Käy vuokratyön vastuunjako läpi ennen ensimmäistä työvuoroa. Selkeä vastuunjako tekee ostamisesta helpompaa, perehdytyksestä parempaa ja toimeksiannosta hallittavamman. Kun vastuut ovat sumeita, ensimmäinen työvuoro takkuaa. Kymmenen ensimmäistä minuuttia kuluu siihen, että kukaan ei tiedä, kuka näyttää työpisteen ja kenelle tunnit kirjataan. Pahimmassa tapauksessa työturvallisuusasiat ja tilaajavastuun selvitykset jäävät kummankin osapuolen olettamuksen varaan. Se voi tulla kalliiksi.
Vuokratyössä on aina kolme osapuolta: käyttäjäyritys eli sinä, työntekijä ja StaffMill työnantajana. Tämä on Suomen lainsäädännön peruslähtökohta. EU:n vuokratyödirektiivi (2008/104/EY) tunnustaa saman. StaffMill auttaa muuttamaan henkilöstötarpeen toimeksiannoksi, jossa rooli, työnohjaus, perehdytys, työturvallisuus ja käytännön vastuut ovat näkyvissä. Tämä ei korvaa työsopimusten tai työturvallisuuslain (738/2002) tarkistamista, mutta tekee arjen vastuunjaosta selkeän.
Sovi vastuunjako ennen kuin ensimmäinen vuoro alkaa. Ostajan näkökulmasta kyse ei ole paperityöstä. Kyse on siitä, että työntekijä tietää keneltä kysyä, esihenkilö tietää mitä on sovittu ja StaffMill saa toimeksiannon hoidettua oikeilla lähtötiedoilla.
StaffMillin lupaus on selkeyttää vuokratyön käytännön vastuut osaksi toimeksiantoa. Toimeksiantoon kirjataan näkyviin rooli, työnjohto, perehdytys, tuntien hyväksyntä, muutostilanteet ja yhteyshenkilöt. Henkilöstövuokraus on ostajalle vahvempi palvelu, kun vastuut eivät jää viime hetken suulliseksi oletukseksi.
Kenelle vastuunjako-opas on tarkoitettu?
Epäselvä vastuunjako näkyy nopeasti arjessa. Työntekijä ei tiedä, keneltä kysyä. Esihenkilö ei tiedä, mitä on sovittu. Perehdytys jää vajaaksi. Tuntien hyväksyntä hidastuu, ja lasku tulee viikon viiveellä. Olemme nähneet, että ensimmäisen viikon ongelmat ovat lähes aina vastuunjaon ongelmia eivätkä tekijän osaamisen ongelmia.
Kun vastuut sovitaan etukäteen, aloitus on parempi. Tämä opas on HR:lle, yrittäjälle, tuotannon esihenkilölle, myymäläpäällikölle, varastovastaavalle, työmaapäällikölle, kiinteistöhuollon esihenkilölle tai hankinnalle, joka haluaa tilata vuokratyöntekijän ilman epäselvää aloitusta.
Tyypillinen tilanne on tämä: tarve on selvä, mutta vielä ei tiedetä, kuka ottaa työntekijän vastaan, miten tunnit hyväksytään, mitä perehdytys sisältää tai kuka kertoo vuoromuutoksista. Nämä päätökset tehdään ennen aloitusta.
Mitä laki sanoo vuokratyön vastuunjaosta?
Vuokratyön peruslainsäädäntö rakentuu kolmen lain varaan, ja jokainen niistä jakaa vastuita eri tavalla:
- Työsopimuslaki (55/2001) määrittää työsuhteen osapuolet ja työnantajan velvoitteet. Henkilöstöalan yritys on työnantaja ja tekee työsopimuksen työntekijän kanssa.
- Työturvallisuuslaki (738/2002, 3 §) velvoittaa käyttäjäyritystä noudattamaan työnantajan velvoitteita siltä osin kuin työtä tehdään sen johdon ja valvonnan alaisena. Työsuojeluviranomainen on huomauttanut, että käyttäjäyritykset tuntevat omat velvoitteensa heikosti. Vuokratyön valvonta jatkuu sekä henkilöstöalan yrityksissä että käyttäjäyrityksissä (Tyosuojelu.fi).
- Tilaajavastuulaki (1233/2006) velvoittaa käyttäjäyritystä selvittämään ennen sopimusta, että henkilöstöalan yritys on hoitanut lakisääteiset velvoitteensa, kun vuokratun työntekijän tai työntekijöiden työskentely kestää yhteensä yli kymmenen työpäivää. 9 000 euron raja koskee alihankintasopimuksia, ei vuokratyötä.
Tämä kolmikanta selittää, miksi vuokratyössä yksi osapuoli ei voi koskaan kantaa kaikkea vastuuta yksin. Käyttäjäyritys johtaa työtä omilla tiloillaan. Henkilöstöalan yritys vastaa työsuhteesta. Työntekijä noudattaa työpaikan ohjeita.
Mitä StaffMill hoitaa työnantajana?
StaffMill on vuokratyöntekijän työnantaja. Käytännössä se tarkoittaa:
- työsopimuksen tekemistä ja noudattamista työsopimuslain mukaisesti;
- palkanmaksua, palkkalaskelmaa ja työehtosopimuksen mukaisten lisien tilitystä;
- lakisääteisiä työnantajan sosiaalivakuutusmaksuja, joita ovat TyEL-maksu (työnantajan keskimääräinen osuus 17,38 % vuonna 2025), sairausvakuutusmaksu 1,87 %, työttömyysvakuutusmaksu sekä työtapaturma- ja ryhmähenkivakuutus (lähde: STM, vero.fi);
- työterveyshuollon järjestämistä työterveyshuoltolain mukaan;
- työsuhteen yleistä hallintaa, kuten lomakirjanpitoa ja vuosilomalakia;
- tilaajavastuulain edellyttämien selvitysten tuottamista käyttäjäyritykselle pyydettäessä.
Sinä käyttäjäyrityksenä et hoida palkanmaksua etkä kanna työnantajan sosiaalivakuutusriskiä. Maksat tehdyistä tunneista StaffMillin laskun mukaan. Sairauspoissaolon ensimmäisten päivien palkanmaksuriski jää sopimuksen mukaisesti henkilöstöalan yritykselle.
Tilaajavastuulaki: mitä käyttäjäyrityksen pitää selvittää?
Tilaajavastuulain (1233/2006, 5 §) mukaan käyttäjäyrityksen on pyydettävä henkilöstöalan yritykseltä ennen sopimuksen tekemistä:
- selvitys merkinnästä ennakkoperintä-, työnantaja- ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin;
- kaupparekisteriote;
- selvitys verovelkatiedoista;
- todistus eläkevakuutusten ottamisesta ja maksujen suorittamisesta;
- selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista;
- selvitys työterveyshuollon järjestämisestä.
Velvoitetiedot voi koota esimerkiksi Vastuu Groupin Luotettava Kumppani -raportille. StaffMill toimittaa tarkistamiseen tarvittavat tiedot, mutta tilaaja vastaa siitä, että selvitykset tarkistetaan ennen sopimusta ja säilytetään lain edellyttämällä tavalla. Laiminlyönnistä voi seurata maksu, jonka ajantasainen taso kannattaa tarkistaa työsuojeluviranomaisen ohjeesta.
Kumppanin taustojen tarkistamiseen saat käytännön ostolistan artikkelista luotettava vuokratyöfirma.
Kuka vastaa vuokratyöntekijän työturvallisuudesta?
Tämä on kysymys, johon moni ostaja vastaa väärin. Vastaus on jaettu, mutta painopiste on käyttäjäyrityksellä. Työturvallisuuslain 3 § asettaa käyttäjäyritykselle työnantajan velvoitteet niissä asioissa, joita se itse johtaa. Näihin kuuluvat: työpisteen turvallisuus, työvälineiden kunto, henkilökohtaiset suojaimet, hätäpoistumistiet, ergonomia ja kemikaalien käsittely.
Henkilöstöalan yrityksen vastuulla on:
- varmistaa, että työntekijällä on tehtävän edellyttämä peruskoulutus, kortit ja ammatilliset valmiudet;
- selvittää käyttäjäyritykseltä työn vaarat ja välittää ne tekijälle ennen aloitusta;
- ohjata työntekijä työterveyshuoltoon ja huolehtia työnantajan tapaturmavakuutuksesta.
Käyttäjäyrityksen vastuulla on:
- nimetä työnopastaja ja perehdyttää työpisteen turvalliset työtavat;
- antaa henkilökohtaiset suojaimet, jos ne eivät kuulu työehtosopimuksen mukaan henkilöstöalan yritykselle;
- huolehtia työpisteen olosuhteista, koneiden kunnosta ja työluvista;
- ilmoittaa työtapaturmasta tai läheltä piti -tilanteesta sekä omalle työsuojeluorganisaatiolleen että henkilöstöalan yritykselle.
Yli vuosikymmen alalla on opettanut, että työturvallisuuden harmaat alueet aiheuttavat suurimmat ongelmat. Tällainen on esimerkiksi ajattelu ”kyllä tämä menee, kun ohjeet annetaan paikan päällä”. Selkeä rajaus on molempien etu, ja se kannattaa kirjata toimeksiantoon ennen ensimmäistä vuoroa.
Mitkä kortit ja luvat ovat kenen vastuulla?
Pääsääntö on yksinkertainen. Työntekijän henkilökohtainen pätevyys (työturvallisuuskortti, hygieniapassi, anniskelupassi, tulityökortti, EA-kortti) kuuluu työntekijälle itselleen, ja StaffMill varmistaa niiden voimassaolon ennen toimeksiantoa. Työpaikkakohtaiset luvat ja perehdytykset (työmaa-, tehdas- ja kohdekohtaiset perehdytykset, ajoluvat työpaikan trukeille, kulkuluvat) ovat käyttäjäyrityksen vastuulla.
Käytännön voimassaoloajat ovat hyvä tarkistaa hakuvaiheessa:
- Työturvallisuuskortti on voimassa viisi vuotta suorituskuukauden lopusta (Työturvallisuuskeskus). Tammikuussa 2025 alkaen kortti toimitetaan vain mobiilimuodossa, paperikorttia ei enää saa.
- Tulityökortti on voimassa viisi vuotta.
- Hygieniapassi (Ruokavirasto) ja anniskelupassi ovat tällä hetkellä voimassa toistaiseksi, mutta käyttäjäyrityksen kannattaa silti pyytää alkuperäinen.
- EA1-kortti on tyypillisesti voimassa kolme vuotta.
Jos tehtävä vaatii kortteja, lupia tai erityistä osaamista, ne pitää merkitä toimeksiantoon ennen hakua eikä ennen aloitusta. StaffMill nostaa nämä asiat esiin jo ennen ensimmäistä päivää. Näin tekijä ei jää työmaan portille väärän tiedon takia.
Korttien ja pätevyyksien tarkistus kannattaa erottaa perehdytyksestä. Lue tarkemmin, miten lupakortit henkilöstövuokrauksessa kirjataan toimeksiantoon ja tarkistetaan ennen aloitusta.
Mitä asiakasyrityksen pitää päättää?
Asiakasyrityksen arjessa ratkaistaan, miten työ käytännössä tehdään. Yrityksen pitää nimetä työn ohjaaja ja perehdyttäjä ennen ensimmäistä vuoroa.
Päätä vähintään:
- kuka ottaa työntekijän vastaan;
- kuka näyttää työpisteen, työvälineet ja hätäpoistumistiet;
- kuka antaa päivän tehtävät ja kuka vastaa työvuoron kysymyksiin;
- kuka hyväksyy tehdyt tunnit ja millä aikataululla;
- kuka ilmoittaa vuoromuutoksista ja kenelle;
- kuka käsittelee poikkeamat ja palautteen StaffMillin kanssa;
- kuka tekee työtapaturmailmoituksen, jos jotain sattuu.
Tämä lista mahtuu A4:lle, ja sen lähettäminen perehdyttäjälle päivää aiemmin säästää aikaa molemmilta.
Miltä vastuunjako näyttää käytännössä? Esimerkkejä neljältä toimialalta
Rakennustyömaa. Yli 50 työntekijän rakennusliike Pirkanmaalla tarvitsee kaksi kirvesmiestä kolmen viikon harjamuotin tekoon. Käyttäjäyritys vastaa työmaaperehdytyksestä, valjaista ja telinetöistä. Henkilöstöalan yritys varmistaa työturvallisuuskortit ja tulityökortit. Veronumero ja kulkulupa työmaalle hoituvat yhdessä. Tilaajavastuuselvitykset on kirjattu pääurakoitsijan järjestelmään ennen aloitusta.
Konepajateollisuus. Itä-Suomalainen konepaja palkkaa vuokrahitsaajan kuukauden mittaiseen tilauspiikkiin. Henkilöstöalan yritys varmistaa hitsausluokituksen ja työturvallisuuskortin. Käyttäjäyritys hoitaa konekohtaiset luvat, kemikaalipassin ja työpisteen ilmanvaihdon. Suojaimet (kypärä, hitsausmaski, kuulosuojaimet) tulevat tehtaalta, koska niiden on sovittava työpisteen riskinarviointiin.
Vähittäiskauppa. Pirkanmaalainen myymäläketju ottaa kassamyyjän kahden viikon sesonkiin. Henkilöstöalan yritys huolehtii työsopimuksesta ja palkanmaksusta. Käyttäjäyritys perehdyttää kassajärjestelmään, ikärajavalvontaan ja varashälytysohjeeseen. Tuntien hyväksyjäksi nimetään myymäläpäällikkö ja varahyväksyjäksi vuoroesimies.
Ravintola-ala. Helsinkiläinen ravintola tarvitsee tarjoilijan viikonlopun kiireeseen. Hygieniapassi ja anniskelupassi ovat StaffMillin esivarmistamia. Paikkakohtainen hinnasto ja kassajärjestelmä ovat ravintolan perehdyttämiä. Iltavuoron lisät ja sunnuntailisät kulkevat MaRa-alan työehtosopimuksen mukaan, eli tekijän palkka on automaattisesti oikein.
Kolme osapuolta pitää nähdä samassa kuvassa
Hyvä vastuunjako vastaa kolmeen kysymykseen:
- mitä StaffMill hoitaa ennen aloitusta ja toimeksiannon aikana;
- mitä asiakasyritys hoitaa työpaikan arjessa;
- mitä työntekijän pitää tietää, jotta työ alkaa oikein.
Tämä rajaus ei korvaa sopimusten tai toimialakohtaisten sääntöjen tarkistamista. Se tekee ostamisesta ja aloituksesta selkeämmän.
Perehdytys on ostajan onnistumisen kohta
Perehdytys on yksi tärkeimmistä käytännön vastuista, ja se on lähes aina käyttäjäyrityksen vastuulla. Mieti, mitä työntekijän pitää tietää ennen ensimmäistä työtehtävää ja mitä voidaan opettaa työn aikana.
Hyvä perehdytys kattaa ainakin:
- työpisteen sijainnin, saapumisreitin ja kulkuluvat;
- työvälineet, henkilökohtaiset suojaimet ja lukot;
- turvalliset työtavat, kemikaaliriskit ja hätäpoistumistiet;
- tauot, ruokailupaikan ja sosiaalitilat;
- yhteyshenkilöt poikkeustilanteisiin;
- työn laadun odotukset ja yleiset pelisäännöt;
- ilmoituskanavat työsuojeluvaltuutetulle ja luottamushenkilölle.
Lisää vastuut suoraan toimeksiantobriefiin henkilöstövuokraukseen, jotta ne eivät jää erilliseksi muistilistaksi. Lue myös perehdytys vuokratyössä, jossa käydään tarkemmin läpi ensimmäisen päivän rakenne.
Vastuunjako vaikuttaa hintaan ja aikatauluun
StaffMillin rooli on auttaa rakentamaan henkilöstövuokrauksen toimeksianto selkeäksi. Roolin, aikataulun, vaatimusten, yhteyshenkilöiden ja seuraavan askeleen kirkastaminen on osa palvelua.
Jos perehdytys, vuorot, työpiste tai pakolliset vaatimukset muuttuvat, myös hinta-arvion ja etenemisen pohja voi muuttua. Vastuunjako liittyy suoraan ostajan päätökseen.
Esimerkiksi epäselvä tuntien hyväksyntä hidastaa hallintoa. Puuttuva perehdyttäjä vaikeuttaa aloitusta. Epäselvät kortti- tai lupavaatimukset voivat rajata sopivia tekijöitä väärässä vaiheessa. Jos hinta on päätöksen keskiössä, lue rinnalle henkilöstövuokrauksen hinta.
Tarvitsetko nopean ostokeskustelun? Soita 029 007 4040 tai jätä yhteydenottopyyntö, niin käymme rooli, perehdyttäjä, työpiste ja tuntien hyväksyjä läpi saman päivän aikana.
Vakuutukset ja työtapaturmat: kuka maksaa?
Henkilöstöalan yritys vastaa työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksesta sekä lakisääteisestä ryhmähenkivakuutuksesta. Käyttäjäyritys vastaa työpisteen vastuuvakuutuksesta, joka kattaa vuokratyöntekijän mahdollisesti aiheuttamat vahingot kolmansille osapuolille tai laitteistolle. Sopimusta tehdessä on hyvä tarkistaa, mitä molemman vakuutukset kattavat ja missä omavastuu kulkee.
Jos työntekijälle sattuu työtapaturma, käyttäjäyritys ilmoittaa siitä työsuojelupiirille (vakavissa tapauksissa) ja samalla StaffMillille. Vakuutuskorvauksen hakee henkilöstöalan yritys, koska se on työnantaja. Tämä työnjako on hyvä käydä läpi etukäteen, jotta paperit eivät seiso vastuun epäselvyyden takia.
Tasapuolinen kohtelu: mitä vuokratyödirektiivi velvoittaa?
EU:n vuokratyödirektiivi (2008/104/EY) ja Suomen työsopimuslain 2 luku velvoittavat käyttäjäyritystä kohtelemaan vuokratyöntekijää keskeisten työehtojen osalta vähintään yhtä hyvin kuin omia työntekijöitään. Tämä koskee työaikaa, taukoja, palkkausta, lisien laskentaa, vuosilomaa sekä työterveyspalveluiden ja työpaikan järjestelyjen (esim. ruokala, sosiaalitilat) saatavuutta.
Käyttäjäyrityksellä on myös velvollisuus tiedottaa vuokratyöntekijöille avoimista vakituisista työpaikoista samalla tavalla kuin muille työntekijöille (TSL 2 luku 6 §). Jos vuokratyösuhde sujuu hyvin, vuokratyöntekijän rekrytointi omille palkkalistoille on luonnollinen jatko, ja siitä on hyvä keskustella avoimesti molempien suuntaan.
Lyhyt vastuunjakolista ennen aloitusta
Tarkista ennen ensimmäistä työvuoroa:
- rooli ja työtehtävän rajat;
- työpiste, saapumisohje ja vuoron kellonaika;
- perehdyttäjän nimi, varahenkilö ja tavoittamistapa;
- tarvittavat työvälineet, vaatetus, suojaimet ja kortit;
- tuntien hyväksyjä, varahenkilö ja hyväksynnän aikataulu;
- ilmoitustapa poissaoloille, vuoromuutoksille ja palautteelle;
- StaffMillin ja asiakkaan yhteyshenkilöt poikkeustilanteisiin;
- tilaajavastuulain selvitysten arkistointitapa.
Tämä lista tekee henkilöstövuokrauksesta ostettavamman, koska jokainen osapuoli näkee aloituksen samalla tavalla.
Mitä jos jokin menee pieleen?
Sairastumiset, myöhästymiset ja yhteensovittamisen ongelmat kuuluvat työn arkeen. Sovi etukäteen, kenelle tekijä ilmoittaa, jos hän ei pääse vuoroon. Sovi myös, kenelle sinä ilmoitat, jos vuoro perutaan tai siirtyy. Yleensä reitti kulkee StaffMillin kautta, ja vastausaika on tunteja, ei päiviä.
Tyypillisin sudenkuoppa on tilanne, jossa nimetty perehdyttäjä on yhtäkkiä kokouksessa, lomalla tai toisessa kohteessa, kun työntekijä saapuu. Sovi siksi varahenkilö. Toinen toistuva ongelma on tuntien hyväksyntä yhden esihenkilön sähköpostista. Jos hän on viikon poissa, palkat viivästyvät. Sopikaa vähintään kaksi henkilöä, jotka voivat kuitata tunnit.
Vastuunjako vaikuttaa myös mallin valintaan
Jos pohdit, otetaanko tekijä vuokralle vai rekrytoidaanko omille palkkalistoille, vastuunjako on tärkeä vertailukohta. Vakituisessa työsuhteessa kaikki työnantajavelvoitteet siirtyvät sinulle: palkanmaksu, sairauspoissaolot, lomajärjestelyt, työterveys, työtapaturmavakuutus ja työsuhteen päättymistilanteet. Vuokratyössä nämä jäävät StaffMillille. Sinä keskityt työn johtamiseen. Lue vertailu artikkelista henkilöstövuokraus vai oma rekrytointi.
Jos tarve on kiireellinen, vastuunjako pitää silti rajata. Katso silloin työntekijä nopeasti yritykselle ja kokoa vähintään rooli, työpiste, aloitus ja perehdyttäjä.
Milloin henkilöstövuokraus EI ole oikea valinta?
Vuokratyö ei ratkaise jokaista tarvetta. Jos rooli on selkeästi pitkäaikainen, strategisesti keskeinen ja vaatii tiukan omistajuuden tuloksesta, oma rekrytointi tai suorahaku on parempi. Tällaisia rooleja ovat esimerkiksi tuotantopäällikkö, myyntijohtaja tai toimintamallia rakentava kehittäjä. Jos kyse on yksittäisestä rajatusta urakasta, jossa työn lopputulos kuuluu sopimukseen eikä työn johto siirry sinulle, oikea muoto on alihankinta tai ostopalvelu eikä vuokratyö. Lue silloin henkilöstövuokraus vai alihankinta.
StaffMill kertoo rehellisesti, jos vuokratyö ei sovi tilanteeseesi. Yli vuosikymmen alalla on opettanut, että huono ostos johtuu yleensä mallin valinnasta, ei siitä, että tarjous oli liian kallis tai liian halpa.
Seuraava askel
Kerro StaffMillille rooli, työpiste, perehdyttäjä, työn ohjaaja ja tuntien hyväksyjä. Vastuunjako muuttuu selkeäksi osaksi toimeksiantoa ennen työn aloitusta.
Soita 029 007 4040, jos haluat vastauksen erityistilanteeseesi. Saat selkeämmän pohjan ensimmäiselle työvuorolle ja vähemmän selvitystyötä jälkikäteen. Jos haluat ensin koota lähtötiedot itse, käytä pohjana henkilöstövuokrauksen tarjouspyyntöä tai toimeksiantobriefiä henkilöstövuokraukseen.