Varahenkilöstön kustannus näyttää helposti lisäkululta, kun työvuoro on vielä täynnä. Kustannus muuttuu toisenlaiseksi heti, kun ensimmäinen sairauspuhelu tulee aamulla viideltä, vuoro pysähtyy, toimitus viivästyy tai oma henkilöstö venyy ylitöihin viikon ajan. StaffMill auttaa vertaamaan varahenkilöstön kustannusta siihen, mitä katko maksaa yrityksen arjessa.
Seuraava askel on kertoa, mikä työ ei saa jäädä tekemättä ja milloin varahenkilöä tarvitaan.
Mistä varahenkilöstön kustannus muodostuu?
Varahenkilön hinta ei ole pelkkä tuntihinta. Se koostuu useammasta osasta:
- tehdyt tunnit työehtosopimuksen mukaisesti, mukaan lukien ilta-, yö- ja viikonloppulisät;
- mahdollinen varallaolokorvaus, jos tekijä on kotona valmiudessa;
- perehdytyksen kustannus, jos tekijä aloittaa uudessa kohteessa;
- StaffMillin kate, joka kattaa rekrytoinnin, työnantajavastuut ja työterveyden;
- mahdollinen minimivuoro, jos sopimuksessa on alaraja (esim. neljä tuntia).
Vuokratyössä työnantaja on StaffMill. Työnantajamaksut, lakisääteiset vakuutukset ja työterveys sisältyvät siksi tuntihintaan. Palkka ja lisät määräytyvät työsuhteessa sovellettavan työehtosopimuksen mukaan; lyhyt työsuhde ei oikeuta jättämään TES:n mukaisia lisiä maksamatta.
Mitä varahenkilöstö maksaa suhteessa riskiin?
Varahenkilöstön kustannusta ei pidä arvioida vain tuntihintana. Tärkeämpää on kysyä, mitä tapahtuu, jos henkilö puuttuu juuri sinä päivänä.
Arvioi:
- pysähtyykö työvaihe;
- syntyykö ylitöitä;
- jääkö asiakas palvelematta;
- myöhästyykö toimitus;
- venyykö vakihenkilöstö liian pitkälle;
- joutuuko työnjohto järjestelemään vuoroja jatkuvasti.
Jos katkon hinta on korkea, ennakoitu varahenkilöstö on kaupallisesti järkevä tapa rajata riskiä. Esimerkiksi yhden tunnin pysähdys kokoonpanolinjassa, jonka tuntihinta tilaajalle on neljä numeroa, ei jää voitolle, vaikka säästäisi varahenkilön päiväpalkan. Vastaavasti hoivapalvelussa yhden hoitajan puute voi tarkoittaa, että koko vuoro joudutaan ajamaan miehityksen alarajoilla. Tämä näkyy asiakaskokemuksessa, omavalvontasuunnitelmassa ja työntekijöiden jaksamisessa pitkälle yli kyseisen päivän.
Äkillinen sijainen vai suunniteltu varahenkilöstö?
Äkillinen sijainen ratkaisee yksittäisen poissaolon. Suunniteltu varahenkilöstö auttaa, kun poissaoloja tai ruuhkia on toistuvasti. Nämä vaativat eri ostomallin ja eri tason valmistautumista.
Jos kyse on yhdestä vuorosta, StaffMill tarvitsee nopeasti roolin, paikkakunnan, vuoron ja pakolliset vaatimukset. Jos kyse on toistuvasta tarpeesta, kannattaa rakentaa pidempi malli: milloin tarve yleensä syntyy, montako henkilöä tarvitaan ja mitä he tekevät myös niinä päivinä, kun kukaan ei ole pois.
Tämä on rehellinen kysymys: mihin varahenkilö istuu silloin, kun ketään ei tarvita paikata? Joissakin rooleissa vastaus on toissijainen tehtävä, toisissa kotonaolo varallaolokorvauksella. Molemmissa on oma hinta, ja molemmissa on rajansa.
Lue myös poissaolon paikkaamisesta vuokratyöllä. Jos tarve pitää ratkaista saman päivän tai viikon aikana, katso myös työntekijä nopeasti yritykselle.
Esimerkki kaupasta: yhden poissaolon kerrannaisvaikutus
Keskisuuri päivittäistavarakauppa Pirkanmaalla menetti yhden kassatyöntekijän klo 7 sairausilmoituksella. Yrittäjä siirtyi itse kassalle, hyllytys jäi tekemättä ja illan tilaus jäi vastaanottamatta. Kahdessa päivässä vajaamiehitys näkyi tuoretiskillä. Tilanne ratkaistaan tyypillisesti kahdella tavalla: joko venyttämällä omia työntekijöitä tai tilaamalla varahenkilö. Ensimmäinen reitti tuottaa ylityökorvauksia ja kuluttaa porukkaa. Toinen reitti maksaa ennakoidun tuntihinnan. Kun molemmat lasketaan ulos viikon yli, varahenkilö on usein halvempi vaihtoehto, jos kauppa on pidempään kiinni omavalvonnan vajaamiehityksellä.
Miksi nopeus riippuu valmiista tiedoista?
Varahenkilöstön tilaaminen on helpompaa, kun tiedot on koottu ennen kiirettä. StaffMill reagoi paremmin, jos roolit, vuorot, kohteet, vaatimukset ja perehdytys ovat tiedossa.
Tämä ei tarkoita varmaa saatavuutta joka tilanteessa. Se tarkoittaa, että yritys poistaa turhan viiveen omasta päästä ja antaa StaffMillille mahdollisuuden toimia heti. Ero on siinä, että tilausviesti klo 6.30 sisältää valmiit tiedot tai vaatii viisi tarkentavaa kysymystä takaisin. Toinen vaihtoehto on tunti hukassa.
Milloin varahenkilöstö kannattaa budjetoida?
Budjetointi on perusteltua, jos poissaolot, sesongit tai tuotantopiikit toistuvat. Älä ajattele varahenkilöstöä varastona, vaan toimintamallina: kuka tilaa, mitä tietoja annetaan ja millä ehdoilla työ käynnistetään. Varahenkilöbudjetti, jota käytetään kerran vuodessa, on todennäköisesti väärin mitoitettu.
Karkea sääntö: jos paikkaaminen vie työnjohdolta yli viisi tuntia kuukaudessa pelkkää järjestelyä, varahenkilömalli alkaa maksaa itsensä takaisin pelkän työnjohdon säästyneen ajan kautta. Jos sama vakituinen joutuu venymään yli neljä lauantaita vuodessa peruuntuneen vuoron takia, paine näkyy yleensä irtisanoutumisessa parin kuukauden viiveellä. Silloin kustannus moninkertaistuu.
Jos tarve muuttuu pysyväksi, keskustelu siirtyy rekrytointiin tai pidempään henkilöstövuokrauksen malliin. Kun sama katko toistuu, sesonkityövoiman budjetointi auttaa muuttamaan yksittäiset kiiretilaukset ennakoitavaksi malliksi.
Mitkä toimialat hyötyvät eniten varahenkilöstöstä?
Varahenkilöstön malli kannattaa erityisesti aloilla, joilla yhden tekijän puuttuminen pysäyttää työvaiheen tai vaarantaa palvelutason:
- Logistiikka ja varasto: keräily- ja lähettämötyö pysähtyy, jos tilaussykli on kireä ja vuoron miehitys on laskettu tarkalleen.
- Hoiva- ja siivousala: vuoron alarajat määräävät, voiko työ jatkua lainkaan ilman lisäkättä.
- Teollisuus: linjatyössä yksi puute pysäyttää koko linjan tai laskee tahtia tuntuvasti.
- Ravintola ja kahvila: lounastunti tai viikonloppu-ilta on yhden tekijän mittainen ero asiakaskokemuksessa.
- Kiinteistöhuolto: lumipäivänä yksi puuttuva kuljettaja näkyy kymmenissä kohteissa kerralla.
Tämä lista ei ole täydellinen, mutta antaa kuvan siitä, missä varahenkilöstöä todella kysytään. Vähäisen vaihtelun toimistotyössä yksittäinen sairauspoissaolo harvoin pysäyttää työvaihetta, koska tehtävät voi yleensä siirtää.
Milloin varahenkilöstöä ei kannata pitää?
Hyvin pieni yritys, jonka tehtävät ovat erittäin yksilöllisiä, ei välttämättä hyödy ennakoidusta varahenkilömallista. Jos paikkaajaa ei voi käyttää mihinkään ennen sairauspoissaoloa, kustannus on suuri ja hyöty epävarma. Tällöin nopea reagointi ja hyvä toimittajasuhde ajavat saman asian.
Vastaavasti jos poissaoloja on muutama vuodessa eikä työ ole aikakriittistä, kuukausittainen varahenkilöbudjetti on yleensä ylimitoitus. Silloin kannattaa pikemminkin sopia StaffMillin kanssa nopean tilauksen reitti ja varmistaa, että rooli on kuvattu valmiiksi, jotta tilauksesta aloitukseen kuluu tunteja eikä päiviä.
Esimerkki teollisuudesta: tuotantolinjan pysähdyksen hinta
Keskisuuri elintarviketehdas Pohjanmaalla teki laskelman, kun pohti varahenkilöbudjettia tuotantolinjalle. Linjan tuntihinta tilauksissa oli noin 1 800 euroa, kun mukaan laskettiin raaka-aineiden viive, työnjohdon aika, asiakassakot myöhästyneestä toimituksesta ja säilyvyysrajat. Yhden tunnin pysähdys, joka aiemmin sattui 6–10 kertaa kuukaudessa, maksoi siis tuhansia. Varahenkilön ennakoitu malli maksoi murto-osan tästä. Mallissa kaksi vuokrattua tekijää on käytettävissä 24 tunnin varoitusajalla. Tämä päti silloinkin, kun tilaa oli toissijaisia tehtäviä. Päätös oli helppo, kun luvut laitettiin rinnakkain.
Tämä ei ole yleinen totuus, vaan yhden yrityksen laskelma, mutta osoittaa, miten kokonaiskustannus muuttuu, kun katkon hinta lasketaan kunnolla auki.
Mitä tilaajavastuulaki edellyttää käyttäjäyritykseltä?
Vuokratyössä käyttäjäyritys on tilaajavastuulain (1233/2006) tarkoittama tilaaja. Ennen sopimuksen tekoa tilaajan on hankittava vuokratyöfirmalta selvitykset verojen maksamisesta, eläkevakuutuksista, kaupparekisteristä, sovellettavasta TES:stä ja työterveyshuollon järjestämisestä. Selvitysten on oltava enintään kolme kuukautta vanhoja sopimusta tehtäessä. StaffMill toimittaa nämä rutiininomaisesti, mutta tilaaja vastaa siitä, että ne on pyydetty ja arkistoitu. Lain rikkomisesta voi seurata laiminlyöntimaksu.
Tämä on osa varahenkilöstön kokonaiskustannuksen rakennetta. Selvitysten käsittely vie aikaa ensimmäisellä kerralla, mutta sen jälkeen toimittajasuhteen ylläpito on minimaalista.
Yleisimmät virheet varahenkilömallin rakentamisessa
- Varahenkilö on määritelty vain rooliksi, ei henkilöksi tai pooliksi. Kun paikkaajaa tarvitaan, kukaan ei ole erityisesti se ”varahenkilö”.
- Mallista keskustellaan vasta poissaolon sattuessa, ei budjetointivaiheessa.
- Perehdytys jää tekemättä siltä varalta, että tarvetta ei tule. Kun tarve tulee, ensimmäinen vuoro kuluu opasteeseen.
- Vuoron alaraja unohtuu, ja tilaus tehdään kahdelle tunnille, vaikka työehtosopimus vaatii pidempää minimiä.
- Varahenkilöä käytetään pelkästään katkojen paikkaamiseen, vaikka hänet voisi sijoittaa toissijaiseen tehtävään silloinkin, kun kukaan ei ole pois.
Seuraava askel
Kerro StaffMillille rooli, paikkakunta, vuorot, aloitus, kesto ja pakolliset vaatimukset. Soita kiireellisessä tilanteessa 029 007 4040. StaffMill auttaa vertaamaan varahenkilöstön kustannusta katkoksen hintaan ja rakentamaan mallin, joka kestää myös huonon viikon. Halutessasi voit tutustua ensin oppaisiin poissaolon paikkaaminen vuokratyöllä ja sairauspoissaolon sijaisen tilaaminen. Niistä löydät käytännön ohjeet ennen ensimmäistä puhelua.