Miten arvioida henkilöstövuokrauksen hintaa ja laatua

Tarjouspyyntöjen kanssa istuessa kiusaus on suuri: vertaa tuntihintoja ja valitse halvin. Se on nopein tapa tehdä päätös, mutta usein kallein tapa ostaa. Halvin tunti ei auta, jos tekijä ei sovi rooliin, aloitus viivästyy tai työnjohto käyttää viikoittain tunteja korjaamiseen. Lopullinen lasku tulee silloin oman tiimin ajasta eikä tarjouksesta. Jos olet juuri saanut kolme tarjousta, joissa tuntihinnat hajoavat välille 22–32 euroa, tämä opas auttaa lukemaan numerot oikein.

Henkilöstövuokrauksen hinta ja laatu kuuluvat samaan keskusteluun. StaffMill auttaa vertaamaan niitä yhdessä, jotta päätös perustuu työn arkeen eikä Excel-rivin pienimpään lukuun.

Mistä henkilöstövuokrauksen hinta muodostuu?

Henkilöstövuokrauksen hinta muodostuu roolista, työajasta, kestosta, työehtosopimuksen vaatimuksista, pakollisista pätevyyksistä ja palvelumallista. Yleinen tuntihinta ei kerro vielä mitään, koska kaksi eri toimittajaa voivat tarjota saman luvun täysin eri sisällöllä.

Asiakkaalle näkyvä tuntihinta sisältää tyypillisesti neljä erää:

1. Työntekijän palkka. Tämän pohja tulee toimialan työehtosopimuksesta, esimerkiksi Rakennusliiton, Teollisuusliiton, PAM:n tai MaRa:n TES:istä. Esimerkiksi vähittäiskaupan PAM-sopimuksen vähimmäispalkat ja iltalisät määräävät minimin sille, mitä myyjälle voi maksaa.
2. Lakisääteiset sivukulut. Työnantajan TyEL-osuus on vuonna 2025 keskimäärin 17,38 %. Sairausvakuutusmaksu on 1,87 %. Työttömyysvakuutus pienillä työnantajilla on 0,20 % (yli 2 455 000 euron palkkasummasta 0,80 %). Tapaturmavakuutus määräytyy toimialakohtaisesti. Lomakorvaus on 9–11,5 %. Lisäksi maksetaan ryhmähenkivakuutus (lähde: STM, vero.fi). Yhteensä sivukulut ovat tyypillisesti ** noin 20–30 %** palkkasummasta toimialasta riippuen.
3. Palvelumaksu. StaffMillin tai muun kumppanin kate, joka kattaa rekrytoinnin, työsopimuksen, palkanmaksun, työterveyden, vakuutukset, työsuhdeneuvonnan ja hallinnon.
4. Toimeksiannon erityispiirteet. Yövuoro-, sunnuntai- ja iltalisät TES:n mukaan, erikoisvaatetus, kortit, ajoluvat, työterveyden ennakkotarkastukset.

Kun ostaja näkee yhden tuntihinnan tarjouksessa, sen sisällä on siis useampi kustannuserä. Vuokratyön tuntihinta on aina korkeampi kuin palkkalipun tuntipalkka, koska siihen on jo laskettu työnantajan kokonaiskulu.

Hinta pitää sitoa työhön

Käy läpi konkreettisesti:

• mitä työtä tekijä tekee päivän aikana;
• mitä hänen pitää osata heti ensimmäisestä vuorosta;
• mitä voidaan perehdyttää ja kuka perehdyttää;
• milloin aloitus tarvitaan;
• kuinka pitkä tarve on;
• millä mittarilla työn onnistumista arvioidaan.

Kun nämä ovat selvillä, hinnasta voidaan puhua ilman että laatu katoaa keskustelusta. Hinta on silloin perusteltavissa, ei vain alhainen tai korkea. Jos tarvitset ensin kustannusrungon, katso henkilöstövuokrauksen hinta.

Mitä tuntihinta sisältää? Pyydä tarjoukset samalla rakenteella

Vuokratyön tuntihinta ei ole pelkkä työntekijän palkka. Se sisältää tyypillisesti palkanmaksun, sosiaaliturvamaksut, lomakorvaukset, työterveyden, vakuutukset, työehtosopimuksen mukaiset lisät, esivalintatyön sekä toimeksiannon hallinnoinnin. Kaksi tarjousta voivat näyttää erilaisilta. Syy: osa kustannuksista on sisällä eri kohdissa tai niitä ei ole alkuhintaan laskettu lainkaan.

Pyydä jokaiselta toimittajalta vastaus näihin:

• minkä työehtosopimuksen mukaan palkka maksetaan;
• mikä on iltavuoro-, lauantai-, sunnuntai- ja yölisien kerroin;
• kuuluvatko lyhytpoissaolojen palkanmaksut hintaan;
• onko aloitustyö (haastattelu, esivalinta, perehdytys henkilöstöalan yrityksen puolelta) tunnissa vai erikseen veloitettava;
• kattaako tuntihinta työterveyden, lakisääteiset suojaimet ja työvaatetuksen;
• miten ylityö ja tuntirajan ylittävä työ laskutetaan;
• mikä on hyvitys, jos tekijä peruu vuoron tai hänet vaihdetaan ensimmäisen viikon aikana.

Vertailtavissa oleva tunti syntyy vasta tällöin. Yli vuosikymmen alalla on opettanut, että halvinta tarjousta seuraa tyypillisesti yllätyslaskuja, kun jokin näistä eristä on jätetty alkuhinnan ulkopuolelle.

Laatu näkyy ensimmäisissä vuoroissa

Vuokratyön laatu näkyy nopeasti. Kysymyksiä on neljä: tuleeko tekijä paikalle ajoissa, ymmärtääkö hän työn, pysyykö vuoro kasassa ja saadaanko palaute käsiteltyä. Laatu ei tarkoita täydellistä osumaa joka tilanteessa. Se tarkoittaa, että tarve on rajattu, esivalinta perusteltu ja poikkeamiin reagoidaan.

Hyvä mittari laadulle on, kuinka monta korjausviestiä ensimmäisen viikon aikana tarvitaan. Jos vastaus on nolla tai yksi, prosessi toimii. Jos vastaus on viisi, tuntihinta on epäolennainen. Katso myös henkilöstövuokrauksen mittarit, jos haluat arvioida yhteistyötä muutenkin kuin tuntihinnalla.

Halpa hinta siirtää kustannuksen asiakkaalle

Jos palvelu näyttää edulliselta mutta jättää karsinnan, perehdytyksen korjaamisen tai jatkuvan vaihtuvuuden sinun harteillesi, todellinen kustannus nousee. Riski korostuu kiireessä, sesongissa ja tehtävissä, joissa väärä osuma pysäyttää työn.

Konkreettinen esimerkki kokonaiskustannuksesta. Oletetaan, että tarvitset varastotyöntekijän kuuden viikon sesonkiin, 38 viikkotuntia.

• Tarjous A: 25 €/h, kumppani vaihtaa tekijää keskimäärin kahden viikon välein.
• Tarjous B: 28 €/h, sama tekijä koko jakson.

Pelkän tuntihinnan eron mukaan tarjous A on 3 € × 38 h × 6 vk = 684 € halvempi koko jaksolta. Oletetaan kuitenkin, että tekijä vaihtuu kolme kertaa ja jokainen perehdytys vie esihenkilöltä neljä tuntia (esihenkilön työn kokonaiskustannus tyypillisesti 45–55 €/h). Perehdytyksen lisäkustannus on 3 × 4 h × 50 € = 600 €. Lisäksi uuden tekijän tuottavuus on ensimmäisinä päivinä tyypillisesti 60–70 % vakiintuneesta. Säästö on käytännössä syöty. Työnjohdon aika on käytetty perehdyttämiseen myynnin tai laadun valvonnan sijaan.

StaffMillin kaupallinen lupaus on käytännöllinen: rooli rajataan niin, että hinta, aloitus, osaaminen ja vastuut ovat samassa keskustelussa. Emme erottele niitä, koska ostajakaan ei voi.

Pelkkä hinta ei kerro tekijän palkkaa

Asiakkaalle näkyvä tuntihinta ja työntekijälle maksettava palkka ovat eri lukuja. Jos haluat ymmärtää, kuka oikeasti pärjää työllä, kysy kumppanilta, mitä työntekijä ansaitsee ennen lisiä. Jos vastaus on ympäripyöreä, palkka voi olla niin pieni, että vaihtuvuus on rakennettu sisään malliin.

Reilu palkkakäytäntö näkyy laadussa: tyytyväiset tekijät jäävät ja palaavat samaan tilaukseen. Tyytymättömät vaihtavat firmaa parin viikon välein, ja sinä saat aina uuden perehdytettävän. HPL:n auktorisoiduilla jäsenyrityksillä on velvollisuus noudattaa työehtosopimuksia. Tämä on yksi konkreettinen merkki vastuullisesta palkkakäytännöstä (HPL).

Miten ostaja voi vertailla laatua?

Pyydä jokaiselta kumppanilta selkeä vastaus siihen, miten tarve käsitellään ennen ehdokasesittelyä. Hyvä kumppani kysyy roolista, vuoroista, pakollisista vaatimuksista, perehdytyksestä ja jatkotarpeesta. Jos kumppani ei kysy mitään ja lupaa ”homman hoituu”, varo.

Laatua voi arvioida myös palautekäytännöstä. Jos ensimmäinen osuma ei toimi, kuinka nopeasti syy selvitetään ja mitä muutetaan seuraavaan esittelyyn? Vastausnopeus ja korjauksen tarkkuus erottavat kumppanit toisistaan enemmän kuin tuntihinta.

Hyvät kysymykset tarjouspyyntöön:

• Kuinka monta tekijää teillä on jo nyt tällä paikkakunnalla tämän alan töissä?
• Kuinka nopeasti vastaatte aloitusvuoron poikkeamaan?
• Millä kriteereillä esivalitsette ehdokkaita?
• Mikä on keskimääräinen aika tilauksesta ehdotukseen?
• Onko teillä auktorisoitu HPL-jäsenyys ja Tilaajavastuu-raportti voimassa?
• Miten käsittelette reklamaation, jos ensimmäinen tekijä ei sovi rooliin?

Vastaukset paljastavat enemmän kuin tarjouskirje. Jos ongelma näkyy vaihtuvuutena, jatka lukemalla vuokratyöntekijän vaihtuminen.

Haluatko vertailtavan tarjouksen StaffMillilta? Soita 029 007 4040 tai jätä yhteydenottopyyntö. Saat avatun rakenteen, jossa tuntihinta, palvelumaksu ja TES-pohja näkyvät erikseen.

Mistä laatu syntyy henkilöstöalan yrityksessä?

Laadun rakennusosat eivät ole maagisia. Ne ovat: aktiivinen osaajapooli paikkakunnalla, prosessi, joka kysyy oikeat asiat ennen esittelyä, valitsijan kokemus toimialalta sekä reagointiaika, kun aloitus tökkii. Jos kumppanilta puuttuu yksikin näistä, hinta voi olla halpa, mutta lopputulos satunnainen.

Laatuun vaikuttavat myös pohjatyöt, joita asiakas ei näe: työehtosopimuksen mukaan tehty palkanlaskenta, työterveyden järjestelyt, työtapaturmavakuutus, työsopimuksen huolelliset ehdot ja tilaajavastuulain (1233/2006) edellyttämät selvitykset. HPL:n auktorisoinnin saa vain henkilöstöalan yritys, joka on toiminut alalla vähintään vuoden. Yrityksen pitää lisäksi noudattaa lakeja, eettisiä sääntöjä ja HPL:n periaatteita.

Miltä hinta-laatu-vertailu näyttää käytännössä? Esimerkkejä toimialoilta

Rakennusala. Yli 50 työntekijän rakennusliike Pirkanmaalla pyysi tarjouksen kahdesta kirvesmiehestä kolmen viikon mittaiseen muotitustyöhön. Halvin tarjous oli 33 €/h, kallein 38 €/h. Halvempi toimittaja ehdotti tekijöitä, joilla työturvallisuuskortti oli vanhentumassa kuukauden sisällä. Työmaan veronumeromerkinnät olivat lisäksi hoitamatta. Kalliimpi tarjous sisälsi voimassa olevat kortit, työvaatteet ja kohdekohtaisen perehdytyksen valmiina. Kokonaiskustannuksena kalliimpi tarjous oli halvempi, kun korttien uusimisen kustannus ja viive eivät rasittaneet aloitusta.

Teollisuus. Itä-Suomalainen konepaja vertaili kahta toimittajaa hitsaajan vuokraukseen. Tuntihinnan ero oli kaksi euroa. Kalliimpi toimittaja ilmoitti hitsaajan luokituksen tarjouksessa, halvempi vasta ensimmäisen päivän jälkeen. Konepajan laatupäällikkö joutui hylkäämään ensimmäisen päivän hitsaussaumat, koska luokitus ei vastannut tilausta.

HoReCa. Helsinkiläinen ravintolaketju otti kaksi tarjoilijaa lauantain kiireeseen. Tuntihinta oli 26 €/h, mutta sopimuksessa ei ollut sunnuntailisää erikseen mainittu. Lasku yllätti: sunnuntai-ilta oli laskettu 100 % korotuksella ilman ennakkoilmoitusta. MaRa-alan TES sallii korotuksen, mutta hyvä toimittaja ilmoittaa lisät tarjouksessa, ei laskussa.

Logistiikka. Pirkanmaalainen logistiikkakeskus testasi kahden kumppanin laatua kuukauden ajan: yksi tekijä per kumppani, sama vuoro. Halvempi vaihtui kahdesti, kalliimpi pysyi. Logistiikkakeskuksen päällikkö siirsi loput kausityöt kalliimmalle, vaikka pintapuolinen tuntihinta oli kahdeksan prosenttia korkeampi.

Milloin halvin tunti on perusteltu valinta?

On tilanteita, joissa hinta saa painaa eniten. Yksittäinen tapahtumavuoro, jossa työ on yksinkertaista ja perehdytys minuutteja, ei vaadi kalleinta laatua. Sama pätee massapakkaukseen, jossa rooli on selkeä ja vaihtuvuus ei haittaa. Lyhyet inventointivuorot tai kertaluonteiset siivoustehtävät ovat samaa kategoriaa.

Älä osta enemmän palvelua kuin tarvitset. Mutta muista, että näitä tilanteita on vähemmän kuin halvimman tarjouksen valitseva ostaja kuvittelee.

Milloin hinta-laatu-keskustelu EI ole oleellinen?

Jos tarve on yksittäinen vuoro, jossa työ tehdään loppuun ennen kuin perehdytyksen ero ehtii vaikuttaa, tuntihintaa voi vertailla suoraan. Sama pätee kertaluonteiseen ulkoiluvuoron pakkasapuun tai messuosaston purkuvuoroon, jossa työ on selvä eikä virheillä ole pitkää häntää.

Älä myöskään ylianalysoi laatua, jos tarve on alle viiden työpäivän pituinen ja tehtävä on yksinkertainen. Tällöin riittää, että toimittajalla on tilaajavastuu kunnossa ja TES-mukainen palkka, eikä syvää laatuauditointia tarvitse tehdä.

Yleisimmät virheet hinta-laatu-vertailussa

1. Verrataan vain tuntihintaa. Palvelumaksu, lisät ja vaihtuvuus jäävät huomiotta.
2. Ei pyydetä TES-perustetta. Sama tehtävänimike voi mennä eri TES:n alle (esim. teollisuus vs. logistiikka), mikä siirtää palkkapohjaa.
3. Unohdetaan reklamaatioehdot. Jos ensimmäinen tekijä ei sovi rooliin, hyvä toimittaja vaihtaa tekijän veloituksetta. Tämä ehto pitää lukea sopimuksesta, ei olettaa.
4. Lasketaan ilman perehdytysaikaa. Esihenkilön ja tiimin aika on osa ostokustannusta, ei piilossa.
5. Valitaan ilman referenssiä. Pyydä yksi paikallinen referenssi vastaavalta toimialalta. Tämän pyytäminen ei ole tunkeilevaa, vaan normaalia hankintatyötä.

Seuraava askel

Kerro StaffMillille rooli, paikkakunta, vuorot, aloitus, kesto ja pakolliset vaatimukset. Vertaamme henkilöstövuokrauksen hintaa ja laatua niin, että päätös perustuu työn arkeen eikä pelkkään tuntiin. Voit jättää toimeksiannon verkkolomakkeella tai soittaa numeroon 029 007 4040.

Jos haluat ensin koota tarjouspyynnön rungon, käytä henkilöstövuokrauksen tarjouspyyntöä tai laajempaa toimeksiantobriefiä pohjana.