Projektissa työvoimatarve syntyy usein nopeasti, mutta onnistuminen vaatii selkeän rajauksen. Kun aloitus lähestyy, projektipäällikkö huomaa, että aikataulu ei venytä itseään ja oma porukka tekee jo täyttä työpäivää. Silloin painaa epävarmuus: ehditäänkö, riittääkö osaaminen ja kuka ottaa kopin, jos joku sairastuu kesken kriittisen viikon. Lisätyöpanosta tarvitaan projektin ajaksi, joka voi olla muutamasta viikosta useaan kuukauteen tai jopa vuosiin.
StaffMill auttaa kuvaamaan projektin roolit, aikataulun ja työvaiheet niin, että henkilöstövuokrauksen toimeksianto on ostettavassa muodossa. Pelkkä pyyntö ”lisäkäsistä” johtaa yleensä yleiseen vastaukseen. Parempi kysymys on, mitä työvaihetta varten tekijöitä tarvitaan ja mistä työ tunnistetaan valmiiksi. Henkilöstövuokraus projektiin tarkoittaa, että ostat työpanosta omaan työnjohtoosi sovituiksi viikoiksi, kuukausiksi tai vuosiksi. Valtaosa StaffMillin tekijöistä on kokeneita ammattilaisia, joilla on yli kymmenen vuoden alan kokemus, ja he tekevät täyttä työaikaa pitkissä jaksoissa. Et osta valmista lopputulosta.
Miksi projektin alku ratkaisee onnistumisen?
Olemme nähneet, että projektit kompastuvat usein samaan: tarve tunnistetaan vasta, kun aikataulu on jo myöhässä. Silloin valinnanvara kapenee ja perehdytykseen jää tunteja sen sijaan, että olisi viikkoja.
Kun projekti briefataan kahta tai kolmea viikkoa ennen aloitusta, sopivampia tekijöitä ehditään katsoa, taustat tarkistaa ja työturvallisuuskortit varmistaa rauhassa. Akuutissa tarpeessa toimitaan silti, mutta valikoima on suppeampi ja perehdytys joudutaan puristamaan ensimmäisen vuoron alkuun.
Rajaa projektin työvaihe
Kerro, liittyykö tarve asennukseen, pakkaamiseen, varastointiin, tuotantoon, palveluun, muuttoon, inventaarioon, rakennusvaiheeseen tai muuhun rajattuun tehtävään. Eri vaiheet vaativat eri profiilin: rakennustyömaan loppusiivous on eri työ kuin runkovaiheen aputyö, vaikka molempiin haetaan ”rakennusapua”.
Kun työvaihe on selvä, StaffMill tarkentaa, millainen tekijä tehtävään sopii. Aloitus voi edellyttää esimerkiksi työturvallisuuskorttia, kuulosuojaimia, henkilönostimen ajolupaa tai ajantasaista hygieniapassia.
Aikataulu ohjaa hakua
Projektissa aloitus, kesto ja mahdollinen jatko pitää kertoa ajoissa. Jos aikataulu elää, sano se. Epävarmuus on parempi tieto kuin liian varma päivämäärä, joka siirtyy myöhemmin.
Hyvä projektibriefi kertoo:
- aloitusikkunan, esimerkiksi ”viikko 24, mieluiten maanantai”;
- työn arvioidun keston viikkoina tai kuukausina;
- tarvittavien tekijöiden määrän ja onko se kiinteä vai vaiheittain kasvava;
- vuorot tai työajat, mukaan lukien mahdolliset viikonloput;
- projektin päättymisen ehdon, kuten ”kun pakkaus on tehty” tai ”asennus hyväksytty”.
Kuinka monta tekijää tarvitset oikeasti?
Projektin alkuvaiheessa määrä on usein arvio. Liian moni tekijä syö katteen ja sitoo perehdyttäjän ajan. Liian harva tekijä venyttää aikataulua. Jos olet epävarma, aloita pienemmällä porukalla ja lisää tekijöitä, kun työvaiheen tahti on nähty viikon ajan.
Kerro StaffMillille, voiko porukka kasvaa kesken projektin ja millä varoitusajalla. Tämä auttaa pitämään kapasiteettia varalla. Esimerkiksi muuttoprojektissa kannattaa aloittaa kahdella tekijällä ja sopia, että kolmas saadaan paikalle 24 tunnin varoitusajalla, jos tahti ei riitä.
Mistä projektin henkilöstövuokrauksen hinta muodostuu?
Projektin hinnoittelu rakentuu projektin kestosta, vuoroista ja roolin vaatimuksista. Tuntihinta sisältää tekijän palkan, työnantajan sivukulut, lakisääteisen vakuutuksen ja työterveyden sekä StaffMillin palvelumaksun. Pohjana on aina käyttäjäyritystä sitova työehtosopimus. Työsopimuslain (55/2001) 2 luvun 9 §:n mukaan vuokratyöntekijän palkan ja keskeisten työehtojen on oltava vähintään yhtä hyvät kuin käyttäjäyrityksessä yleisesti sovellettavan TES:n mukaiset (lähde: Finlex, työsopimuslaki 55/2001).
Projektihintaan vaikuttavat:
- vuoron ajankohta, ilta-, yö- ja viikonloppulisät;
- pakolliset kortit ja luvat, kuten työturvallisuuskortti, ** tulityökortti**, ** trukkikortti** tai hygieniapassi;
- erikoisosaaminen, kuten henkilönostimen ajolupa tai sähkötyöpätevyys;
- projektin aloituksen kiireellisyys.
Projektin kokonaishinta on usein selkeämpi kuin oman rekrytoinnin kustannus, koska perehdytys on lyhyempi ja työsuhteen päättymisestä ei aiheudu erillistä työtä. Lue lisää osiosta henkilöstövuokrauksen hinta.
Henkilöstövuokraus auttaa ostamaan työpanoksen omaan työnjohtoon
Henkilöstövuokraus sopii projektiin, kun yritys tarvitsee tekijöitä omaan työnjohtoon, oli kyseessä sitten muutaman viikon työvaihe tai monen vuoden mittainen pitkä projekti. Työ tehdään projektipäällikön ohjauksessa, sinun työvälineilläsi ja sinun aikataulullasi. StaffMill vastaa työnantajavelvoitteista: palkasta, vakuutuksista ja sopimuksesta. Pitkät vuokrasuhteet ovat tavanomaisia – moni StaffMillin tekijä työskentelee samassa projektissa kuukausista vuosiin täyttä työaikaa.
Jos projekti vaatii erillisen lopputuloksen ja oman menetelmän, alihankinta voi olla parempi malli. Lue silloin henkilöstövuokraus vai alihankinta. Jos vertaat omaa rekrytointia ja vuokrausta, lue henkilöstövuokraus vai oma rekrytointi.
Kuka vastaa mistäkin projektissa?
Projektin onnistuminen vaatii selkeät vastuut. Sinun puoleltasi tarvitaan projektipäällikkö tai vuorovastaava. Hän ohjaa työtä paikan päällä, antaa työtehtävät ja hyväksyy tunnit. StaffMill on työnantaja: hoitaa palkat, sopimukset, vakuutukset ja työterveyden. Vuokratyöntekijä työskentelee sinun työnjohdossasi, sinun työvälineilläsi ja sinun työturvallisuusperehdytyksesi mukaan.
Tämä jako kannattaa kertoa myös tekijälle ensimmäisenä päivänä. Kun perusrakenne on selvä, kysymykset menevät heti oikealle henkilölle eivätkä jää epätietoisuuden takia roikkumaan.
Mitä jos projekti pitkittyy?
Tämä on yleisempää kuin kukaan haluaa myöntää, ja se on usein hyvä asia. Toimeksiantoa voidaan jatkaa joustavasti, kun yhteyshenkilö ilmoittaa tarpeesta ajoissa. Pitkät vuokrasuhteet, joissa sama kokenut tekijä jatkaa kuukausia tai vuosia, ovat usein paras malli sekä työnantajalle että tekijälle. Lue pitkä vuokrasuhde, jos tarve näyttää muuttuvan kuukausien tai vuosien mittaiseksi. Pidempi kesto voi myös avata keskustelun siitä, kannattaako joku tekijöistä rekrytoida omille palkkalistoille, mutta se ei ole pakollista – moni tekijä jatkaa mielellään pitkässä vuokrasuhteessa.
Projektin myyntikelpoinen briefi
Projekti kannattaa kuvata niin, että StaffMill voi nähdä työn rajat. Mitä projektissa pitää saada valmiiksi? Mitä osaamista tarvitaan ensimmäisessä vaiheessa? Kuka johtaa työtä ja miten palaute annetaan?
Tämä tekee eron henkilöstövuokrauksen ja epämääräisen lisäavun välillä. StaffMill voi auttaa, kun työpanos ostetaan roolina, vuorona ja kestona. Jos projekti vaatii kokonaisen työvaiheen luovuttamista toiselle yritykselle, kyse voi olla alihankinnasta eikä henkilöstövuokrauksesta.
Kun projekti muuttuu kesken kaiken
Projektit elävät. Aikataulu voi pidentyä, työmäärä muuttua tai samaa osaamista tarvitaan seuraavassa vaiheessa. Kerro tästä jo alussa, jos se on mahdollista.
StaffMillin kanssa kannattaa sopia, miten muutoksista ilmoitetaan. Kun jatkon mahdollisuus on näkyvissä, toimeksianto voidaan rakentaa niin, että se ei pääty väärään kohtaan tai jää ilman päätöstä.
Projekti tarvitsee selkeän omistajan
Projektissa työnjohto ja päätöksenteko pitää nimetä ennen aloitusta. Kuka hyväksyy tekijät, kuka perehdyttää, kuka seuraa työn etenemistä ja kuka päättää jatkosta? Jos nämä jäävät auki, lisätyöpanos voi päätyä väärään työvaiheeseen.
StaffMill auttaa kysymään omistajuuden näkyviin. Tämä on tärkeää etenkin silloin, kun projekti kulkee usean työpisteen, vuoron tai esihenkilön kautta. Olemme nähneet, että monen vaiheen projekteissa epäselvä omistajuus on yleisin syy siihen, miksi vuokratekijän panos jää alle odotusten.
Miltä projektin henkilöstövuokraus näyttää käytännössä? Esimerkki teollisuudesta
Otetaan esimerkki keskisuuresta konepajayrityksestä. Yritys käynnistää neljän kuukauden asennusprojektin uudelle asiakkaalle. Oma vakituinen porukka tekee samaan aikaan kahta muuta tilausta, joten lisätyövoimaa tarvitaan kolme tekijää: yksi kokenut asentaja, yksi nuorempi aputyömies ja yksi pakkaaja loppuvaiheeseen. Aikataulu on tiukka, sillä asennuksen pitää valmistua ennen asiakkaan kesätuotantotaukoa.
Briefi tehdään kolme viikkoa ennen aloitusta. StaffMill avaa haun rooleihin erikseen ja varmistaa, että jokaisella tulijalla on voimassa työturvallisuuskortti. Kun ensimmäinen viikko on tehty, työnjohtaja antaa lyhyen palautteen. Samalla sovitaan, että neljäs tekijä saadaan tarvittaessa 48 tunnin varoitusajalla. Kaksi tekijöistä jää lopulta talon palkkalistoille projektin päätyttyä, koska yhteistyö toimi ja tarve osoittautui pidempiaikaiseksi. Tämä on tyypillinen polku, lue vuokratyöntekijän rekrytointi omille palkkalistoille.
Yleisimmät virheet projektin resursoinnissa
Olemme nähneet samat virheet toistuvan vuodesta toiseen. Niitä voi välttää, kun ne tunnistaa ajoissa:
- Tarve viedään eteenpäin liian myöhään. Aikataulu on jo myöhässä, kun ensimmäinen viesti lähtee. Valikoima kapenee ja perehdytys puristuu tunteihin.
- Roolia ei rajata. ”Kolme tekijää työmaalle” ei ohjaa hakua. Kerro, mitä työvaihetta tehdään ja kuka ohjaa.
- Pakollisia pätevyyksiä ei ole listattu kerralla. Työturvallisuuskortti tarkistetaan vasta aloituspäivänä, ja tekijä joudutaan vaihtamaan.
- Perehdyttäjää ei ole nimetty. Projektipäällikkö olettaa, että vuoromestari ottaa kopin, mutta vuoromestari oletti samaa toiseen suuntaan.
- Jatkosta ei sovita. Kun projekti pitkittyy viikolla, sopimus on jo umpeutumassa, ja sama tekijä joudutaan kiinnittämään uudelleen.
Yhteistä näille on, että ne ovat halpoja korjata etukäteen ja kalliita korjata jälkikäteen.
Milloin projektiin ei kannata ostaa vuokratyötä?
Jos yritys haluaa ulkoistaa kokonaisen lopputuloksen eikä johtaa työn arkea itse, henkilöstövuokraus ei välttämättä ole oikea malli. Silloin keskustelu voi kuulua alihankintaan. Jos taas yritys tarvitsee tekijän omaan työnjohtoon ja rajattuun työvaiheeseen, henkilöstövuokraus on luonteva polku.
Toinen rajatilanne on hyvin lyhyt projekti, jossa perehdytys vie suhteessa pitkän ajan tehdystä työstä. Kahden päivän inventaarioon ei kannata ottaa neljää uutta tekijää, jos perehdytys vie ensimmäisen päivän. Mieti, voitko venyttää aloituksen viikolla, jolloin sama porukka tekee tehokkaammin.
Seuraava askel
Kuvaa projekti työvaiheena, aikatauluna ja rooleina. StaffMill muuttaa projektin työvoimatarpeen selkeäksi toimeksiannoksi, jossa määrä, vuorot ja vaatimukset näkyvät heti.
Voit edetä kolmea reittiä:
- soita suoraan numeroon 029 007 4040, kun aloitus on lähellä;
- lähetä henkilöstövuokrauksen tarjouspyyntö, niin saat tarjouksen kirjallisena;
- tutustu henkilöstövuokrauksen prosessiin, jos haluat ensin nähdä, miten yhteistyö etenee viikko viikolta.