Kampanja on suunniteltu kuukausia, mainosbudjetti on lukittu ja ensimmäiset asiakkaat tulevat liikkeelle viikon kuluttua. Tutuin huoli tässä vaiheessa on, että näkyvyys saadaan, mutta vuoroihin ei riitä tekijöitä. Olemme nähneet sen tilanteen lukuisia kertoja: kampanja onnistuu mainoksissa mutta kaatuu siihen, että tiskillä on yksi henkilö, kun pitäisi olla kolme. Hyvin investoitu mediabudjetti menee hukkaan palvelukyvyn pettäessä.
Henkilöstövuokraus kampanjaan auttaa muuttamaan markkinoinnin kalenterin selkeiksi rooleiksi, vuoroiksi, työpisteiksi, perehdytykseksi ja päätettäväksi toimeksiannoksi. Mitä aikaisemmin kampanja avataan StaffMillille, sitä paremmin tekijät ehditään perehdyttää ennen ensimmäistä asiakasta. Kampanja voi tuoda myymälään, tapahtumaan, varastoon, verkkokauppaan tai palvelupisteeseen hetkellisen työpiikin. Jokainen niistä rakennetaan eri tavalla.
Kaupallinen lupaus on käytännöllinen. Kampanjan lisätyövoima rajataan niin, että asiakaskohtaamiset, myyntipisteen arki, keräily, pakkaus, hyllytys tai tapahtumatyö eivät jää yleisen kiireen varaan. Kampanjan onnistuminen ei riipu vain näkyvyydestä. Se riippuu myös siitä, riittääkö tekijöitä hoitamaan työ oikeassa paikassa oikeaan aikaan.
Millaiseen kampanjaan henkilöstövuokraus sopii?
Tyypillisiä kampanjatilanteita:
- myymäläkampanja tai sesonkiavaus;
- tuotteen lanseeraus tai kiertue;
- tapahtuma, messut tai promootiopiste;
- inventaario tai vuosivaihto;
- verkkokaupan piikki (Black Friday, joulu, alennusmyynti, Cyber Week);
- palvelupisteen ruuhka uudistuksen tai muutoksen yhteydessä;
- asiakaskohtaaminen festivaalilla, urheilutapahtumassa tai kulttuuritapahtumassa.
Tilanne määrittää, millaista työvoimaa tarvitaan. StaffMill auttaa rajaamaan, onko kyse asiakaspalvelusta, myynnistä, hyllytyksestä, pakkauksesta, keräilystä vai useamman tehtävän yhdistelmästä.
Kuvaa kampanjan luonne työtehtävien kautta. ”Tarvitsemme kampanja-apua” on alku. Parempi pyyntö kertoo, että myymälään tarvitaan kaksi myyjää lauantaiksi 10–18, varastoon kolme keräilijää verkkokaupan Black Friday -piikkiin tai tapahtumaan tekijä vastaanottoon ja asiakasohjaukseen.
Miten kampanja muutetaan työvuoroiksi?
Kampanja on markkinoinnin näkökulmasta ajanjakso. Henkilöstövuokrauksen näkökulmasta se on rivi vuoroja, työpisteitä ja rooleja. Tämä muunto on ostajan tärkein valmistelutyö ennen ensimmäistä keskustelua.
Käytännössä tämä tarkoittaa taulukkoa, jossa rivillä on päivämäärä ja sarakkeessa työpiste tai vuoro. Tarvitsetko maanantaina kymmenestä kahteen kaksi myyjää ja kahdesta yhdeksään kolme? Vai onko viikonloppuna kaikki vuorot täyteen, mutta arkena yksi riittää?
Kerro StaffMillille:
- kampanjapäivät (alku ja loppu);
- vuorojen kellonajat ja vahvuus per vuoro;
- työpisteet ja niiden osoitteet;
- tarvittavat roolit ja niiden määrä;
- perehdytyksen ajankohta ja kesto;
- pakolliset vaatimukset (esim. hygieniapassi, kielitaito, ikäraja, anniskelupassi).
Vinkki: tee Excel-taulukko, jossa sarakkeissa ovat vuorot ja riveissä päivämäärät. Tämä yksi sivu säästää tunnin keskustelua.
Mitä TES vaatii kampanjavuoroissa?
Kampanjavuoroissa kannattaa muistaa yksi asia. Työehtosopimukset säätelevät palkkaa ja lisiä riippumatta siitä, onko tekijä omilla palkkalistoilla vai vuokratyösuhteessa. Käytännön TES-vaikutuksia kampanjoissa:
- Vähittäiskauppa (PAM): sunnuntaityö nostaa palkan tyypillisesti 100 %, iltatyö (klo 18 jälkeen) 20–22 %. Black Friday- ja jouluaattoavaukset menevät usein lisien piiriin.
- Ravintola-ala (MaRa): ilta-, yö- ja sunnuntailisät, palvelumaksut sekä juhlapyhän työaikalisät.
- Tapahtumat ja messut: voivat kuulua kaupan, kiinteistö- tai palvelualojen TES:n piiriin riippuen työtehtävästä, ja iltatyölisien lisäksi voi olla ulkotyölisiä.
- Logistiikka: Black Week- ja jouluviikon vuorot voivat sisältää yötyötä, jolloin yölisä 50 % koskee usein klo 22–06 tehtyä työtä.
StaffMill huolehtii TES-mukaisesta palkanlaskennasta. Tarjous kertoo lisien hinnan etukäteen, jotta lasku ei yllätä kampanjan jälkeen.
Mitä kampanjatyöntekijän pitää oppia ennen aloitusta?
Kampanjassa perehdytyksen aika on lyhyt, koska työn pitää käynnistyä päivänä yksi. Tämä asettaa vaatimuksia briefille. Mitä tarkempi tieto työntekijällä on tuotteesta, kohderyhmästä, hinnasta ja kampanjan tavoitteesta, sitä parempi asiakaskokemus syntyy. Tämä näkyy heti ensimmäisestä asiakkaasta alkaen.
Tee yhden sivun perehdytysmateriaali, joka sisältää:
- kampanjan ydinviestin ja tavoitteen;
- tärkeimmät tuotteet, hinnat ja mahdolliset poikkeukset;
- yleisimmät asiakaskysymykset ja vastaukset;
- kassajärjestelmän tai järjestelmän käyttöohjeen lyhyesti;
- yhteyshenkilöt myymälässä ja varahenkilön;
- ikärajavalvonnan ohjeet, jos myydään alkoholia tai energiajuomia.
Tämä on usein tehokkaampi kuin tunnin koulutus, jonka detaljit unohtuvat ennen ensimmäistä vuoroa.
Tarvitsetko kampanjatekijät jo tälle viikolle? Soita 029 007 4040 saman päivän aikana, niin käymme aikataulun, vuorot ja perehdytyksen läpi.
Miltä kampanjavuokraus näyttää käytännössä? Esimerkkejä
Vähittäiskauppa. Pirkanmaalainen vaateketju ajaa kahden viikon pop-up-kampanjan keskustan myymälässä. Tarve: kaksi myyjää lauantaisin, yksi arkena 12–20. Pakolliset vaatimukset: kassakokemus, suomi sujuvasti. Perehdytys yhden sivun materiaalilla ja puolen tunnin kassakoulutuksella ennen ensimmäistä vuoroa. Sunnuntailisät ja iltalisät kerrotaan tarjouksessa.
HoReCa. Helsinkiläinen ravintola pitää viikon mittaisen sesonkimenu-kampanjan. Tarve: kaksi tarjoilijaa illoiksi, yksi viikonloppuisin myös lounaalle. Pakolliset vaatimukset: anniskelupassi, kahvilakokemus. MaRa-TES:n iltalisät ja sunnuntailisät selkeinä laskutuksessa.
Logistiikka ja verkkokauppa. Itä-Suomalainen verkkokauppa varautuu Black Weekiin. Tarve: viisi keräilijää viikoksi kahdessa vuorossa, yksi pakkaaja iltavuoroon. Pakolliset vaatimukset: fyysinen jaksavuus, kokemus käsipäätteellä työskentelystä. Yölisät TES:n mukaan.
Tapahtuma. Festivaalin järjestäjä Jyväskylässä ottaa kymmenen tekijää kolmen päivän tapahtumaan. Roolit: lippumyynti, vastaanotto, asiakasohjaus, kassa. Pakolliset vaatimukset: hygieniapassi (jos osallistuu ruokamyyntiin), suomi tai englanti. Perehdytys edellisenä päivänä.
Milloin kampanjaan EI kannata ottaa vuokratyötä?
Rehellisyyden nimissä: jos kampanja on pieni, kestää vain päivän ja vaatii vahvaa tuotetuntemusta tai bränditietoa, oma henkilökunta voi olla parempi vaihtoehto. Vuokratyö loistaa silloin, kun kampanja on riittävän iso, vuoroja on useita ja työpiste sallii sujuvan perehdytyksen.
Toinen rajatapaus: jos kampanjan onnistuminen riippuu yhdestä asiantuntijasta, kuten tietyn tuotteen pääedustajasta tai kosmetiikkamerkin brand ambassadorista, häntä ei korvata vuokratyöllä. Vuokratyö täydentää tällaisessa tilanteessa tukirooleja (kassa, hyllytys, keräily, asiakaspalvelun ruuhka-apu), ei korvaa erityisosaajaa.
Kolmas tilanne: jos kampanja on aidosti yhden iltapäivän kestoinen tapahtuma yhdellä työntekijällä, hallintotyö on usein liian iso suhteessa kestoon. Tällaisiin tarpeisiin sopii usein paremmin oma osa-aikainen sopimusketju tai keikkatyö.
Jos kampanja jakautuu useaan pisteeseen, erittele ne. Sama kampanja voi vaatia tekijän myymälän lattialle, toisen varastoon ja kolmannen tapahtumapisteeseen. StaffMill pystyy arvioimaan etenemistä paremmin, kun jokainen rooli näkyy omana tarpeenaan.
Päätä, mitä tekijän pitää osata heti
Kampanjassa perehdytysaika voi olla lyhyt. Pakolliset taidot pitää erottaa toiveista. Tarvitaanko kokemusta myynnistä, kassasta, asiakaspalvelusta, keräilystä, pakkaamisesta, tuotteiden esillepanosta, tapahtumatyöstä tai järjestelmästä?
Kerro myös, tarvitaanko hygieniapassi, anniskelupassi, työturvallisuuskortti, ajolupa, oma auto, tietty kielitaito tai työpistekohtainen perehdytys. Hygieniapassi (Ruokavirasto) ja anniskelupassi ovat nykyisellään voimassa toistaiseksi. Työturvallisuuskortti on voimassa viisi vuotta. Jos osa asiasta voidaan perehdyttää ennen kampanjavuoroa, sano se selvästi.
Henkilöstövuokraus auttaa kampanjan työpiikin hallinnassa
Henkilöstövuokraus sopii kampanjaan, kun yritys tarvitsee lisätyövoimaa rajattuun ajanjaksoon. Kampanja ei jää epämääräiseksi kiireeksi. Se muuttuu ostettavaksi toimeksiannoksi, jonka aikataulu, vuorot ja vastuut ovat selvillä.
Lue myös kaupan ja palveluiden henkilöstövuokraus, kaupan ja palveluiden toimialahubi, henkilöstövuokraus ruuhkahuippuun ja sesonki- ja ruuhka-apu. Jos kampanja kasvattaa varaston tai lähettämön työtä, katso logistiikan henkilöstövuokraus.
StaffMillin lupaus kampanjatilanteessa
Kampanjassa henkilöstötarve syntyy usein ennen kuin arki ehtii mukautua. StaffMill auttaa yritystä muuttamaan markkinoinnin tai myynnin suunnitelman työvuoroiksi: kuka tekee, missä tekee, milloin aloittaa ja mitä pitää osata.
Yritys ei osta yleistä joustavuutta, vaan kykyä saada kampanjan työ näkyväksi ja vietäväksi eteenpäin. Kun roolit, vuorot ja perehdytys ovat selvillä, StaffMill voi arvioida, millainen haku tai henkilöstövuokrauksen toimeksianto kampanjaan sopii.
Jos kampanja on jo käynnissä ja tarve on akuutti, lue työntekijä nopeasti yritykselle.
Mitä kampanjabriefissä on syytä kertoa?
Hyvä kampanjabriefi kertoo myös sen, missä epävarmuus on. Jos kävijämäärä, tilausmäärä tai myymäläruuhka voi kasvaa, sano se suoraan. StaffMill saa silloin paremman kuvan siitä, tarvitaanko yksittäisiä vuoroja, varalla pidettävää lisätekijää vai useampi rooli samalle ajanjaksolle.
Kerro myös, miten kampanjan onnistuminen näkyy työssä. Onko tärkeintä nopea asiakasvirran käsittely, tuotteiden saatavuus, pakkaus, keräily, tapahtuman sujuvuus vai myyntipisteen palvelutaso? Näin työntekijän rooli ei jää yleiseksi apukädeksi.
Yleisimmät virheet kampanjavuokrauksessa
- Brief tulee liian myöhään. Viimeinen viikko ennen kampanjaa on liian myöhä laajaan hakuun. Avaa keskustelu vähintään kaksi viikkoa ennen.
- Pakollisten vaatimusten lista on liian pitkä. Jokainen ”pakollinen” karsii hakijoita. Erottele aidot pakolliset osaamiset toiveista.
- Vuoroja ei ole kuvattu tunnin tarkkuudella. Kerro alku ja loppu, ei pelkkää ”iltapäivää”.
- Perehdyttäjää ei ole nimetty. Yksi nimetty henkilö per työpiste säästää tuntien selvittelyltä.
- Tarjouksesta puuttuvat lisät. Pyydä TES-lisät kirjoitettuna tarjoukseen, ei laskuun.
Valmis kampanjabriefi
Lähetä StaffMillille:
- kampanjan ajankohta ja tavoite;
- tarvittavat roolit ja työtehtävät;
- työpisteet, paikkakunnat ja mahdollinen liikkuminen;
- vuorot ja henkilömäärät vuoroittain;
- aloitus, kesto ja mahdollinen jatko;
- pakolliset pätevyydet ja toivottu kokemus;
- perehdytyksen ajankohta ja vastuuhenkilö;
- päätöksentekijä ja aikaraja;
- käytettävä työehtosopimus ja TES-lisät, jos tiedossa.
Kun kampanjan työ on kuvattu näin, StaffMill voi käsitellä lisätyövoiman tarpeen konkreettisena henkilöstövuokrauksen toimeksiantona.
Seuraava askel
Kerro StaffMillille kampanjan päivät, roolit, vuorot, työpisteet, perehdytys ja pakolliset vaatimukset. Voit jättää toimeksiannon verkkolomakkeella tai soittaa numeroon 029 007 4040, jolloin pääset puhumaan tilanteesta saman päivän aikana. Jos haluat ensin selata, millaisia tekijöitä alueeltasi löytyy, katso avoimet työpaikat ymmärtääksesi paikallista työmarkkinaa.