Tapahtuma tai kampanja voi epäonnistua, vaikka tuote, paikka ja yleisö olisivat kunnossa. Jos työntekijöitä on liian vähän, jonot kasvavat, myynti kärsii ja vakihenkilöstö kuormittuu seuraavaan viikkoon asti. Markkinointitiimi kantaa pettymyksen henkilökohtaisesti, vaikka syy on kapasiteetissa. Tunnetilan tiedämme: tapahtumapäivän aamu on liian myöhäistä huomata, että anniskelupiste tarvitsee yhden tekijän lisää.
StaffMill auttaa muuttamaan kampanjan tai tapahtuman lisätyövoimatarpeen rooleiksi, vuoroiksi ja selkeäksi toimeksiannoksi. Seuraava askel on kertoa, mitä tapahtumassa tehdään, missä työ tehdään ja milloin tekijät pitää perehdyttää.
Millainen työ pitää miehittää?
Tapahtumatyö ei ole yksi rooli. Sama kampanja voi tarvita myyjiä, promoottoreita, kassahenkilöitä, järjestelijöitä, tarjoilijoita, varastotukea, kuljetuksen apua tai siivousta. Jokainen rooli tarvitsee oman kuvauksensa, koska sama henkilö ei välttämättä taitaa kassaa ja anniskelua samalla illalla.
Erotelkaa toimeksiannossa:
- asiakaskohtaaminen ja taustatyö;
- kokeneet roolit ja perehdytettävät roolit;
- kassavastuu, anniskelu, hygienia tai muu pakollinen vaatimus;
- vuoron pituus ja tauot;
- yhteyshenkilö tapahtumapäivänä.
Kun roolit erotetaan, StaffMill arvioi, mitä voidaan hakea nopeasti ja mihin tarvitaan pidempi valmistelu.
Mitä pakollisia kortteja tapahtumissa tarvitaan?
Tapahtumarooleissa on usein lakisääteisiä vaatimuksia, joita ei kierretä päivässä eikä joustamalla.
- Anniskelupassi vaaditaan henkilöltä, joka anniskelee alkoholijuomia. Passi on Valviran ohjauksen mukaisesti voimassa toistaiseksi. Kustannus liikkuu noin 50 € haarukassa. Anniskelupäällikön tehtävässä vastuu on tiukempi: hän vastaa anniskelusta ja pitää huolta lakisääteisistä velvoitteista paikan päällä.
- Hygieniapassi on pakollinen kaikille, jotka käsittelevät pakkaamattomia, helposti pilaantuvia elintarvikkeita. Ruokaviraston mukaan passi on voimassa toistaiseksi. Sen voi suorittaa noin 40–110 € kokonaiskustannuksella koulutuksesta riippuen.
- Järjestyksenvalvojakortti on tarpeen niille, jotka huolehtivat tapahtuman järjestyksenpidosta lain edellyttämällä tavalla. Peruskurssi on 40 tuntia ja kortti on voimassa viisi vuotta. Sen jälkeen se uusitaan kertauskoulutuksella. Yleisötilaisuuksien järjestyksenvalvonnasta säätää laki yksityisistä turvallisuuspalveluista. Poliisille tehtävän ilmoituksen aikaraja on tyypillisesti vähintään ** viisi vuorokautta** ennen tapahtumaa, sisällön mukaan myös aiemmin.
Sano nämä vaatimukset toimeksiannossa heti. Anniskelupassi tai järjestyksenvalvojakortti rajaa hakijajoukkoa, ja sitä ei kierretä päivässä.
Miksi aikataulu ratkaisee paljon?
Kampanjan työvoimatarve voi näyttää pieneltä, kunnes vuorot jaetaan tunneiksi. Kolmen päivän tapahtuma voi tarkoittaa kymmeniä työvuoroja, jos aukioloaika on pitkä ja tehtäviä on monta. Pop-up-myymälä, jossa on neljä työpistettä ja avoinna 12 tuntia, tarvitsee helposti kahdeksan eri tekijää vain peruskuntoisuuteen, ennen kuin lasketaan taukoja tai sairauspoissaolovaraa.
Nopeaa apua voi joskus löytyä, mutta varma saatavuus ei synny viime hetken viestistä. Mitä aiemmin StaffMill saa roolit, paikkakunnan, vuorot ja pakolliset vaatimukset, sitä paremmin työ myydään tekijöille ja sovitetaan heidän kalentereihinsa. Viikonloppu on viikonloppu myös vuokratyöntekijälle, eikä se täyty pelkillä lupauksilla. Tapahtumatyövoiman markkinassa on selvä ”ensimmäinen tilaaja saa parhaat tekijät” -dynamiikka. Keväällä kesän kärkitapahtumat ovat usein miehitetty maaliskuun aikana.
Jos kampanja on jo lähellä, kerro heti, mikä on kriittisin rooli. Kaikkea ei tarvitse ratkaista kerralla, mutta ensimmäinen tarve pitää nimetä.
Miten StaffMill tekee tarpeesta ostettavan?
StaffMillin arvo on siinä, että työvoimatarve muutetaan tekijälle ymmärrettäväksi työksi. Hyvä toimeksianto kertoo, miksi tapahtuma järjestetään, mitä vuoron aikana tehdään, kenen kanssa työskennellään ja miten onnistumista mitataan. ”Auta lavasteissa” ei kerro tekijälle, tarvitaanko nostokorttia tai tasoja kuljetuskonttiin.
Toimita vähintään:
- tapahtuman nimi, paikka ja päivämäärät;
- roolit ja tarvittava määrä tekijöitä;
- vuorot, aloitus ja perehdytyksen ajankohta;
- pakolliset kortit, kielitaito tai kassakokemus;
- vaatetus, välineet ja kulkuohjeet;
- vastuuhenkilö paikan päällä.
Katso myös henkilöstövuokraus kampanjaan, jos tarve liittyy myyntipiikkiin tai lanseeraukseen.
Miltä tapahtumatyövoima näyttää käytännössä? Kaksi esimerkkiä
Pirkanmaalainen festivaali, jolla kävi noin 12 000 vierasta kolmen päivän aikana, tilasi StaffMillin kautta kokonaisuuden 18 tekijälle eri vuoroille: anniskelupassilliset baariin, hygieniapassilliset ruokakojuihin, kassakokemus pääsylippumyyntiin ja erikseen kaksi vahtimestaria taustakulissin alueelle. Toimeksianto rakennettiin kuusi viikkoa etukäteen, ja perehdytys pidettiin paikan päällä päivää ennen avajaisia. Kun perjantai-iltana yksi tekijä sairastui, sijaiseksi saatiin paikalla jo ollut osaajapoolin tekijä, koska heille oli pidetty aamulla yhteinen perehdytys.
Toinen esimerkki on kaupan alan lanseeraustapahtuma noin 50 työntekijän myyntiketjussa. Kahden viikonlopun aikana kahdeksassa toimipisteessä toteutettiin pop-up-promootio, ja tarvittiin 24 tuotteen tuntevaa esittelijää alueellisesti. Tilauksessa rajattiin selvästi, mitkä tekijät tarvitsevat tuoteperehdytyksen ennen ensimmäistä vuoroa ja mitkä voivat aloittaa lyhyen brieffin jälkeen. Tämä jako säästi puolen päivän verran perehdytysaikaa per toimipiste.
Milloin kampanjatyövoima ostetaan vuokratyönä, milloin ei?
Henkilöstövuokraus sopii, kun tarve on rajattu aikaan, paikkaan ja rooliin. Yritys saa lisätekijöitä ilman, että jokaisesta lyhyestä työjaksosta rakennetaan oma rekrytointiprosessi. Kolmen päivän tapahtumaan ei kannata ajaa kuukauden mittaista hakua.
Jos kampanjan tavoite on löytää pysyvä myyjä, puhukaa rekrytoinnista tai suorahausta. Jos kampanjabriefi on auki vasta tapahtumaa edeltävänä päivänä eikä kukaan asiakkaalta ehdi vastata kysymyksiin, vuokratyön sijaan harkitse rajatumpaa konseptia. Henkilöstöalan yritys ei korvaa puuttuvaa suunnittelua.
Vuokratyö ei myöskään ratkaise tapahtumaa, joka on alimitoitettu turvallisuusvaatimusten suhteen. Jos paikalle vaaditaan järjestyksenvalvojia ja poliisi-ilmoitus on tekemättä, tekijän palkkaaminen ei vapauta järjestäjää lain velvoitteista.
Yleisimmät virheet tapahtumatyövoiman tilauksessa
Olemme nähneet, mitkä virheet pilaavat tapahtuman miehityksen toistuvasti.
- Pakollisten korttien tarkistaminen päivää ennen tapahtumaa, kun anniskelupassia tai järjestyksenvalvojakorttia ei voi hankkia tunneissa.
- Roolien yhdistäminen: sama tekijä yrittää hoitaa kassaa ja anniskelua samalla illalla, mikä on käytännössä mahdoton yhdistelmä.
- Vuoron pituuden arviointi alimitoittaen, jolloin tauot jäävät pitämättä ja TES:n vaatimukset rikkoutuvat.
- Yhteyshenkilön puuttuminen tapahtumapäivänä, mistä seuraa, että ensimmäisen vuoron alku takkuaa.
- Brieffin lähettäminen saman päivän iltapäivänä, kun tekijät ovat jo matkalla.
- Maksuehdot ja vastuunjako epäselviä, kun tapahtuma siirtyy sään takia.
Korjaa nämä etukäteen, niin tapahtumapäivän aikatauluun ei tarvitse rakentaa puskuria pelkän epävarmuuden takia.
Miten tapahtumaturvallisuus vaikuttaa tilaukseen?
Yleisötilaisuuksien järjestyksenvalvonnasta säätää laki yksityisistä turvallisuuspalveluista. Kokoontumislaki ohjaa yleisötilaisuuden ilmoituksia poliisille. Pääsääntö on, että yleisötilaisuudesta on tehtävä ilmoitus poliisille kirjallisesti ** vähintään viisi vuorokautta** ennen tapahtumaa. Järjestyksenvalvojien määrästä päättää poliisi tapahtuman luonteen mukaan. Suuremmissa tilaisuuksissa määrä voi olla useita kymmeniä, ja heidän pitää olla viranomaisen hyväksymän koulutuksen suorittaneita.
Anniskelu lisää oman lakinsa: Valviran ohjauksen mukaan anniskelusta vastaava nimetään ja anniskeleva henkilöstö täyttää lain mukaiset edellytykset, mukaan lukien anniskelupassi sen vaativissa tehtävissä. Kun siirrät anniskelutyövoimaa StaffMillin kautta, kerro, mikä rooli vastaa anniskelusta ja kenellä on suorittajan vastuu.
Tämä ei ole kuivaa juridiikkaa. Se on syy siihen, miksi tapahtumakohtainen tilaus pitää aloittaa vähintään 4–6 viikkoa etukäteen, jotta korttien tilanne ja viranomaisilmoitukset ovat ajoissa hoidettu.
Mitä jos tapahtuma toistuu?
Jos järjestätte saman tapahtuman vuosittain tai pyöritätte useita kampanjoita kvartaalissa, rakentakaa tapahtumakohtainen osaajapooli. Sama tekijä toisena vuonna tarvitsee vähemmän perehdytystä ja tuottaa enemmän arvoa heti ensimmäisestä vuorosta. Mietikää kerralla kausi, ei yksittäistä viikonloppua.
Olemme nähneet, että toistuvassa tapahtumassa toisen vuoden täyttöaste paranee selvästi, kun samat tekijät kutsutaan ensin. He tunnistavat työrytmin, eikä perehdytys kuluta vakihenkilöstön aikaa kahteen kertaan. Tämä on aliarvostettu hyöty: hyvä ensimmäinen kerta tekee toisesta puolet halvemman.
Mitä työaikalaki vaatii tapahtumavuoroissa?
Tapahtumissa työtahti on kireä ja vuorot pitkiä, eikä työaikalain pakottavia säännöksiä voi sivuuttaa kiireellä. Vuoron kesto ei voi ylittää lain sallimaa enimmäismäärää. Yli kuuden tunnin työvuoroon kuuluu vähintään 30 minuutin ruokatauko, ellei TES määrää muuta. Vuorokausilepo on lähtökohtaisesti vähintään 11 tuntia ja viikkolepo 35 tuntia kerrallaan, joitakin TES-kohtaisia poikkeuksia lukuun ottamatta.
Tapahtumassa, jossa sama tekijä työskentelee perjantain klo 18 alkavasta vuorosta lauantain klo 02:een ja sitten taas lauantain klo 12 alkavasta vuorosta, vuorokausilepo ei toteudu. Suunnittele vuorot niin, että jokaiselle tekijälle jää lain mukainen lepoaika myös tapahtuman aikana. Tämä ei ole nipotusta. Se on edellytys sille, että vuokratyö voidaan toteuttaa lainmukaisesti.
Mitä tapahtumavuoron hinnoitteluun kuuluu?
Tapahtumassa hinta muodostuu samasta logiikasta kuin muussa vuokratyössä: työntekijän TES-palkka kerrottuna palvelukertoimella. Lyhyiden vuorojen TES-vähimmäiskestot, ilta- ja yölisät sekä viikonloppukorvaukset näkyvät hinnassa. Esimerkiksi anniskelu lauantaisaarella sisältää sekä yölisän että lauantaikorvauksen, eikä näitä voida sopia pois tarjouksella.
Pyydä toimittajalta hinnoittelu per rooli ja per vuoro, ei pelkkänä könttinä. Kun tapahtuma kestää kolme päivää ja roolitus on kuusi nimikettä, kokonaishinta on summa kuudesta erilaisesta laskelmasta. Tämä on rehellisempi tapa kuin antaa yksi suuri luku, joka piilottaa vuoroittaiset erot. Avoin erittely myös vähentää reklamaatioita laskutusvaiheessa.
Seuraava askel
Kerro StaffMillille roolit, paikkakunta, vuorot, aloitus, kesto ja pakolliset vaatimukset.
- Soita 029 007 4040, jos kampanja alkaa lähiviikkoina.
- Lähetä toimeksiantotiedot tarjouspyynnön kautta, kun tapahtumakuva on selvillä, ja tutustu henkilöstövuokrauksen tarjouspyyntöön.
- Lue henkilöstövuokraus kampanjaan, jos tarve liittyy myyntipiikkiin tai lanseeraukseen.
StaffMill muuttaa tapahtuman tai kampanjan työvoimatarpeen tekijöille ymmärrettäväksi ja yritykselle ostettavaksi.