Varastotyöntekijät sesonkiin

Marraskuun viimeisellä viikolla verkkokauppa-asiakas tilaa kolminkertaisen volyymin, ja keräily venyy iltakahdeksaan. Tammikuun alennusmyynnit, kesäkuun terassikausi ja kvartaalin lopun inventaariot tekevät saman varastolle eri tavoin. Kun sesonki on tiedossa, sen voi suunnitella. Kun se yllättää, varastotyöntekijät sesonkiin haetaan kiireessä. Se näkyy hinnassa, virheissä ja tiimin jaksamisessa.

Varaston sesonki näkyy nopeasti keräilyssä, pakkauksessa, vastaanotossa, lähettämössä ja inventaarioissa. StaffMill auttaa yritystä muuttamaan ruuhkan rooleiksi, vuoroiksi, työpisteiksi ja pätevyysvaatimuksiksi, jotta lisätekijät voidaan kohdistaa oikeaan kohtaan varaston arkea.

Hyvä pyyntö ei ole ”tarvitsemme varastolle ihmisiä”. Hyvä pyyntö kertoo, mikä työvaihe ruuhkautuu ja millainen tekijä pystyy aloittamaan siinä.

Nimeä varaston työvaihe

Varastotyö ei ole yksi tehtävä. Sesonkitarve voi kohdistua keräilyyn, pakkaamiseen, hyllytykseen, vastaanottoon, lähettämöön, inventaarioon, palautuksiin tai trukkityöhön. Jokainen työvaihe vaatii eri aloituksen.

Kerro StaffMillille:

• mikä työvaihe tarvitsee lisäkäsiä;
• tehdäänkö työ käsin, järjestelmällä vai koneella;
• vaatiiko työ trukkiosaamista;
• onko kyse päivä-, ilta-, yö- tai viikonloppuvuoroista;
• missä kohteessa työ tehdään;
• montako henkilöä arvioidaan tarvittavan;
• miten pitkä sesonki on.

StaffMill voi näin arvioida, haetaanko yleistä varastotyöntekijää, trukkiosaajaa vai tarkemmin rajattua profiilia. Kahden hengen joulukauden lähettämö ja kymmenen hengen kausikeräily ovat täysin eri haut, vaikka molemmat ovat ”varaston sesonkityöntekijöitä”.

Mitä työehtosopimus vaatii sesonkityössä?

Vaikka työ olisi lyhyt, palkka ja lisät määräytyvät työsuhteessa sovellettavan työehtosopimuksen mukaan. Lyhyt sesonkityö ei oikeuta jättämään TES:n mukaisia lisiä maksamatta. Käytännössä:

• iltavuoro klo 18–22 oikeuttaa iltalisään koko ikkunalta;
• yövuoro klo 22–06 oikeuttaa yölisään, joka on selvästi korkeampi kuin iltalisä;
• lauantaipäivätyö ja sunnuntaityö korotetaan TES:n mukaisesti;
• vuoron alarajat (esim. neljän tunnin minimi) pätevät myös sesonkityössä, ellei toisin sovita.

PAM:n kaupan ja Teollisuusliiton varastotyön TES:t määrittävät tarkat lisät, jotka päivittyvät palkankorotusten yhteydessä. AKT:n kuorma-autoalan TES voi tulla sovellettavaksi, jos varasto kuuluu kuljetusalan yritykseen. StaffMillin rekrytoija varmistaa, mitä TES:iä toimeksiannossa noudatetaan. Näin lisät ja peruspalkka kirjataan oikein heti ensimmäisestä vuorosta.

Tämä ei ole vain muodollisuus. Jos sesongin kymmenen tekijän palkkaus jää alle TES-tason, oikaisu voi tulla viranomaistarkastuksen tai jälkikäteen tehdyn palkkasaatavavaateen kautta. Sesonki on lyhyt, mutta korjaaminen jälkikäteen ei ole.

Trukkivaatimus pitää sanoa heti

Jos tehtävä vaatii trukkiajoa, kerro se toimeksiannon alussa. Kerro myös, millaista trukkia käytetään, kuinka iso osa työstä on ajoa ja tarvitaanko aiempaa kokemusta vastaavasta ympäristöstä.

Trukkikokemus ei ole sama asia kaikissa varastoissa. Keräilytrukki, vastapainotrukki, kapeakäytävä, korkea hyllytys ja kiireinen lähettämö ovat eri tilanteita. Mitä tarkempi vaatimus on, sitä paremmin hakua voidaan rajata. Olemme nähneet sesonkihakuja, joissa ”trukkikuski tarvitaan” tarkoitti lopulta kapeakäytävätrukin ajajaa, jolla on viiden vuoden kokemus ja työturvallisuuskortti. Tällaista hakua ei kannata käynnistää epätarkalla rajauksella.

Trukkikortti on tyypillisesti voimassa viisi vuotta. Lisäksi käyttäjäyrityksen pitää myöntää työpaikkakohtainen kirjallinen ajolupa. Tämä on työturvallisuuslain ja valtioneuvoston asetuksen (403/2008) edellyttämä menettely, ja se koskee myös vuokratyöntekijöitä. Muista varata aikaa työpaikkakohtaisen perehdytyksen tekemiseen ennen kuin trukin avain luovutetaan.

Katso myös trukinkuljettajan työpaikat, jos haluat ymmärtää, miten hakijan osaaminen kannattaa näyttää.

Vuorot ja perehdytys ratkaisevat aloituksen

Sesongissa nopeus kaatuu usein siihen, että vuorot tai perehdytys eivät ole valmiina. StaffMill tarvitsee tiedon siitä, milloin työntekijä aloittaa, kuka ottaa vastaan ja mitä ensimmäisessä vuorossa opetetaan.

Yrityksen kannattaa päättää:

• ensimmäisen vuoron ajankohta;
• vastaanottaja ja työnjohtaja;
• järjestelmätunnukset tai kulkukäytännöt;
• työvaatteet ja suojavarusteet;
• tauko- ja työpisteohjeet;
• palaute StaffMillille ensimmäisen vuoron jälkeen.

Tämä on ostajan etu. Selkeä aloitus vähentää hukkaa ja tekee sesongin lisätekijöistä oikeasti käyttökelpoisia jo ensimmäisestä päivästä. Verkkokauppasesongin jouluviikoilla kymmenen uuden tekijän peruskoulutus voi pyöriä parin tunnin ryhmäperehdytyksenä. Edellytys on, että perehdyttäjä on varattu kalenteriin etukäteen eikä häntä haeta kesken aamuvuoron.

Mitä jos sesonki on ovella, mutta ennustetta ei vielä ole?

Sesonki ei aina käynnisty siististi etukäteen tehdyn suunnitelman mukaan. Joulun verkkokauppapiikki voi alkaa joko marraskuun puolivälissä tai vasta Black Fridaylta. Aloitus riippuu siitä, miten asiakkaiden tilaukset jakautuvat.

Tähän kannattaa varautua kolmella tavalla:

• sovi StaffMillin kanssa minimimäärä, joka aloittaa varmasti, ja varahaarukka, joka voidaan tilata 24 tunnin varoitusajalla;
• pidä lista hyvistä tekijöistä, jotka olivat mukana edellisessä sesongissa, ja kysy heitä ensin;
• nimeä etukäteen perehdyttäjä, joka voi ottaa kaksi tai kolme uutta tekijää kerralla, ettei ensimmäinen päivä kaadu yhden työnjohtajan varaan.

Tämä ei poista yllättymistä, mutta tekee siitä hallittavan.

Esimerkki verkkokaupasta: kuinka Black Friday näkyy keräilyssä

Pirkanmaalainen verkkokaupan keskusvarasto, jossa on vakituista henkilöstöä noin 40, tilaa joka marraskuussa 25–35 lisäkeräilijää neljäksi viikoksi. Volyymi nousee noin 2,3-kertaiseksi normaaliin verrattuna, ja iltavuoroja lisätään. Toimeksianto sisältää tarkan vuorolistan kahdeksi viikoksi eteenpäin, perehdyttäjäparin nimeämisen ja ennalta sovitut hyväksyntäikkunat tunneille. Sesongin jälkeen vakituisiksi siirtyy yleensä 2–4 henkilöä. Tämä vähentää seuraavan kevään rekrytointitarvetta.

Tämä ei ole maaginen ratkaisu, vaan suunniteltu malli. Sama kierros toistettuna kolme vuotta peräkkäin vähentää sesonkihaun aikaa noin neljänneksellä. Syy on yksinkertainen: toimittajan osaajapoolissa on entuudestaan käytettävissä olevia tekijöitä.

Milloin sesonkia ei kannata vuokrata?

Sanotaan tämä rehellisesti. Vuokratyö ei ole oikea malli kaikkeen kausityöhön. Jos sesonki on yhden viikonlopun mittainen ja ennakoimaton, sen voi yleensä hoitaa oman tiimin ylityönä halvemmalla kuin perehdyttämällä uusia tekijöitä. Jos sesonki taas on kuukausien mittainen ja toistuu joka vuosi, vaihtoehtoja on kaksi: vakituinen tai pitkä vuokrasuhde, jossa kokenut ammattilainen jatkaa täyttä työaikaa kuukausia tai vuosia. Pitkä vuokrasuhde on usein paras malli, kun työnjohto pysyy yrityksellä mutta tekijää tarvitaan jatkuvasti – valtaosa StaffMillin varastotekijöistä on kokeneita ammattilaisia, joilla on yli kymmenen vuoden alan kokemus.

Vertaa vaihtoehtoja artikkelista henkilöstövuokraus vai oma rekrytointi, jos olet tällä rajalla.

Milloin varastoon kannattaa rakentaa toistuva malli?

Jos sama sesonki toistuu, kannattaa tehdä roolipohja. Se kertoo, millaisia tekijöitä tarvitaan, missä vaiheessa vuotta ja millä perehdytyksellä.

Toistuva malli sopii, jos:

• keräily- tai pakkausmäärät nousevat ennakoitavasti;
• sama varasto tarvitsee lisätekijöitä joka sesonki;
• trukkivaatimukset ovat samat;
• perehdytys voidaan toistaa;
• yritys haluaa lyhentää seuraavan tilauksen aloitusaikaa.

Lue lisää sesonkityövoiman vuosikellosta. Toistuva malli ei ole pakko, mutta se on usein halvempi kuin uudelleen aloitettu haku joka kvartaalille.

Yleisimmät virheet sesonkihaussa

1. Toimeksianto lähetetään kahden viikon varoitusajalla, kun sama sesonki toistuu joka vuosi samana ajankohtana.
2. Trukkivaatimus mainitaan vasta perehdytyspäivänä, ja puoli ehdokkaista pudotetaan listalta.
3. Vuoroaikaikkunat sopivat omille vakituisille, eivät uusille tekijöille (esim. klo 5.30 alku ilman julkisen liikenteen yhteyttä).
4. Perehdyttäjä ei ole varattuna ensimmäiseen vuoroon, ja kymmenen uutta tekijää odottaa työnjohtajaa puoli tuntia.
5. Sesongin jälkeen palaute jää antamatta, eikä seuraavana vuonna tiedetä, kuka pyydetään takaisin.

Jokainen näistä on korjattavissa. Vain harvoin ongelma on osaajamarkkinassa, kun toimeksianto on rakennettu hyvin.

Valmis varaston sesonkibriefi

Lähetä StaffMillille:

1. varaston työvaihe;
2. työpiste ja paikkakunta;
3. vuorot ja sesongin kesto;
4. arvioitu henkilömäärä;
5. trukki- ja järjestelmävaatimukset;
6. fyysisen työn vaatimukset;
7. perehdytyksen vastuuhenkilö;
8. aloituspäivä ja päätösaikataulu.

Seuraava askel

Kerro StaffMillille, mikä varaston työvaihe ruuhkautuu, milloin vuorot alkavat, tarvitaanko trukkiosaamista ja kuka perehdyttää tekijän. StaffMill auttaa muuttamaan sesongin lisätekijätarpeen varaston toimeksiannoksi. Soita 029 007 4040 tai jätä toimeksianto sähköpostitse. Saat saman päivän aikana arvion siitä, miten ja milloin sesonki saadaan kuntoon. Lue myös logistiikan henkilöstövuokraus ennen ensimmäistä keskustelua, jos haluat ymmärtää koko alaa laajemmin.