Kun vuokratyöntekijä jää tulematta tai pyytää lopettamisen kesken sopimuksen, ensimmäinen tunne on usein turhautuminen. Toinen tunne on huoli: ehditäänkö korvata, ja toistuuko sama uudessakin tekijässä. Vuokratyöntekijän vaihtuminen voi olla asiakkaalle kallis katko, mutta se voi myös paljastaa korjattavan kohdan toimeksiannossa.
StaffMill auttaa selvittämään, johtuiko vaihtuminen roolista, perehdytyksestä, vuoroista, motivaatiosta, osaamisesta vai työn todellisesta arjesta. Seuraava askel on kertoa, mitä tapahtui, missä vuorossa, millä työpisteellä ja mitä seuraavalta tekijältä pitää vaatia.
Mistä syyt johtuvat tyypillisesti?
Vaihtumisen syyt jakautuvat karkeasti viiteen ryhmään, ja korjaus riippuu siitä, mihin ryhmään tilanne kuuluu:
- Toimeksiannon kuvaus oli puutteellinen. Työntekijälle on luvattu yksi työ, ja paikan päällä kohdataan toinen. Korjaus tehdään briefin täsmentämisellä.
- Perehdytys jäi vajaaksi. Ensimmäinen vuoro kului seisoskellen, kun perehdyttäjä ei ehtinyt paikalle. Korjaus tehdään perehdytysvastuun selkeyttämisellä.
- Työn fyysinen tai psyykkinen vaativuus ei vastannut odotusta. Esimerkiksi raskas nostotyö tai jatkuva kiire ei ollut näkyvissä toimeksiannossa. Korjaus tehdään realistisemmalla kuvauksella ja tarvittaessa vaatimusten muutoksella.
- Henkilön motivaatio tai elämäntilanne muuttui. Tämä on yksilöllinen syy, johon ei aina ole estettä. Korjaus on yleensä uusi haku, mutta sama briefi voi toimia.
- Osaaminen ei riittänyt rooliin. Esivalinnassa on tehty arviointivirhe. Korjaus tehdään tiukemmalla kriteerien tarkistuksella seuraavassa esittelyssä.
Jokaisessa tapauksessa korjaus on erilainen. Siksi syyn nimeäminen on tärkeämpää kuin nopean korvaajan löytäminen.
Miten syy tunnistetaan ennen seuraavaa hakua?
Vaihtumista ei kannata käsitellä vain henkilön epäonnistumisena. Jos rooli oli kuvattu liian epätarkasti, vuorot eivät vastanneet odotusta tai perehdytys jäi vajaaksi, uusi tekijä kohtaa saman ongelman. Sama virhe toistuu, jos sitä ei nimetä.
Käykää StaffMillin kanssa läpi:
- mitä työn piti sisältää;
- mitä työ oikeasti sisälsi;
- millainen perehdytys annettiin;
- mikä kohta ei toiminut;
- onko vaatimuslistaa muutettava;
- tarvitaanko uusi tekijä heti vai korjataanko briefi ensin.
Nopea korvaava haku onnistuu paremmin, kun syy rajataan ennen uutta esittelyä. Toinen ja kolmas tekijä voi lopettaa samaan kohtaan, koska briefi ei mainitse esimerkiksi raskasta nostotyötä, joka tapahtuu joka aamu. Korjaus on tällöin kahden lauseen lisäys toimeksiantoon.
Milloin vaihtuminen on laatumittari?
Yksittäinen vaihtuminen ei kerro koko yhteistyön laadusta. Toistuva vaihtuvuus kertoo, että jokin malli ei toimi. Silloin pitää katsoa sekä StaffMillin esivalintaa että asiakkaan työn arkea. Syyttävää sormea ei pidä jättää vain toiselle osapuolelle.
Käyttökelpoisia mittareita ovat:
- ensimmäisten vuorojen onnistuminen;
- perehdytyksen toteutuminen;
- poissaolot ja keskeytykset;
- asiakkaan palaute;
- työntekijän palaute;
- jatkon tai vakinaistamisen mahdollisuus.
Karkea suuntaviiva: jos kolmesta peräkkäisestä tekijästä kaksi lopettaa ennen kahta viikkoa, kyse ei enää ole sattumasta. Silloin pitää avata briefi, perehdytys ja työn arjen kuvaus auki, ennen kuin neljäs tekijä esitellään.
Katso myös henkilöstövuokrauksen mittarit. Jos vaihtuminen liittyy motivaation ja työn arjen ristiriitaan, tarkista myös hakijan motivaatio vuokratyössä.
Esimerkki rakennusalalta: kun briefi unohti raskaan kohdan
Pirkanmaalainen rakennusliike vuokrasi kolme apumiestä peräkkäin samaan kohteeseen. Jokainen lopetti ensimmäisen viikon kuluessa. Kun StaffMill kävi briefin läpi yhdessä työnjohtajan kanssa, paljastui kohteen päivittäinen 50 kg:n betonisäkkien siirto neljänteen kerrokseen ilman hissiä. Tätä ei ollut briefissä. Kun raskas siirto kirjattiin toimeksiantoon, neljäs tekijä otettiin esittelyssä esiin nimenomaan tämän vaatimuksen kautta. Hän jäi paikalleen.
Tämä on tyypillinen esimerkki siitä, miten yksi rivi briefissä voi olla ero kolmen lopetuksen ja yhden onnistuneen aloituksen välillä. Sama on toistunut rakennusalalla, varastossa ja teollisuudessa kymmeniä kertoja.
Myyntilupaus pitää täsmentää, ei piilottaa
Asiakas saa odottaa StaffMilliltä aktiivista reagointia, kun aloitus ei toimi. Lupaus ei tarkoita, että jokainen vaihtuminen estetään. Sellaista lupausta ei ole rehellisesti annettavissa. Lupaus tarkoittaa, että tilanne käsitellään nopeasti, syy täsmennetään ja seuraava toimi sovitaan saman päivän tai seuraavan aamun aikana.
Jos tehtävä on muuttunut, haku muuttuu. Jos perehdytys petti, se korjataan. Jos hakijan motivaatio ei kantanut, sitä tarkistetaan seuraavassa esittelyssä tarkemmin. Jokainen näistä on konkreettinen toimi, ei ympäripyöreä lupaus paremmasta laadusta.
Mitä asiakas voi tehdä heti?
Anna palaute mahdollisimman konkreettisesti. ”Ei sopinut” ei riitä jatkohaussa. Parempi palaute kertoo, puuttuiko osaamista, työtahti, tarkkuus, vuorojoustoa, asiakaspalvelua vai perehdytyksen ymmärrystä. Mainitse esimerkki: ”ei pysynyt mukana keskimääräisessä 80 keräilyrivin tahdissa per tunti” tai ”ei rohjennut kysyä asiakkaalta lisätietoja”.
Mitä tarkempi palaute on, sitä paremmin StaffMill rajaa seuraavan ehdokkaan. Anna palaute mieluiten ennen seuraavaa esittelyä, ei vasta sen jälkeen.
Miten välttää saman virheen toistuminen?
Kun vaihtuminen on tapahtunut, yksinkertainen tarkistuslista auttaa pitämään seuraavan haun parempana:
- Mikä briefin kohta puuttui tai oli epätarkka? Lisää se.
- Kuka oli perehdyttäjä? Onko sama henkilö käytettävissä seuraavalla kerralla, vai tarvitaanko varahenkilö?
- Olivatko vuoroaikaikkunat realistisia liikenneyhteyksien kannalta?
- Onko palkka markkinatasolla suhteessa työn vaativuuteen?
- Onko TES:n mukaiset lisät kirjattu oikein, jotta työntekijän palkka ei jää vajaaksi sen takia, että vuoroja kirjataan väärin?
Näitä viittä kysymystä käymällä saa kiinni valtaosan toistuvista vaihtumisista. Jos vastaus jokaiseen on ”kyllä, on kunnossa” ja vaihtuminen silti tapahtuu, kyse on yleensä yksittäisestä elämäntilanteesta, jonka korjaaminen ei ole kummankaan osapuolen vastuulla.
Milloin korvaaminen ei ole oikea ratkaisu?
Joskus vaihtuminen on signaali siitä, että rooli on alimitoitettu, palkkataso ei vastaa työn vaatimusta tai työpisteen ilmapiiri kuluttaa tekijää nopeasti. Silloin uusi tekijä on vain väliaikainen laastari. Rehellinen keskustelu siitä, onko tehtävä houkutteleva ammattilaiselle, voi olla hyödyllisempi kuin kolmannen vaihdon järjestäminen.
Jos vaihtuminen alkaa näkyä hinnassa tai työnjohdon ajassa, lue rinnalle henkilöstövuokrauksen hinta ja laatu.
Esimerkki HoReCa-alalta: kun vuoroaika ei sovi
Helsinkiläinen kahvilaketju oli tilannut iltavuorojen sijaisuuksiin kaksi vuokrattua barista-tasoista tekijää. Molemmat lopettivat ensimmäisen viikon jälkeen. StaffMillin selvitystyössä paljastui, että vuoro alkoi klo 17 ja päättyi klo 24. Tämän jälkeen julkinen liikenne ei enää toiminut Helsingin laitamille, joista tekijät olivat. Heille luvattu ”iltavuoro” oli ymmärretty työnhaun aikana klo 17–22-vuoroksi, kuten aiemmin samassa työpaikassa.
Korjaus tehtiin briefiin: vuoron kellonaikaikkuna kirjattiin tarkasti. Seuraavaan esittelyyn etsittiin tekijää, jonka asuinpaikan tai liikkumismahdollisuuden tiedettiin sopivan myös myöhäisiltaan. Tämän jälkeen vaihtumiset loppuivat. Sama virhe oli alkanut näkyä myös toisessa kahviketjun pisteessä, ja korjaus toistui sielläkin.
Tämä esimerkki kertoo enemmän kuin yksittäisestä tapauksesta. Vaihtumisen syy on usein yksityiskohdassa, jota briefi ei mainitse. Se ei aukea kenenkään syyttämisellä.
Mitä lainsäädäntö sanoo vaihtumisesta?
Vuokratyösopimus voidaan päättää työsopimuslain mukaisilla perusteilla. Käytännössä yleisimmät tilanteet ovat työntekijän oma irtisanoutuminen, koeajan purku tai tuotannollinen ja taloudellinen syy. Käyttäjäyrityksellä ei ole oikeutta irtisanoa vuokratyöntekijää, koska työnantaja on vuokratyöfirma. Käyttäjäyritys voi kuitenkin pyytää tekijän vaihtoa työpaikalla, jos esimerkiksi työ ei suju.
StaffMill ei voi korvata työntekijää automaattisesti perehdytyksen jälkeen pelkän mielipiteen perusteella. Vaihtoa varten tarvitaan konkreettinen syy. Tämä suojaa sekä työntekijää syrjimättömältä kohtelulta että käyttäjäyritystä siltä, että vaihto tehdään perustellusti ja perustuu työn arviointiin, ei satunnaiseen tunnelmaan.
Seuraava askel
Kerro StaffMillille rooli, paikkakunta, vuorot, aloitus, kesto, pakolliset vaatimukset ja vaihtumisen syy mahdollisimman tarkasti. Soita 029 007 4040, niin korjaamme toimeksiannon tai käynnistämme uuden haun täsmennetysti, emme vain nopeasti. Lue myös henkilöstövuokrauksen vastuunjako, jotta seuraava aloitus on rakennettu kestämään ensimmäisen viikon yli.