Henkilöstövuokraus lomakauteen

Lomakausi on tiedossa hyvissä ajoin, ja silti se yllättää joka vuosi. Kalenterit täyttyvät ja lomatoiveet kerätään. Huhti–toukokuun vaiheilla huomataan, että kahden vakituisen tekijän loma osuu samalle viikolle eikä sijaisia ole varattu. Tämä on tutuin lomakauden kompastuskivi, ja se on täysin vältettävissä. Henkilöstövuokraus lomakauteen tarjoaa joustavan tavan paikata vakituisten lomat ilman, että oma rekrytointi venyy keskelle kesää. Lomansijaisuudet tehdään tyypillisesti kokeneilla ammattilaisilla, ei pelkillä opiskelijoilla tai kesätyöntekijöillä, ja sama tekijä voi jatkaa myös pidempään, jos se sopii molemmille osapuolille.

Tavoite on selkeä arki: vakituinen tiimi saa lomailla, asiakas saa palvelunsa ja työnantaja välttää viime hetken kiireen.

Miksi lomakauden suunnittelu pitää aloittaa keväällä?

Vuosilomalain (162/2005) mukaan lomakausi on 2.5.–30.9., ja vakituisen henkilöstön kesäloma painottuu siis tähän väliin. Käytännössä huhti-toukokuussa kaikki tietävät, kuka on lomalla milloin, mutta sijaisten varaus venyy usein viimeiselle hetkelle.

Mitä aikaisemmin tarve avataan, sitä parempi sijainen löytyy. Kesä-, heinä- ja elokuulle parhaat tekijät varataan toukokuussa. Kesäkuun puolivälissä etsittäessä valikoima on ohuempi, ja heinäkuun ensimmäisenä päivänä alkavaan tarpeeseen voidaan joutua tinkimään profiilista.

Olemme nähneet ilmiön: kun yritys kertoo lomakalenterin StaffMillille jo huhtikuussa, sama henkilö saadaan usein kahteen tai kolmeen sijaisuuteen peräkkäin. Tämä lyhentää perehdytysaikaa kummassakin sijaisuudessa ja säästää esihenkilön aikaa.

Vakituinen tiimi saa lomailla. Asiakaspalvelu, tuotanto tai varasto jatkuu sovitulla tavalla. Yritys voi ostaa henkilöstövuokrausta konkreettisen tarpeen pohjalta. StaffMill auttaa rajaamaan, missä tarvitaan lomansijainen, missä kesätyöntekijä ja missä laajempi lisätyövoima.

Aloita lomakalenterista

Kirjaa, milloin poissaolot vaikuttavat työpisteeseen eniten. Tarvitaanko tekijä yhteen vuoroon, useaksi viikoksi vai koko kesäkaudeksi? Onko jonkin viikon vuoroista vain yksi vakituinen paikalla, ja kuinka iso riski siihen liittyy?

Hyvä lomakalenteri kertoo:

• poissaolojen alkamis- ja päättymisviikot;
• kriittiset vuorot, joiden täyttäminen on tärkeää asiakkaan näkökulmasta;
• toimipisteet, joissa kuormitus näkyy;
• viikot, joina poissaolijoita on enemmän kuin yksi;
• ajanjaksot, joissa työ vaatii erityistä osaamista (järjestelmä, kone, kortti);
• tarvitaanko sama henkilö koko jaksolle;
• milloin päätös tekijästä pitää tehdä.

Kun aikataulu on näkyvissä, tarpeen kuvaus toimeksiannoksi on helppoa.

Mitä vuosilomalaki ja TES vaativat lomakauden ulkopuolella?

Vuosilomalain mukaan vakituisella työntekijällä on oikeus pitää 24 lomapäivää lomakauden aikana, jos lomaoikeutta on kertynyt vähintään 24 päivää. Loput lomat voidaan pitää 30.9.–30.4. välillä, eli ”talvilomakaudella”. Tämä tarkoittaa, että lomakauteen ei kuulu pelkkä kesä, vaan myös syys-, syys-, hiihto- ja jouluviikkojen sijaisuudet.

Vuokratyöntekijän palkka, lisät ja työaika määräytyvät työsuhteessa sovellettavan työehtosopimuksen mukaan. Jos vuokrayritystä ei sido oma eikä yleissitova työehtosopimus, työsopimuslain 2 luvun 9 § kytkee vähimmäisehdot käyttäjäyritystä sitovaan TES:iin tai siellä yleisesti sovellettaviin käytäntöihin. StaffMill vahvistaa tehtävän palkkaperusteen ennen aloitusta.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että lomakauden sijaisen työehdot voidaan sopia etukäteen selkeästi ja kirjata samaan toimeksiantoon vuorojen, perehdytyksen ja vastuunjaon kanssa.

Kuvaa korvattava työ, älä henkilöä

Lomansijainen ei korvaa henkilöä, vaan työn. Tämä on käytännön ero, joka usein hämärtyy. Kerro, mitä tehtäviä pitää hoitaa, mitä pitää osata heti ja mitä voidaan perehdyttää. Älä kuvaa lomalle lähtevää tekijää persoonana, vaan listaa tehtävät, joista hän vastaa arjessa.

Hyvä briefi sisältää:

• roolin ja tärkeimmät tehtävät;
• työpisteen ja sen erityispiirteet;
• vuorot ja työajan;
• sijaisuuden keston (alku ja loppu);
• perehdytyksen ajankohdan ja keston;
• pakolliset vaatimukset ja toivottavat lisätaidot.

Sama henkilö pidemmälle vai useampi sijainen?

Jos sijaisuus kestää useamman viikon ja työ vaatii edes pientä perehdytystä, saman tekijän pitäminen on lähes aina järkevämpää kuin viikoittain vaihtuvien sijaisten ketju. Perehdytys on kertainvestointi: kohdista se yhteen tekijään, ei viiteen.

Lyhyisiin yksittäisiin vuoroihin (yksi tai kaksi vuoroa kesän aikana) voi sopia useampi vaihtuva tekijä. Pidempiin sijaisuuksiin haetaan yksi henkilö, joka voi mahdollisesti tehdä myös myöhempiä sijaisuuksia tai jatkaa loppuvuoden ruuhka-apuna.

Entä jos vakituinen henkilö sairastuu loman alla?

Tämä on syy, miksi lomakauden suunnitteluun varataan pieni puskuri. Jos kaikki vuorot on lyöty täyteen ennen kesäkuun alkua, yhden vakituisen sairastuminen kaataa suunnitelman. Hyväksi käytännöksi on osoittautunut malli, jossa yksi tunnettu vuokratyöntekijä on ”varalla” lomakauden ensimmäisinä viikkoina. Näin äkillisiin poissaoloihin reagoidaan päivissä, ei viikoissa.

Tämä ei ole iso lisäkustannus: vuokratyö ei laskuta tunneista, joita ei tehdä. Se on pikemminkin sopimus saatavuudesta. Lue myös sijainen sairauspoissaoloon ja poissaolon paikkaaminen vuokratyöllä.

Jos rooli liittyy kassatyöhön, keräilyyn, pakkaamiseen, asiakaspalveluun, tuotannon avustaviin tehtäviin, siivoukseen, tarjoiluun tai varaston vastaanottoon, nimeä tehtävä. ”Lomansijainen” muuttuu ostettavaksi vasta, kun työ näkyy.

Miltä lomakauden vuokraus näyttää käytännössä? Esimerkit toimialoilta

Vähittäiskauppa. Pirkanmaalainen elintarvikemyymälä joutuu paikkaamaan kaksi kassamyyjää heinäkuussa. Lomakalenteri valmis huhtikuussa: viikolla 28–30 paikalla vain yksi vakituinen, viikolla 31 kaksi. Sijaisbriefi: kassakokemus, ikäraja 18 vuotta (alkoholimyynti), perehdytys ennen ensimmäistä vuoroa puolen tunnin kassakoulutuksella. PAM-TES, sunnuntailisät 100 %.

Konepajateollisuus. Itä-Suomalainen konepaja ostaa kaksi vuokratekijää neljäksi viikoksi heinäkuussa. Vakituiset hitsaajat lomalla 1.7.–28.7., tilauskanta tasainen. Pakolliset: hitsausluokitus, työturvallisuuskortti. Vuoro 06–14, perehdytys ensimmäisenä päivänä kohdekohtaiseen koneeseen.

HoReCa. Helsinkiläinen ravintola tarvitsee kaksi tarjoilijaa kesäkuukausiksi terassikaudelle. Pakolliset: anniskelupassi, hygieniapassi. Lomakauden vuoroista 60 % ilta- ja viikonloppuvuoroja, joten TES-lisät ovat keskeinen osa palkkaa. MaRa-TES.

Logistiikka. Pirkanmaalainen logistiikkakeskus tarvitsee kaksi keräilijää heinäkuun lomakauden ajaksi, mahdollisesti samat tekijät elokuun toiselle viikolle. Pakolliset: työturvallisuuskortti, käsipäätekokemus. Aamuvuoro 06–14, kesto neljä viikkoa, jatko sovitaan elokuun alussa.

Kiinteistöhuolto. Joensuulainen kiinteistöhuolto-yritys ottaa yhden tekijän koko kesäkaudeksi (10 viikkoa) paikkaamaan kahden vakituisen lomat, jotka eivät osu samalle viikolle. Sama tekijä siirtyy kohteesta toiseen viikkokalenterin mukaan.

Pätevyyksistä ja työnjohdosta sovitaan etukäteen

Lomakaudella vakituisia osaajia voi olla poissa myös työnjohdosta. Siksi on tärkeää kertoa, kuka ottaa vuokratyöntekijän vastaan, kuka vastaa päivittäisestä ohjauksesta ja mihin kysymykset ohjataan.

Kerro myös pakolliset pätevyydet: hygieniapassi, anniskelupassi, työturvallisuuskortti (voimassa 5 vuotta suorituskuukauden lopusta), trukkiosaaminen, ajolupa, kielitaito, järjestelmäosaaminen tai työmaakohtainen perehdytys. Jos jokin vaatimus voidaan perehdyttää ennen ensimmäistä vuoroa, sano se. Hygieniapassi (Ruokavirasto) ja anniskelupassi ovat nykyisellään voimassa toistaiseksi. Niiden tarkistaminen kestää muutaman minuutin.

Milloin lomakauden vuokraus EI ole oikea valinta?

Jos yritys voi siirtää työtä, tehdä muutaman pitkän päivän ylityönä tai vähentää aukioloaikoja kesäkaudella, vuokratyö ei välttämättä ole tarpeen. Esimerkiksi pieni perheyritys, jonka asiakaskunta itsekin lomailee heinäkuussa, voi suunnitella kesäkalenterin niin, että työpaine tasoittuu sijaista ottamatta.

Toinen rajatapaus: jos sijainen tarvittaisiin yhdeksi päiväksi tehtävään, joka vaatii viikon perehdytyksen (esim. vaativa toimistorooli, jossa pitää tuntea asiakassuhteet), vuokratyö ei tuota arvoa. Tällöin sopii ehkä parempi malli: vakituisten työntekijöiden ristiinkoulutus ja sisäinen sijaisuus.

Ennakointi parantaa ostamista

Ota henkilöstövuokraus lomakauteen puheeksi viimeistään huhti–toukokuussa. Mitä aikaisemmin tarve on tiedossa, sitä paremmin tekijä, perehdytys ja jatko voidaan suunnitella. Tarve ei jää kiireviestiksi, vaan siitä tehdään käsiteltävä toimeksianto.

Lue myös kesätyöntekijät yritykselle ja sesonki- ja ruuhka-apu. Jos loma-aukko on jo akuutti, katso sijainen nopeasti yritykselle.

Lomakausi alkaa lähikuukausina. Soita 029 007 4040 tai jätä yhteydenottopyyntö, niin StaffMill rakentaa lomakalenterille sopivat sijaiset valmiiksi.

Mitä lukitaan ennen lomakauden alkua?

Lomakaudessa tärkeää on erottaa välttämätön työ ja työ, jota voi siirtää. Kerro StaffMillille, mitkä vuorot ovat kriittisiä, missä työpisteissä kuormitus näkyy ja mikä osaaminen pitää olla valmiina.

Jos tarve toistuu joka kesä, kerro myös aiempien vuosien opit. Missä kohtaa tuli kiire? Mikä vuoro jäi vaikeimmaksi? Mitä perehdytyksessä piti selittää useimmin? Näistä syntyy parempi lomakauden henkilöstövuokrauksen briefi, ja sama tekijä voi palata kesästä toiseen.

Henkilöstövuokraus sopii lomakauteen, kun yritys haluaa ostaa työpanosta määrättyihin tehtäviin ja jaksoihin. Oma rekrytointi ei silloin veny lomien keskelle. Jos tarve painottuu tiettyyn toimialaan, katso myös logistiikan toimialahubi, teollisuuden toimialahubi tai kaupan ja palveluiden toimialahubi.

Yleisimmät virheet lomakauden suunnittelussa

1. Lomakalenteri valmistuu vasta toukokuussa. Sijaisten varaus venyy kesäkuulle, ja paras valikoima on jo varattu.
2. Yhden viikon päällekkäisyydet jäävät huomiotta. Kahden vakituisen yhtaikainen loma yllättää.
3. Sairastumisen puskuri puuttuu. Yhden vakituisen sairastuminen kaataa muuten täyden kalenterin.
4. Perehdyttäjäksi merkitään lomalla oleva. Sijainen saapuu, eikä paikalla ole kukaan vastassa.
5. Sijaisia haetaan viikoittain eri henkilöstöalan yrityksiltä. Sama tekijä koko jakson ajan toimii paremmin.

Valmis lomakauden briefi

Lähetä StaffMillille:

1. lomakauden aikataulu ja kriittiset viikot;
2. roolit ja korvattava työ;
3. työpisteet ja paikkakunnat;
4. vuorot ja tuntimäärät;
5. aloitus, kesto ja mahdollinen jatko;
6. käytettävä työehtosopimus;
7. pakolliset pätevyydet;
8. perehdytyksen ajankohta ja vastuuhenkilö (myös varahenkilö);
9. päätöksentekijä ja aikaraja.

Näin lomakauden tarve muuttuu StaffMillille selkeäksi toimeksiannoksi, ei viime hetken varmisteluksi.

Seuraava askel

Kerro StaffMillille lomakauden aikataulu, roolit, vuorot, työpisteet, perehdytys ja pakolliset vaatimukset. Saat ehdotuksen sijaisista hyvissä ajoin, ennen kuin poissaolot kuormittavat arkea. Jätä toimeksianto tai soita numeroon 029 007 4040.