Aamuviestin lukeminen kahvikupin äärellä muuttuu nopeasti, jos viesti kuuluu ”olen sairas, en pääse vuoroon”. Vuoro alkaa kahden tunnin kuluttua, vakihenkilöstö on jo täynnä ja työnjohdon päivä menee uusiksi. Tähän tilanteeseen vuokratyö on tehty, mutta se toimii vain, jos pyynnöstä saa heti ulos sen, mitä haetaan.
Poissaolot eivät ole harvinainen poikkeus. Tilastokeskuksen ja Terveystalon vuoden 2025 katsausten mukaan suomalaisille kertyi keskimäärin 9,7 sairauspoissaolopäivää työntekijää kohden (Terveystalo, ”Näin Suomi voi 2026”). Yhden ja kahden päivän poissaolot ovat selvästi yleisimpiä, mikä tarkoittaa, että suurin osa vajauksista on lyhyitä mutta toistuu pitkin vuotta. Hyvin organisoitu sijaisreitti on siksi rakenteellinen kysymys, ei vain kriisiapu.
StaffMill auttaa muuttamaan poissaolon aiheuttaman tarpeen työksi: mikä rooli pitää täyttää, milloin vuoro alkaa, missä työ tehdään ja mitä tekijän pitää osata. Poissaolon syy ei ole toimeksiannon ydin. Työn sisältö on. StaffMill tarvitsee tiedon avoimesta vuorosta, ei henkilön terveystiedoista tai yksityisistä syistä.
Kuvaa työ, joka jää tekemättä
Hyvä pyyntö alkaa siitä, mikä työ jää vajaaksi. Onko kyse asiakaspalvelusta, tuotannon vaiheesta, varastosta, ravintolan vuorosta, rakennustyömaan tehtävästä vai toimiston arjesta? Jokainen näistä muuttaa hakua: ravintolan iltavuoroon tarvitaan eri profiili kuin keskiviikkoaamun varastotyöhön.
Kerro StaffMillille:
- rooli ja tärkeimmät tehtävät;
- työpiste ja paikkakunta;
- vuoron päivämäärä ja kellonajat;
- tarvitaanko sama henkilö useampaan vuoroon;
- pakolliset kortit, luvat tai osaaminen;
- perehdyttäjä ja työnjohtaja;
- päätöksentekijän yhteystiedot.
Näillä tiedoilla poissaolo muuttuu käsiteltäväksi toimeksiannoksi. Ilman niitä viesti palautuu lisäkysymyksinä, mikä syö juuri sen tunnin, jolla olisi ehditty soittaa ehdokkaalle.
Nopeus syntyy tarkasta pyynnöstä
Kiireinen viesti on ymmärrettävä, mutta "tarvitsemme jonkun heti" ei vielä riitä. StaffMill arvioi etenemistä paremmin, kun kiire puretaan aloitukseksi, vuoroiksi ja vaatimuksiksi.
Jos aloitus on samana tai seuraavana päivänä, kerro erityisesti:
- milloin päätös pitää tehdä;
- voiko vuoron aloitus joustaa puolella tunnilla;
- mikä osaaminen on pakollista heti ensimmäisestä minuutista;
- kuka vastaanottaa työntekijän ja mistä ovesta;
- mitä perehdytetään paikan päällä, mihin riittää lyhyt opastus.
Lue rinnalle työntekijä nopeasti yritykselle.
Älä lähetä tarpeettomia henkilötietoja
Poissaolon paikkaamiseen ei tarvita poissa olevan työntekijän terveystietoja tai muita yksityisiä tietoja. Toimeksiannossa riittää, mikä työ pitää tehdä ja millä ehdoin. Tämä on sekä lakisääteinen että käytännön asia: mitä vähemmän liikkuvia henkilötietoja, sitä vähemmän virheen mahdollisuuksia.
Jos kyse on sairauspoissaolosta, katso myös sijainen sairauspoissaoloon.
Mitä TES vaatii sairauspoissaolon palkanmaksusta?
Sairausajan palkanmaksuvelvollisuus määräytyy työsopimuslain ja toimialan TES:n mukaan. Pääsääntö on, että työnantaja maksaa sairausajan palkkaa määräajan. Sen jälkeen Kela ottaa vastuun sairauspäivärahasta. Vuokratyössä työnantaja on vuokrayritys. Sairausajan palkka maksetaan siis StaffMillin palkanlaskennasta, ei käyttäjäyrityksen kautta.
Käyttäjäyritykselle malli on yksinkertainen: sijaisen tunnit lähtevät tuntilaskutukseen, ja alkuperäisen työntekijän palkka kulkee yrityksen omasta palkanlaskennasta. Erottelu on selkeä, eikä päällekkäistä laskutusta synny.
Eri TES:t säätelevät karenssipäiviä ja palkanmaksukauden pituutta omilla tavoillaan. Esimerkiksi Kaupan TES (PAM 2025–2028) ja Rakennusalan TES (Rakennusliitto 2025–2028) sisältävät omat määräyksensä sairausajan palkanmaksun alkamisesta ja kestosta työsuhteen pituuden mukaan. Tämä artikkeli ei korvaa TES-tarkistusta omalle alalle. Vuokratyö ei kuitenkaan monimutkaista vaan päinvastoin selkeyttää sairauspoissaolon kustannusrakennetta tilaajalle.
Mistä sijaiskäytön kustannus muodostuu?
Sijaisen tuntilaskutus sisältää:
- työntekijän palkan vastaavan TES:n mukaisesti;
- lakisääteiset sivukulut (eläke, työttömyysvakuutus, sosiaaliturva);
- työsuhdevakuutukset;
- lomakorvauksen;
- sairausajan palkkavarauksen;
- työterveyshuollon;
- StaffMillin palvelumaksun.
Kerroin omaan kustannukseen verrattuna on tyypillisesti 1,6–1,9. Vastaavasti yritys ei maksa rekrytointia, perehdytyksen pitkäkestoista osaa tai työsuhteen päättämiskustannuksia, jotka kuuluvat vakipalkkaukseen.
Käytännössä yhden vuoron sijaisuus maksaa enemmän kuin oman henkilöstön ylityö, mutta huomattavasti vähemmän kuin vuoron jättäminen täyttämättä, jos seurauksena on menetetty myynti, viivästynyt toimitus tai tyytymätön asiakas. Lue tarkempi vertailu oppaasta varahenkilöstön kustannus.
Miten valmistautua sairauslomien sesonkiruuhkaan?
Tilastokeskuksen sarjat ja Terveystalon vuosittaiset katsaukset osoittavat, että sairauspoissaolot painottuvat tiettyihin aikoihin: tammi-helmikuun flunssaruuhka, syyskuun lasten kouluinfluenssat ja loppuvuoden viruskaudet. Hyvin organisoitu yritys ei odota näitä huippuja, vaan valmistelee varahenkilöstön etukäteen.
Käytännön malli on yksinkertainen: kaksi kuukautta ennen tunnistettua sesonkia tilaajayritys lähettää StaffMillille profiilin (rooli, vuorot, vaatimukset, ennakoitu määrä päiviä). StaffMill puolestaan rakentaa pooliprofiilin, jolloin yksittäisten päivien sijaisuus käynnistyy minuuteissa eikä tunneissa. Lue osaajapooli yritykselle, jos haluat rakentaa toistuvalle tarpeelle pidemmän reitin.
Yleisimmät virheet poissaolon paikkaamisessa
Samat virheet toistuvat asiakaskunnassa:
- pyyntö lähetetään liian myöhään;
- vaatimukset listataan toiveiksi, eikä niitä eritellä pakollisiin ja perehdytettäviin;
- päätös tekijän valinnasta jää ilman vastuuhenkilöä.
Korjaa nämä etukäteen. Sovi, kuka työnjohdosta päättää sijaisesta klo 6–8 välillä. Anna StaffMillille kahden ihmisen yhteystiedot, jotta puhelu ei jää vastaajaan, kun toinen on jo aloittamassa vuoroa.
Toistuva poissaolo paljastaa usein isomman tarpeen
Jos sama rooli jää usein vajaaksi, kyse ei ehkä ole yksittäisestä poissaolosta. Taustalla voi olla sesonki, liian pieni miehitys, vaikeat vuorot, vaihtuvuus tai rooli, johon kannattaa rakentaa pidempi malli. Olemme nähneet, että moni asiakas tilaa sijaista kuukausia ennen kuin huomaa, että rakenteellinen vajaus olisi pitänyt korjata jo aiemmin.
Silloin StaffMillin kanssa kannattaa keskustella, tarvitaanko yksittäisen sijaisen sijaan osaajapoolia, jatkuvampaa henkilöstövuokrausta tai oman henkilöstön rekrytointia. Sanomme tämän rehellisesti: jos rooli kuuluu pysyvälle tekijälle, kuukausien sijaistaminen tulee kalliimmaksi kuin yksi hyvä rekrytointi.
Miltä nopea sijaisuus näyttää käytännössä? Esimerkki kahdelta toimialalta
Logistiikkakeskus Pirkanmaa, klo 6:42. Vuoroaapulainen ilmoittaa sairastuneensa, vuoro alkaa klo 7. Työnjohto soittaa StaffMillille, kertoo roolin (keräys), työpisteen, tarvittavat lupakortit ja päätöksen takarajan klo 6:50. Kahdeksan minuutin sisällä saadaan tieto, että pooliin tunnistettu tekijä pääsee paikalle klo 7:25. Vuoro käynnistyy 25 minuuttia myöhässä, ei kahta tuntia myöhässä.
Ravintola, lounasvuoro Helsinki. Vakihenkilöstö ilmoittaa lapsen sairastumisesta klo 9, lounas alkaa klo 11. StaffMill saa pyynnön klo 9:05 (rooli, hygieniapassi pakollinen, paikka, kassakokemus). Klo 9:35 vahvistus tekijästä, joka aloittaa klo 10:15. Lounas käynnistyy ajallaan ilman ruuhkamuodostumaa.
Kummassakin tapauksessa nopeus syntyi siitä, että pyyntö oli rajattu valmiiksi: rooli, työpiste, vuoroaika, vaatimus ja päätöksen takaraja. Yleinen ”tarvitsemme jonkun heti” pitkittäisi vastaavaa pyyntöä kolmesta viiteen lisäkysymyksellä.
Milloin vuokratyö ei ole oikea malli?
Vuokratyö ei sovi kaikkeen. Jos rooli vaatii pitkää sisäistä järjestelmäperehdytystä, syvää asiakassuhdetta tai pääsyä luottamuksellisiin tietoihin, sijaisen tuominen vuoroksi tai pariksi voi olla enemmän vaivaa kuin hyötyä. Näissä tilanteissa kannattaa miettiä, voidaanko töitä järjestellä uudelleen vakihenkilöstön kesken ja varata vuokratyö niihin tehtäviin, jotka hoituvat lyhyellä perehdytyksellä.
Vuokratyö ei myöskään korvaa rakenteellista alimitoitusta. Jos vakihenkilöstöä on jatkuvasti 15–20 prosenttia liian vähän, sijaisten käyttö muuttuu kallista hätäratkaisua, joka kuluttaa työnjohdon aikaa joka aamu. Silloin kysymys ei ole sijaisesta vaan rekrytointi- tai työnsuunnittelukysymys.
Mitä toimeksiannossa kannattaa kertoa, jotta sijainen on tuottava heti?
Tehokkain pyyntö ei ole pisin. StaffMillin näkökulmasta paras pyyntö sisältää:
- roolin yhdellä rivillä (”keräys, päivävuoro, korkeavarasto”);
- työpisteen osoitteen ja kohtauspaikan (”portti 2, kysy Markulta”);
- vuoron aloitus- ja päättymisajan;
- kaksi tärkeintä vaatimusta (”työturvallisuuskortti, oma turvajalkine”);
- päätöksen takarajan (”vahvistus klo 9:30 mennessä”).
Kaikki muu voidaan käsitellä ensimmäisen tunnin aikana. Olemme nähneet, että pyyntöjen, joissa nämä viisi tietoa ovat valmiina, läpimenoaika on tyypillisesti alle 30 minuuttia sopivan tekijän olemassa ollessa.
Mitä jos sijaista ei ole saatavissa?
Joskus tarvetta ei pystytä täyttämään lyhyessä ajassa. Tyypillisiä syitä:
- liian kapea aikaikkuna (vuoro alkaa puolen tunnin päästä);
- liian tiukka vaatimuslista (kolme vuotta erikoiskokemusta);
- poikkeuksellinen kausiruuhka, jossa kaikki saatavilla olevat tekijät on jo varattu;
- pieni paikkakunta, jossa pooli on tilapäisesti tyhjentynyt.
Sano nämä rajat rehellisesti ääneen: ”meillä on tähän rooliin tällä viikolla tekijä, mutta torstaiaamuun emme valitettavasti pysty.”
Korjaava liike on useimmiten neljä asiaa:
- aikaikkunaa siirretään tunnilla;
- vaatimuksia kevennetään perehdytettäviksi;
- vuoro pilkotaan kahdelle henkilölle;
- sovitaan, että tekijä jatkaa seuraavaan vuoroon.
Yksikin näistä joustoista riittää usein kääntämään tilanteen.
Seuraava askel
Kerro StaffMillille rooli, paikkakunta, vuorot, aloitus, kesto ja pakolliset vaatimukset. Voit jättää tiedot lomakkeella, sähköpostilla tai soittamalla 029 007 4040. StaffMill auttaa muuttamaan poissaolon aiheuttaman työvoimatarpeen henkilöstövuokrauksen toimeksiannoksi, jossa vuoro saa tekijän ajoissa.
Lähteet: Tilastokeskus, Sairauspoissaolot 2023; Terveystalo, Näin Suomi voi 2026 -katsaus (2025).