantopiikki näkyvät etukäteen. Mitä aiemmin roolit ja vuorot kuvataan, sitä paremmin StaffMill arvioi saatavuutta ja löytää tekijöitä, jotka osaavat työn jo entuudestaan.
Olemme nähneet, että kuukautta etukäteen tilatussa sesongissa ensimmäiset vuorot menevät selvästi sujuvammin kuin viikkoa ennen tehdyssä kiiretilauksessa. Aikaisessa tilauksessa myös kerroin pysyy maltillisena, koska riskipreemiota ei tarvitse hinnoitella mukaan. Tekijät löytyvät rauhassa, perehdytyksen voi suunnitella ja vajaaksi jääneitä vuoroja ei tarvitse paikata kalliilla kiireratkaisuilla. Viime hetken tarpeet voi ottaa käsittelyyn, mutta silloin pitää nimetä tärkein rooli ensin.
Mitä budjettiin kuuluu tuntihinnan lisäksi?
Budjetin kokonaiskuva ei näy laskussa. Mukaan kuuluu:
- perehdytys ja sen vetäjän aika;
- työnjohto sesongin aikana;
- mahdollinen jatko sesongin jälkeen;
- työvälineet, suojavarusteet ja työvaatteet;
- kulkuohjeet, avaimet ja taustaselvitykset;
- pakolliset kortit (työturvallisuuskortti, hygieniapassi, anniskelupassi, tulityökortti);
- asiakkaan oma aika rekrytoinnin koordinoinnissa;
- tilaajavastuulain mukaisten selvitysten tarkistaminen.
Tilaajavastuulaki velvoittaa tilaajaa pyytämään ja tarkistamaan tietyt selvitykset ennen vuokratyösopimuksen tekemistä, kun vuokratun työntekijän tai työntekijöiden työskentely kestää yhteensä yli kymmenen työpäivää. 9 000 euron raja koskee alihankintasopimuksia, ei vuokratyötä. StaffMilliltä saat tarvittavat tiedot, mutta niiden tarkistaminen ja säilyttäminen kuuluvat tilaajalle. Tarkistus on osa ostamista, ei pelkkä muodollisuus.
Jos nämä jäävät käsittelemättä, työ voi näyttää paperilla edullisemmalta kuin se on. StaffMill auttaa rajaamaan, mitä ostetaan henkilöstöalan yrityksen palveluna ja mitä asiakkaan pitää hoitaa työpaikalla.
Kustannusnäkökulmaa täydentää varahenkilöstön kustannus, jos sesonkiin sisältyy poissaolo- tai katkoriski.
Miltä sesonkibudjetti näyttää käytännössä? Esimerkki kaupan alalta
Yli 30 työntekijän pirkanmaalainen päivittäistavarakauppa lasketti edellisen joulusesongin uudelleen, kun edellisen vuoden kassajonot olivat aiheuttaneet asiakaspalautetta. Tarkka erittely paljasti, että marraskuun puoliväli ja joulukuun ensimmäiset kaksi viikkoa veivät kaksi kolmasosaa lisätyövoimasta. Kun roolit jaettiin kassaan, hyllytykseen ja iltatäydennykseen, 1 600 lisätunnin kokonaisuus pystyttiin myymään kolmelle eri tekijäprofiilille. Kaikkia ei siis tarvinnut kutsua samaan vuoroon. Yhden ”sesonkikäden” sijaan budjetissa oli kolme nimettyä roolia, ja jokaiseen pystyttiin perehdyttämään etukäteen viikon kahden välein.
Kuvaava esimerkki teollisuudesta: noin 50 työntekijän rakennuselementtejä valmistava tehdas tilasi kesälomien paikkaamiseen kuusi henkilöä neljäksi viikoksi. Kun perehdytysaika laskettiin mukaan, ensimmäisen viikon tuottavuus oli noin 60 % normaalista. Sen jälkeen tahdista tuli vakaa. Tämä olisi pitänyt huomioida budjetissa, ei tehdä siitä yllätys ensimmäisen viikon raporttiin.
Mitä TES vaatii sesonkityövoiman hinnoittelussa?
Sesongin hinta ei muodostu pelkästään kysynnästä, vaan TES asettaa pohjan. Sopiva työehtosopimus määrää vähimmäispalkat, ilta- ja yölisät, sunnuntaityökorvauksen, vuorolisät ja vapaapäivien korvaukset. Esimerkiksi kiinteistöpalvelualan, kaupan, ravintola-alan ja teollisuuden TES-määräykset eroavat toisistaan, ja niiden palkankorotukset astuvat voimaan eri ajankohtina. Jos sesonkibudjetti rakennetaan elokuun palkkojen mukaan, mutta sesonki ajoittuu marraskuuhun, väliin osuva korotus on jo budjetissa hinnoiteltu väärin.
Esimerkki: kiinteistöpalvelualan TES:n mukainen palkka nousee elokuussa 2025 noin 2,7 % ja elokuussa 2026 noin 2,7 %, sekä heinäkuussa 2027 noin 2,4 %. Joulusesongissa työskentelevän siivoojan tuntipalkka on siis erilainen elokuun jälkeen kuin keväällä. Pyydä tarjous siitä TES-vuoden hintatasosta, jolloin sesonki tehdään, ei budjetin laatimishetkestä.
Sunnuntai- ja pyhäpäivätyö korottaa peruspalkkaa 100 %, ja iltavuorolisät vaihtelevat toimialakohtaisesti. Joulusesongin ja juhannuksen yhteydessä nämä lisät ovat usein enemmistö kustannuksesta. Käytä budjetissa vuoroittaista palkkalaskelmaa, ei kuukausikeskiarvoa.
Yleisimmät virheet sesonkityövoiman budjetoinnissa
Olemme nähneet samat virheet toistuvan vuodesta toiseen. Tunnista ne ajoissa, niin sesonki ei muutu kustannusyllätykseksi.
- Pelkän tuntimäärän laskeminen palkkalaskelman pohjaksi, kun osa tunneista osuu sunnuntaille tai pyhäpäivälle ja kerroin nousee selvästi.
- Perehdytyksen jättäminen budjetin ulkopuolelle, vaikka ensimmäisen viikon tuottavuus on usein 50–70 % normaalista.
- Yhden ”sesonkityöntekijän” käsittely yhtenä rivinä, kun roolit ovat todellisuudessa erillisiä ja niillä on eri saatavuus.
- Sairauspoissaolovaran nollaaminen budjetista, jolloin yksi flunssa romahduttaa miehityksen.
- Pakollisten korttien tarkistamisen lykkääminen viikkoa ennen sesonkia, vaikka hygieniapassi tai työturvallisuuskortti on hankittava ennen aloitusta.
- ”Ehkä jatketaan” -keskustelun lykkääminen sesongin loppuun, jolloin tekijät on jo sitoutettu muualle.
Jos näistä yksikään löytyy vielä omasta budjetistasi, on aika korjata kohta ennen tilausta.
Milloin sesonkibudjetointi ei riitä?
Jos sama piikki toistuu kahdesti vuodessa ja vie aina viisi viikkoa, yksittäinen sesonkibudjetti ei välttämättä ole oikea työkalu. Silloin keskustele jatkuvammasta osaajapoolista tai määräaikaisista sopimuksista. Sesonki ei ole sama asia kuin krooninen alimiehitys, ja näiden sekoittaminen vie budjetoinnista terän.
Sesonkibudjetointi ei myöskään korvaa puuttuvaa myyntiennustetta. Jos kysynnän huipun ajankohtaa ei tiedetä viikon tarkkuudella, mikään hinnoittelu ei pelasta tilannetta, jossa tekijät on tilattu väärälle viikolle. Aloita ennusteesta, ei henkilömäärästä.
Miltä budjettilaskelma näyttää käytännössä? Esimerkki teollisuudesta
Yli 80 työntekijän satakuntalainen pakkaustuotannon yritys teki kesälomien sesonkibudjetin huhtikuussa. Tarve oli kuusi tekijää neljäksi viikoksi kahdessa eri vuorossa, perustyökuorma muuttumaton.
- Tuntipalkka sopivan TES:n mukaan: 15,80 €.
- Kerroin: 1,75.
- Tekijän tuntikustannus: 27,65 €.
- Vuoro: kahdeksan tuntia, viisi päivää viikossa.
- Yhden tekijän neljän viikon kustannus laskennallisesti: noin 4 424 €.
- Koko sesongin lisätyövoiman budjetti: noin 26 540 €.
- Lisäksi varattiin 800 € perehdytysmateriaaleihin ja työturvallisuusperehdytyksen järjestäjän aikaan.
Tämä laskelma oli yritykselle perusta, jota verrattiin oman lisärekrytoinnin kustannukseen. Hakuilmoitus, esihenkilön aika, koeaikapalkka ja sesongin jälkeinen päättäminen olisivat tuottaneet määräaikaisen rekrytoinnin 15 000–20 000 € lisätyökustannuksena. Silti riskit henkilövalinnan epäonnistumisesta olisivat olleet yrityksen kannettavia. Vuokratyö valittiin tähän nimenomaiseen sesonkiin, mutta laskelma tehtiin avoimesti.
Seuraava askel
Kerro StaffMillille rooli, paikkakunta, vuorot, aloitus, kesto ja pakolliset vaatimukset. Mitä tarkemmin sesonki on jäsennetty rooleiksi ja vuoroiksi, sitä rauhallisempi on ensimmäinen viikko.
- Soita 029 007 4040, jos haluat sparrata budjettiraameja puhelimessa.
- Lähetä henkilöstövuokrauksen tarjouspyyntö, kun sesongin karkea kuva on selvillä.
- Tutustu sesonkityövoiman vuosikelloon, jos haluat suunnitella koko vuoden kerralla.
StaffMill auttaa rakentamaan sesonkityövoiman budjetin työvuoroista, ei arvauksista.