Suorahaku eli headhunting ei ole onnistunut vain siksi, että markkinasta löytyy nimiä. Yritys tarvitsee lyhyen, perustellun ehdokaslistan, jonka pohjalta päätetään, ketkä tavataan. Päätöksentekijän aika on rajallista. Kalenteriin mahtuu yleensä kolmesta viiteen ensitapaamista per viikko. Shortlistin tehtävä on suojata sitä aikaa.
Tunnetilan tiedämme: viikolla, jolla pitäisi aloittaa avainroolin haastattelukierros, on yleensä vähintään yksi muu kriisi käsittelyssä. Hyvä shortlist auttaa fokusoimaan, koska jokainen rivi on perusteltu. StaffMill rakentaa shortlistin, jossa näkyvät osaaminen, motivaatio, saatavuus ja avoimet päätöskohdat. Seuraava askel on kertoa rooli, markkina, paikkakunta, päätösaikataulu ja ne kriteerit, joiden perusteella ehdokas pääsee listalle.
Miksi shortlist ei ole pitkä nimilista?
Hyvä shortlist on valikoitu lista, ei markkinan inventaario. Jos listalla on liikaa nimiä, asiakas joutuu tekemään kumppanin työn uudelleen. Jos nimiä on liian vähän, päätöksen vertailupohja jää ohueksi. Tyypillinen toimiva koko on neljästä kuuteen henkilöä, mutta luku riippuu roolista ja markkinasta. Jos markkina on hyvin kapea, kolmenkin nimen lista voi olla kunnioitettava saavutus, kunhan jokainen nimi on aidosti perusteltu.
StaffMillin tehtävä on auttaa rajaamaan:
- millainen tausta on relevantti;
- mitä osaamista pitää olla heti;
- mitä voidaan oppia;
- millainen motivaatio tukee vaihtoa;
- millaiset ehdot voivat estää etenemisen.
Listan vahvuus syntyy perusteluista, ei nimien määrästä. Jos suorahakukumppani esittelee kaksitoista nimeä ilman näkemystä, hän on tehnyt vasta kartoituksen, ei shortlistiä.
Jos valinta palvelumallista on vielä auki, lue ensin headhunter vai rekrytointikumppani.
Milloin shortlist annetaan ja missä muodossa?
Suorahaun aikataulussa shortlist asettuu tyypillisesti noin kolmen viikon kohdalle toimeksiannon alkamisesta. Aika riippuu profiilin laajuudesta, päätöksentekijöiden kalenterista ja markkinan koosta. Yli vuosikymmen alalla on opettanut: nopeampi shortlist on harvoin parempi. Lista, joka tuotetaan viikossa, on yleensä kartoitus eikä syvällinen arvio. Shortlist on neuvotteluvaiheen alku, ei suorahaun lopputuote.
Hyvä shortlist toimitetaan kirjallisesti, mutta käsitellään aina yhdessä keskustellen. StaffMill esittelee jokaisen ehdokkaan 15–25 minuutin keskustelussa, jossa asiakas voi kysyä syvältä. Tämä on tehokkaampi malli kuin pelkkä raportti: päätöksentekijä saa vastauksen niihin kysymyksiin, jotka ratkaisevat haastattelukutsun, eikä päätöstä lykätä lisätietopyyntöjen takia.
Mitä shortlistissä pitää näkyä?
Päätöksentekijä tarvitsee jokaisesta ehdokkaasta tiiviin mutta käyttökelpoisen kuvan. Pelkkä nykyinen titteli ei kerro, miksi henkilö sopisi yritykseen.
Hyvä shortlist sisältää:
- ehdokkaan nykyisen tai viimeisimmän roolin;
- osaamisen suhteessa tehtävään;
- motivaation vaihtaa tai keskustella;
- aloituksen ja saatavuuden rajaukset;
- palkka- tai ehtotason, jos se vaikuttaa päätökseen;
- StaffMillin perustelun jatkoon viemiselle;
- avoimet kysymykset, jotka pitää selvittää haastattelussa.
Jos jokin tieto puuttuu, se merkitään avoimeksi kohdaksi. Tämä on parempi kuin päätöksen lykkääminen epämääräisen esittelyn vuoksi. Avoin kysymys on rehellisempi kuin täytetekstillä peitelty aukko.
Shortlistin jokaisesta henkilöstä pitää syntyä päätettävä esittely. Katso rinnalle ehdokasesittely rekrytoinnissa.
Miltä shortlist näyttää käytännössä? Esimerkki rakennusalalta
Yli 60 työntekijän pirkanmaalainen rakennusliike etsi työpäällikköä alueellisesti vaikealla profiililla. Alueen rakennuspäälliköitä on tunnistetusti vain noin 30, ja vaihtuvuus on alhainen. Ensimmäinen markkinakartoitus tuotti 24 nimeä. Ehdokkaista kontaktoitiin 18, joista 7 vastasi kiinnostuksella ja kävi ensikeskustelun. Shortlistille päätyi neljä henkilöä. Heidän esittelyperustelunsa kerrottiin asiakkaalle 90 minuutin keskustelussa. Asiakas valitsi heistä kolme jatkoon. Yksi ehdokas vetäytyi haastatteluvaiheessa, koska palkkaehdoissa oli odotettua suurempi väli. Tämä saatiin kuitenkin näkyviin shortlist-vaiheessa, ei vasta lopussa. Tämä on oikeaa palvelua: rehellinen markkinakuva ennen päätöstä, ei sen jälkeen.
Milloin shortlist kannattaa tehdä suorahaulla?
Suorahaku sopii, kun ehdokkaat pitää tunnistaa aktiivisen hakijamarkkinan ulkopuolelta. Shortlist on silloin työn näkyvä välietappi: se kertoo, mitä markkinasta löytyi ja ketkä ovat valmiita keskustelemaan.
Jos rooli täytetään avoimella haulla, shortlist voi syntyä myös tavallisemmasta rekrytointiprosessista. Silloin kumppanin arvo on karsinnassa ja esittelyssä, ei niinkään markkinan kontaktoinnissa.
Suorahakua ei kannata käyttää, jos rooli on hyvin julkinen, palkkaus on markkinan keskitasoa eikä erityisosaamista vaadita. Silloin avoin haku tuo riittävät hakijat eikä kumppanin perustyö perustellu. Avoin haku on edullisempi, ja se tukee samalla työnantajamielikuvaa.
Miten asiakas nopeuttaa päätöstä?
Shortlist toimii vain, jos asiakas antaa nopean palautteen. Jos ensimmäinen ehdokas ei osu, kytke palaute kriteeriin: osaaminen, palkkataso, motivaatio, sijainti, johtamiskokemus tai toimialatausta. Näin StaffMill tarkentaa hakua, eikä jatka samanlaisten ehdokkaiden esittelyä.
Sovi sisäisesti etukäteen, kuka päättää ja kenen ääni painaa. Olemme nähneet useita prosesseja venyvän viikkoja, koska ehdokas oli hyvä mutta päätöksentekijät olivat eri linjalla siitä, mikä kriteeri ratkaisee. Shortlist ei korjaa tätä, mutta se paljastaa sen ajoissa.
Käytännössä toimivin malli on:
- 24 tunnin kommentti jokaisesta esitellystä ehdokkaasta;
- viikoittainen 30 minuutin tilannekatselmus toimeksiannon aikana;
- päätöskriteerin nimeäminen ennen ensimmäistä haastattelua, ei sen jälkeen.
Tämä rytmi voi tuntua tiukalta, mutta se on lyhin reitti onnistuneeseen valintaan.
Mitä shortlistin jälkeen tapahtuu?
Tapaamiset ovat shortlistin koeponnistus. Hyvä esittely pitää, kun istutte saman pöydän ääreen. Jos ehdokas on toinen kuin paperilla, palaute pitää käsitellä rehellisesti: oliko esittely ylioptimistinen, vai oliko teidän kysymyksiinne valmistauduttu väärin. Molempiin StaffMill voi reagoida, jos palaute saadaan saman päivän aikana.
Haastattelujen jälkeen shortlist tiivistyy yleensä 2–3 finalistiin. Tässä vaiheessa kannattaa palata alkuperäisiin kriteereihin: kuka onnistuu ensimmäisen vuoden aikana parhaiten siinä, mitä rooli vaatii. Tämä on eri kysymys kuin ”kuka tuntui mukavimmalta haastattelussa”, vaikka molemmat sävyt ovat tärkeitä.
Yleisimmät virheet shortlistin käsittelyssä
Olemme nähneet, mitkä virheet vesittävät hyvänkin shortlistin.
- Esitellyt ehdokkaat jätetään ”muhumaan” viikoksi ennen palautetta, jolloin he ehtivät siirtyä toiseen prosessiin.
- Kriteeri vaihtuu shortlistin aikana: alussa haetaan strategista vetäjää, ensimmäisen tapaamisen jälkeen operatiivista esihenkilöä.
- Lisäkriteerejä keksitään matkan varrella, mikä karsii sopivat ehdokkaat eikä auta vertailussa.
- Päätöksentekijät kuulevat saman ehdokkaan eri tavalla, eikä kumpikaan kerro toiselleen, mihin oma vaikutelma perustuu.
- Palkkahaarukasta vaietaan loppuun saakka, ja yllätys nousee tarjousneuvottelussa.
- Toista shortlistiä pyydetään ennen kuin ensimmäisen palaute on annettu kunnolla.
Korjaa nämä, ja shortlist tuottaa neljästä kuudesta nimestä yhden onnistuneen valinnan.
Mitä asiakas tekee shortlistin valmistumiseen mennessä?
Shortlist ei ole projektin alku, vaan keskivaihe. Kun ensimmäinen versio annetaan noin kolmen viikon kohdalla, asiakkaan pitäisi olla tehnyt seuraavat asiat:
- nimennyt päätöksentekijät ja ratkaisuäänen;
- vahvistanut palkkahaarukan;
- sopinut haastatteluihin ensimmäiset 1–2 viikkoa kalenterissa, jotta tapaamiset eivät siirry kuukauden päähän;
- valmistellut tehtäväkuvauksen lähetettäväksi finalisteille;
- päättänyt, miten luottamuksellisuus käsitellään referenssitarkistuksissa.
Tämä on aliarvostettu valmistautumisen aalto. Yritys, joka aloittaa nämä vasta shortlistin saapumisen jälkeen, viivyttää koko hakua kahdella tai kolmella viikolla turhaan.
Milloin shortlist ei riitä päätöksen pohjaksi?
Jos shortlistin neljästä ehdokkaasta yksikään ei vakuuta haastattelussa, ongelma on yleensä profiilissa, ei kumppanissa. Sano se ääneen ja palaa briiffiin. Joskus käynnistämme uuden kierroksen, joskus laajennamme kohdemarkkinaa, joskus muutamme palkkahaarukkaa. Suorahakua ei voi pelastaa kuvittelemalla, että viidennen kontaktoitavan kohdalla ehdokas yhtäkkiä on parempi kuin neljä ensimmäistä.
Miltä shortlistin ehdokasperustelu näyttää käytännössä?
Hyvä esittely on tiivis mutta vakuuttava. Esimerkki perustelusta: ”Ehdokas A on toiminut viimeiset neljä vuotta tuotannon kehityspäällikkönä alueen johtavassa elintarvikeyrityksessä. Hän on vetänyt kaksi linjamuutosta ja hänen alaistensa määrä on ollut 18. Motivaatio vaihtaa liittyy nykyisen työpaikan etäisyyteen ja haluun siirtyä lähemmäs koneenrakennusta. Palkkahaarukka on neuvoteltavissa 5 500–6 200 € välillä. Saatavuus alkaa heinäkuun puolivälistä. Avoin kysymys: hänen englannin kielitaitonsa on aktiivinen mutta ei kirjoitustasolla.”
Tällainen esittely sisältää neljä asiaa: relevantin kokemuksen, motivaation, ehdot ja avoimet kohdat. Pelkkä CV-rivien luettelo ei riitä, koska se ei kerro, miksi ehdokas on listalla. Esittelyn kirjoittaa StaffMill, mutta päätös on aina asiakkaan.
Kuinka pitkään shortlistin ehdokkaat ”säilyvät”?
Shortlistin ehdokkaat eivät odota loputtomiin. Kun hakukirje on lähtenyt ja ensikeskustelu käyty, ehdokkaalla on yleensä kahden tai kolmen viikon mielenkiintoikkuna. Sen jälkeen kalenteri täyttyy muista keskusteluista ja motivaatio jäähtyy. Jos asiakas viivyttää shortlistin käsittelyä neljä viikkoa, hyväkin lista voi muuttua puolikkaaksi.
Tämä on yksi suorahaun aliarvostetuista kustannuksista. Hyvin tehty shortlist on lyhytaikainen voimavara, ei pysyvä omaisuus. Asiakkaan päätösrytmi ratkaisee, kuinka moni listalla olevista ehdokkaista on vielä kahden viikon päästä keskustelukunnossa.
Seuraava askel
Kerro StaffMillille rooli, paikkakunta, aloitus, kesto, päätösaikataulu, pakolliset vaatimukset ja shortlistin valintaperusteet.
- Soita 029 007 4040 ja kerro tilanne lyhyesti.
- Lue suorahaun palvelukuvaus, jos haluat ymmärtää koko prosessin.
- Tutustu ehdokasesittelyyn, jos shortlistin sisältö kaipaa tarkennusta.
StaffMill tekee suorahausta päätettävän listan, ei vain joukon kiinnostavia nimiä.