Referenssien tarkistaminen rekrytoinnissa: opas esihenkilölle

Referenssipuhelu on tilanne, jossa monelle rekrytoivalle esihenkilölle tulee kiire. Päätös on jo melkein tehty ja kalenterissa on tunti aikaa. Keskustelu menee helposti yleisluontoiseksi: ”Oliko hän hyvä työntekijä?” ”Kyllä oli.” Tästä keskustelusta ei jää mitään käteen. Se vain pitkittää päätöstä parilla päivällä. Tunnistettava paine: olet jo nähnyt kymmeniä hakijoita, kalenteri on tukossa ja silti haluat välttää kalliin virhevalinnan.

Referenssien tarkistaminen rekrytoinnissa on prosessivaihe, jossa hakijan ilmoittamilta entisiltä esihenkilöiltä tai kollegoilta varmistetaan rooliin liittyvää työotetta, vastuunkantoa ja yhteistyökykyä. Hyvin tehty referenssi vahvistaa päätöksen, paljastaa avoimen riskin tai auttaa perehdytyksen suunnittelussa. StaffMill sitoo referenssien tarkistamisen roolin vaatimuksiin, jotta keskustelu tukee valintaa eikä jää muodollisuudeksi.

Seuraava askel on päättää, mitä rekrytointipäätöksen kohtaa referenssillä halutaan varmistaa.

Mitä laki sanoo referenssien tarkistamisesta?

Referenssien tarkistaminen on henkilötietojen käsittelyä. Siihen sovelletaan lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) ja yleistä tietosuoja-asetusta. Pääsääntö on tiukka: työnantaja saa käsitellä vain työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia henkilötietoja. Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti hakijalta itseltään. Jos tietoja kerätään muualta (kuten entiseltä esihenkilöltä), siihen on yleensä saatava hakijan suostumus. Lähde: tietosuoja.fi ja Finlex 759/2004.

Käytännössä tämä tarkoittaa kolmea sääntöä:

1. Pyydä hakijalta nimet ja kirjallinen suostumus, mihin referensseihin saat olla yhteydessä.
2. Kerro hakijalle, milloin soitat ja mitä kysyt. Avoimuus on osa lakia, ei vain hyvää tapaa.
3. Kysy vain rooliin liittyviä, työn kannalta välttämättömiä asioita. Älä kysy terveydestä, perheestä, vakaumuksesta tai muusta arkaluonteisesta tiedosta, ellei se ole työn lainmukainen vaatimus.

Tietosuojavaltuutettu on huomauttanut, että rekrytoinnissa ”varmuuden vuoksi” kerätyt taustatiedot ylittävät usein laissa määritellyn tarpeellisuusvaatimuksen. Pidä referenssi siis työssä ja sen tekemisessä.

Kysy referenssi oikeaan asiaan

Yleinen kysymys hyvästä työntekijästä tuottaa yleisen vastauksen. Parempi kysymys liittyy siihen, mitä roolissa oikeasti tarvitaan. Jos haet työnjohtajaa, kysy johtamisesta. Jos haet itsenäistä asentajaa, kysy itsenäisestä työskentelystä ja virhetilanteista.

Hyvät kysymykset:

• miten henkilö toimi paineessa tai aikataulupaineessa;
• millainen vastuu hänellä oli arjessa, mistä hän päätti itse;
• miten hän oppi uuden työvaiheen tai järjestelmän;
• miten hän teki yhteistyötä työnjohdon, tiimin tai asiakkaiden kanssa;
• missä tilanteessa hän tarvitsi tukea tai jäi jumiin;
• miksi työsuhde päättyi, jos se ei ole jo tiedossa.

StaffMill auttaa määrittämään, mitkä kysymykset ovat juuri tämän roolin kannalta kaupallisesti olennaisia. Samat kriteerit näkyvät myös ehdokasesittelyssä, jotta asiakas ei joudu yhdistämään irrallisia tietoja itse.

Referenssi ei korvaa haastattelua

Referenssi on päätöksen tuki, ei automaattinen hyväksyntä. Hakijan oma motivaatio, saatavuus, palkkataso, osaaminen ja sopivuus työympäristöön käsitellään prosessissa muutenkin. Yksittäinen positiivinen referenssi ei pelasta heikkoa haastattelua, eikä yksi varovainen kommentti saa kaataa hyvin perusteltua valintaa.

Jos referenssissä nousee avoin kohta, älä ohita sitä. Käsittele se hakijan kanssa avoimesti ennen päätöstä. Tämä on parempi kuin myöhempi pettymys puutteelliseen perehdytykseen, vastuuseen tai työn rytmiin.

Mitä asiakkaan pitää päättää ennen referenssiä?

Ennen referenssien tarkistamista sovi, mikä tieto muuttaa päätöstä. Jos mikään vastaus ei vaikuta valintaan, referenssiä käytetään väärin ja sekä antajan että saajan aikaa kuluu turhaan.

Hyödyllisiä päätöskohteita:

• vastuun määrä ja itsenäisyys;
• tarkkuus ja virheettömyys;
• asiakaspalvelun laatu;
• työtahti ja kuormankesto;
• johtamiskokemus tai esimerkillisyys tiimissä;
• sitoutuminen ja vaihtuvuus.

Näin referenssistä tulee osa päätöstä, ei jälkikäteen tehty varmistus.

Jos rooli on vaikea täyttää, kytke referenssit koko hakutapaan. Katso myös headhunter vai rekrytointikumppani.

Pyydä lupa ja kunnioita reilua prosessia

Referenssejä ei kysytä hakijan selän takana. Pyydä aina hakijalta nimet ja lupa, ja kerro suoraan, milloin soitat. Hakija voi myös ehdottaa parempaa referenssiä kuin viimeisin esihenkilö, esimerkiksi pitkäaikaisen tiimivetäjän tai kollegan, joka tunsi työn tarkemmin. Tämä on tietosuojan vaatimus ja samalla osoitus siitä, että prosessi on hakijalle reilu.

Vältä referenssikysymyksiä, jotka koskevat terveydentilaa, perhetilannetta, vakaumusta, ammattiyhdistystoimintaa tai muuta lakiin perustuvaa arkaluonteista tietoa. Pysy työssä ja sen tekemisessä. Erityistä huomiota vaativat luottotiedot ja rikosrekisteriote: niitä saa pyytää vain laissa määritellyissä tilanteissa. Niitä ei myöskään koskaan kerätä referenssipuhelun kautta, vaan virallisilta viranomaisilta hakijan luvalla.

Yleisimmät virheet referenssipuhelussa

Olemme nähneet, että samat sudenkuopat toistuvat yritysten kokoluokasta riippumatta:

1. Soitto tehdään ilman valmistautumista. Kysytään ”miten meni”, eikä päätös etene.
2. Kysytään johdattelevasti. ”Kai hän osaa SAP:in?” saa vain myöntävän vastauksen.
3. Kerätään ylimääräistä tietoa. Referenssi alkaa rönsyillä terveydestä tai perheestä.
4. Ei dokumentoida päätöksen kannalta olennaisia havaintoja. Kuukauden päästä ei muista, mitä referenssistä jäi käteen.
5. Soitetaan vain yhdelle. Yksi näkökulma ei vielä riitä, kun roolissa on iso vastuu.

Tee referenssistä vakioitu lyhyt lomake (10–12 kysymystä), jossa kirjaat vastaukset lyhyesti ja tallennat hakijakohtaiseen järjestelmään. Tämä tukee sekä päätöksenteon laatua että tietosuojavaltuutetun vaatimaa dokumentointivelvollisuutta.

Mitä tehdä, jos referenssiä ei saa?

Joskus hakija ei voi antaa nykyisen työnantajan referenssiä, koska työnvaihto on luottamuksellinen. Tämä on normaalia, etenkin esimies- ja asiantuntijatehtävissä. Silloin referenssi voidaan ottaa edelliseltä työnantajalta, kollegalta tai asiakkaalta. Yksi hyvä referenssikeskustelu on usein arvokkaampi kuin kolme pinnallista.

Vaihtoehtoisia signaaleja saa myös työn kautta: koeaika, työnäyte, lyhyt projekti tai try and hire -järjestely vuokratyön kautta antaa konkreettisen kuvan, jota referenssipuhelu ei aina tavoita. Vaikealla työmarkkinalla, esimerkiksi avainasiantuntijoissa, monilla parhailla ehdokkailla referenssilista on lyhyt. Heidän työsuhteensa ovat olleet pitkiä ja edelliset esihenkilöt ovat siirtyneet itse muualle. Älä siis tulkitse niukkaa listaa automaattisesti varoitusmerkkinä.

Milloin referenssi EI ole oikea työkalu?

Sanotaan tämä rehellisesti: referenssi ei ole rekrytoinnin ihmelääke. Se ei pelasta haastattelua, jossa hakijan motivaatio jäi epäselväksi, eikä se korvaa konkreettista työnäytettä asiantuntijatehtävässä. Jos rooli on tiukasti rajattu osaamiseen (esimerkiksi koodikielet, ohjelmiston tarkka versio, kielitaito), työnäyte on lähes aina osuvampi kuin entisen kollegan yleinen kommentti.

Toinen tilanne, jossa referenssin merkitys on pieni, on ensimmäinen työpaikka tai harjoittelijatason tehtävä. Silloin referenssin antajia on harvoin, ja painopiste on motivaatiossa, oppimishalussa ja sopivuudessa työyhteisöön. Älä laita hakijaa kohtuuttomaan asemaan vaatimalla useaa esihenkilöreferenssiä, jos kokemusta on puoli vuotta.

Kuinka monta referenssiä on sopiva määrä?

Hyvä lähtökohta on kahdesta neljään referenssiä asiantuntija- ja esihenkilörooleissa, ja yhdestä kahteen suorittavissa tehtävissä. Yksi referenssi ei tuota luotettavaa kuvaa, koska näkökulma on aina yksittäinen. Yli neljä referenssiä taas vie hakijan ja entisten esihenkilöiden aikaa kohtuuttomasti, eikä lisäarvo enää kasva.

Käytä monipuolista joukkoa: yksi entinen esihenkilö, yksi kollega tai tiimivetäjä ja tarvittaessa yksi asiakas. Tämä antaa kolme erilaista näkökulmaa samasta työstä. Sähköpostiviittaukset tai ”suosituskirjeet” eivät korvaa varsinaista keskustelua, koska niissä jää aina osa tarinasta kertomatta.

StaffMillin rooli rekrytointikumppanina

StaffMill auttaa pitämään referenssikeskustelun asiallisena ja rooliin sidottuna. Tavoite on tuottaa asiakkaalle käyttökelpoista tietoa ja hakijalle reilu prosessi.

Jos haku on suorahaku, referenssien merkitys korostuu, koska rooli on usein vaativa ja päätös suuri. Lue lisää suorahakurekrytoinnin shortlististä.

Miltä hyvä referenssi näyttää käytännössä? Esimerkki teollisuudesta

Yli sadan työntekijän konepajayritys Pirkanmaalla rekrytoi tuotantopäällikköä. Hakijan referenssilistalla on edellinen tehdaspäällikkö, kollega tuotannosta ja asiakas, jonka kanssa hakija oli vastannut suuresta projektista. Esihenkilö soittaa kaikille kolmelle 25 minuutin keskusteluilla.

• Edellinen tehdaspäällikkö antaa konkreettisen kuvan paineensietokyvystä.
• Kollega kuvaa yhteistyötaitoja kahden vuoron risteyksessä.
• Asiakas vahvistaa, että hakija piti viestinnän selvänä myös myöhästymistilanteissa.

Jokaisesta puhelusta dokumentoidaan kolme havaintoa, ja päätös tehdään näiden ja kahden haastattelun pohjalta. Yhteensä referenssityöhön kuluu reilu tunti, ja se vahvistaa päätöksen sekä tuottaa perehdytyssuunnitelman ensimmäisille kolmelle kuukaudelle.

Seuraava askel

Kerro StaffMillille rooli, paikkakunta, aloitus, päätöstä ohjaavat kriteerit ja se, mitä referenssillä pitää varmistaa. Voit jättää tiedot lomakkeella tai soittaa 029 007 4040.

Lue rinnalle ehdokasesittely rekrytoinnissa, rekrytointikumppanin valinta ja suorahakurekrytoinnin shortlist, jos haluat rakentaa kokonaisen rekrytointiprosessin. Hyvässä prosessissa referenssit tukevat päätöstä eivätkä hidasta sitä turhaan.